Il modo tradizionale di fornire servizi telefonici sta gradualmente scomparendo mentre le persone e le aziende si spostano verso soluzioni basate su IP. Ad esempio, la britannica BT ha già annunciato che intende chiudere i suoi vecchi sistemi PSTN entro il 2025 e passare a una rete interamente IP.
Per gli utenti aziendali, la telefonia IP offre molte attrazioni, tra cui risparmi sui costi e maggiore efficienza attraverso la capacità di fornire servizi telefonici, mobili e di videoconferenza su un'unica piattaforma integrata. Se sei pronto per passare a un provider IP, quali sono i punti chiave che devi considerare?
Provider VoIP aziendali
Innanzitutto, considera i servizi specifici offerti da qualsiasi sistema che stai esaminando. A seconda delle tue esigenze e del fornitore che stai valutando, ciò può includere:
- Reindirizzare le chiamate senza risposta su un altro telefono dopo due o tre squilli
- Fornitura di menu vocali
- Inserimento delle chiamate in coda prima che ricevano risposta
- Deviazione delle chiamate alla segreteria telefonica o a un dispositivo mobile
I sistemi VoIP in genere offrono questa funzionalità dal cloud, eliminando la necessità di costose apparecchiature locali.
Inoltre, i servizi vocali digitalizzati possono essere integrati con altre applicazioni. Ad esempio, molte aziende vorranno cercare opportunità per canalizzare le chiamate attraverso la gestione delle relazioni con i clienti (CRM) o programmi software di help desk. Assicurati che i fornitori di terminazione VoIP candidati possano fornire interfacce per le applicazioni che già possiedi (o che potresti voler acquistare in futuro).
Comunicazione mobile
Il mondo degli affari moderno è sempre più flessibile e molti dipendenti trascorrono il tempo lontano dall’ufficio. Un vantaggio del passaggio a un provider VoIP è che dovrebbe essere in grado di integrare tutte le comunicazioni attraverso un'unica piattaforma, anche per gli utenti di telefoni cellulari.
Poiché i servizi VoIP in genere offrono questa capacità di inoltrare le chiamate ai dispositivi mobili, il personale di vendita e i tecnici possono essere “in ufficio”, anche quando sono sul campo. Molte soluzioni forniscono anche un'app mobile che consente agli utenti di effettuare chiamate direttamente dalla piattaforma VoIP.
Assegnazione del numero tramite VoIP
Un altro vantaggio derivante dall'utilizzo di un sistema telefonico VoIP è che i singoli numeri non devono essere fissati su telefoni diversi. La maggior parte dei fornitori offre la possibilità di cambiare il telefono a cui porta il numero e persino di nominare i dispositivi mobili, secondo necessità.
Naturalmente, la maggior parte dei servizi VoIP semplifica l'instradamento di una chiamata a un computer. Tuttavia, la possibilità di parlare tramite un normale ricevitore telefonico rende l'esperienza VoIP meno estranea e più simile a un servizio telefonico tradizionale.
Una caratteristica interessante a cui prestare attenzione è la possibilità di pianificare le allocazioni, sebbene non tutti i provider VoIP offrano questa opzione. Ad esempio, gli utenti aziendali che ricevono chiamate instradate sui propri telefoni privati dovrebbero essere in grado di sospendere l'instradamento di tali chiamate al di fuori dell'orario lavorativo.
Un'altra richiesta di riallocazione dei numeri sorge quando un dipendente lascia l'azienda. Poiché la maggior parte delle aziende non vuole che i dipendenti se ne vadano con i numeri VoIP assegnati ai loro dispositivi mobili, avere la possibilità di revocare un'assegnazione e riassegnarla al sostituto del lavoratore in partenza è fondamentale.
Una caratteristica di allocazione interessante che potrebbe essere appropriata per alcune aziende è la possibilità di pianificare l'inoltro delle chiamate aziendali a diversi telefoni in tutto il mondo, 24 ore su 7. Ciò è particolarmente utile per le aziende che mantengono help desk XNUMX ore su XNUMX, XNUMX giorni su XNUMX; mentre un tecnico termina il lavoro in un fuso orario, un altro tecnico può iniziare a lavorare dall'altra parte del pianeta.
Sicurezza e conformità
La sicurezza della connessione è un requisito importante quando si tratta di utilizzare servizi basati su cloud. I fornitori di terminazioni VoIP affidabili sanno che la loro base di clienti è preoccupata per la perdita di dati e garantisce la sicurezza sia durante la trasmissione che a riposo sui server del servizio nel cloud.
La sicurezza dei dati non è solo una questione di paranoia: gli standard di protezione dei dati sono diventati requisiti contrattuali per molte aziende: la non conformità spesso significa che non si ottengono contratti. La legislazione governativa può anche richiedere che le registrazioni delle chiamate vocali vengano conservate per un certo numero di anni. Ad esempio, la normativa MiFID II dell'UE impone alle società di servizi finanziari di registrare le chiamate e conservare i dati per diversi anni.
Di conseguenza, per molte aziende la sicurezza dell’archiviazione per la protezione dei dati è oggi altrettanto importante quanto la riservatezza della trasmissione. Il ripristino di emergenza è un'altra considerazione, motivo per cui molte aziende cercano fornitori di terminazione VoIP che offrano servizi di backup di archiviazione sicuri o che si interfacciano con fornitori di archiviazione di terze parti compatibili.
Compatibilità dei numeri di emergenza
Un provider VoIP affidabile dovrebbe consentire agli utenti dei loro numeri di connettersi ai servizi di emergenza pertinenti. Ma non si tratta solo di gestire le chiamate di emergenza. I servizi di emergenza devono anche essere in grado di vedere il numero del chiamante e inserirlo nel software di supporto telefonico dell'operatore di emergenza.
Questa è la procedura standard sui numeri PSTN, seguendo i requisiti delineati nello standard E-911 pubblicato dalla Federal Communications Commission (FCC) degli Stati Uniti.
Piani di prezzi
La riduzione dei costi è spesso un grande incentivo per le aziende che stanno valutando la possibilità di passare al VoIP. E poiché i prezzi dei servizi di telefonia IP vengono generalmente calcolati in base all'utente, il numero di persone che utilizzano il sistema tende a rappresentare un fattore chiave nel processo decisionale.
I fornitori di terminazioni VoIP spesso confezionano i loro servizi in "edizioni", che creano diversi pacchetti di servizi che probabilmente attireranno diversi tipi di acquirenti. Per questo motivo, esaminare le offerte piano per piano è spesso più importante che considerare semplicemente i fornitori rivali. Queste edizioni equivalgono a pacchetti di servizi e spesso includono diversi servizi "extra", come l'inoltro di chiamata, la registrazione, l'archiviazione e così via.
Altre variabili di prezzo si basano sui volumi mensili delle chiamate. I fornitori di terminazione VoIP spesso adattano i piani ai diversi tipi di utenti, in base ai volumi di chiamate. Come in qualsiasi settore, alcuni fornitori di terminazioni VoIP adottano tattiche di prezzo fuorvianti. Analizza le scritte in piccolo per tenere conto del costo completo di ciascun servizio, non solo del prezzo principale mostrato nella home page del servizio.
Assistenza e Supporto
L'affidabilità del servizio è fondamentale in un servizio così essenziale come il servizio telefonico di un'azienda, dove anche una breve interruzione può avere un grave impatto sulle vendite, sulla credibilità e sulla redditività. Inoltre, vincolare il sistema telefonico dell'azienda a un provider di terminazione VoIP finanziariamente instabile crea un grosso rischio, nel caso in cui il provider dovesse cessare l'attività.
Fortunatamente, esistono fornitori di terminazione VoIP affermati. E, come per la maggior parte dei servizi aziendali, la fornitura VoIP è vincolata da contratti. Al centro del contratto si trova un accordo sul livello di servizio (SLA), che dovrebbe includere garanzie di servizio, limiti di tempo per la risoluzione dei problemi e livelli di supporto.
Valutazione dei fornitori di terminazione VoIP
La reputazione e l'affidabilità di un servizio VoIP sono importanti tanto quanto la competitività del prezzo del fornitore.
La telefonia via Internet rende disponibili molti più servizi extra rispetto a quelli offerti dalle compagnie telefoniche tradizionali; tuttavia, non tutte le società VoIP offrono una gamma completa di servizi. Tra quelli che offrono queste funzionalità aggiuntive, alcuni prevedono costi aggiuntivi, mentre altri includono questi componenti aggiuntivi senza costi aggiuntivi. Assicurati di esaminare attentamente la struttura dei prezzi del sistema VoIP scelto per capire cosa è incluso prima di firmare un contratto.
Costruisci il tuo modello di valutazione che assegna punti in base al prezzo e all'affidabilità. Se la tua azienda non potrebbe operare senza il suo sistema telefonico, non rischiare di perdere preziose opportunità di business per risparmiare qualche dollaro al mese sul tuo sistema telefonico.
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