De traditionele manier om telefoondiensten aan te bieden verdwijnt geleidelijk naarmate mensen en bedrijven overstappen op IP-gebaseerde oplossingen. Het Britse BT heeft bijvoorbeeld al aangekondigd dat het van plan is zijn oude PSTN-systemen tegen 2025 te sluiten en over te stappen op een volledig IP-netwerk.
Voor zakelijke gebruikers biedt IP-telefonie vele voordelen, waaronder kostenbesparingen en verbeterde efficiëntie door de mogelijkheid om telefoon-, mobiele en videoconferentiediensten aan te bieden op één enkel geïntegreerd platform. Als u klaar bent om de overstap naar een IP-provider te maken, wat zijn dan de belangrijkste punten waarmee u rekening moet houden?
Zakelijke VoIP-providers
Overweeg eerst de specifieke services die elk systeem dat u onderzoekt, biedt. Afhankelijk van uw behoeften en de provider die u evalueert, kan dit het volgende omvatten:
- Onbeantwoorde oproepen omleiden naar een andere telefoon na twee of drie belsignalen
- Het aanbieden van spraakmenu's
- Oproepen in de wachtrij plaatsen voordat ze worden beantwoord
- Oproepen doorschakelen naar voicemail of een mobiel apparaat
VoIP-systemen bieden deze functionaliteit doorgaans vanuit de cloud, waardoor dure apparatuur op locatie overbodig wordt.
Bovendien kunnen gedigitaliseerde spraakdiensten worden geïntegreerd met andere toepassingen. Veel bedrijven zullen bijvoorbeeld op zoek willen gaan naar mogelijkheden om oproepen te kanaliseren via CRM (Customer Relationship Management) of helpdesksoftwareprogramma's. Zorg ervoor dat uw kandidaat-VoIP-afgifteproviders interfaces kunnen leveren voor de applicaties die u al heeft (of die u mogelijk in de toekomst wilt kopen).
Mobiele communicatie
De moderne zakenwereld wordt steeds flexibeler, waarbij veel medewerkers tijd buiten kantoor doorbrengen. Een voordeel van het overstappen naar een VoIP-provider is dat deze alle communicatie via één platform moet kunnen integreren, zelfs voor gebruikers met mobiele telefoons.
Omdat VoIP-diensten doorgaans de mogelijkheid bieden om oproepen door te sturen naar mobiele apparaten, kunnen verkoopmedewerkers en technici ‘op kantoor’ zijn, zelfs als ze onderweg zijn. Veel oplossingen bieden zelfs een mobiele app waarmee gebruikers rechtstreeks vanaf het VoIP-platform kunnen bellen.
Nummertoewijzing via VoIP
Een ander voordeel van het gebruik van een VoIP-telefoonsysteem is dat individuele nummers niet op verschillende handsets hoeven te worden vastgelegd. De meeste providers bieden de mogelijkheid om de telefoon waarnaar het nummer verwijst te wisselen en, indien nodig, zelfs mobiele apparaten te nomineren.
Uiteraard maken de meeste VoIP-diensten het gemakkelijk om een gesprek naar een computer te laten routeren. Door via een gewone telefoonhoorn te kunnen spreken, voelt de VoIP-ervaring echter minder vreemd aan en lijkt het meer op een traditionele telefoondienst.
Een leuke functie om op te letten is de mogelijkheid om toewijzingen te plannen, hoewel niet alle VoIP-providers deze optie bieden. Zakelijke gebruikers die oproepen naar hun privételefoons laten doorsturen, moeten bijvoorbeeld de routering van deze oproepen buiten kantooruren kunnen opschorten.
Een andere vraag naar nummerherschikking ontstaat wanneer een medewerker vertrekt. Omdat de meeste bedrijven niet willen dat werknemers weglopen met de VoIP-nummers die aan hun mobiele apparaten zijn toegewezen, is het van cruciaal belang dat ze een toewijzing kunnen intrekken en opnieuw kunnen toewijzen aan de vervanger van de vertrekkende werknemer.
Een leuke toewijzingsfunctie die voor sommige bedrijven geschikt kan zijn, is de mogelijkheid om het doorsturen van zakelijke oproepen naar verschillende telefoons over de hele wereld, 24 uur per dag, te plannen. Dit is vooral handig voor bedrijven die 7/XNUMX helpdesks hebben; Terwijl een technicus in de ene tijdzone afklokt van zijn werk, kan een andere technicus aan de andere kant van de planeet aan het werk gaan.
Beveiliging en naleving
Verbindingsbeveiliging is een belangrijke vereiste als het gaat om het gebruik van cloudgebaseerde diensten. Gerenommeerde aanbieders van VoIP-afgifte weten dat hun klantenbestand zich zorgen maakt over gegevensverlies en het garanderen van de veiligheid, zowel tijdens de verzending als in rust op de servers van de dienst in de cloud.
Gegevensbeveiliging is niet alleen een kwestie van paranoia; normen voor gegevensbescherming zijn voor veel bedrijven contractuele vereisten geworden. Niet-naleving betekent vaak dat u geen contracten binnenhaalt. Overheidswetgeving kan ook vereisen dat opnames van spraakgesprekken een aantal jaren worden bewaard. Financiële dienstverleners zijn bijvoorbeeld op grond van de MiFID II-verordening van de EU verplicht om gesprekken op te nemen en de gegevens meerdere jaren te bewaren.
Als gevolg hiervan is opslagbeveiliging voor gegevensbescherming nu voor veel bedrijven net zo belangrijk als transmissieprivacy. Noodherstel is een andere overweging. Daarom zoeken veel bedrijven naar VoIP-terminatieproviders die veilige opslagback-updiensten aanbieden of die een interface bieden met compatibele externe opslagproviders.
Compatibiliteit van noodnummers
Een gerenommeerde VoIP-aanbieder moet gebruikers van hun nummers in staat stellen verbinding te maken met de betreffende hulpdiensten. Maar dit is niet alleen een kwestie van het doorverbinden van noodoproepen. Hulpdiensten moeten ook het nummer van de beller kunnen zien en dit in de telefonische ondersteuningssoftware van de hulpdiensten kunnen laten invoeren.
Dit is de standaardprocedure voor PSTN-nummers, volgens de vereisten die zijn vastgelegd in de E-911-standaard die is gepubliceerd door de Amerikaanse Federal Communications Commission (FCC).
Betaalbare prijzen
Kostenbesparingen zijn vaak een grote stimulans voor bedrijven die overwegen om over te stappen op VoIP. En omdat IP-telefoniediensten doorgaans per gebruiker worden geprijsd, is het aantal mensen dat het systeem gebruikt vaak een sleutelfactor in het besluitvormingsproces.
Aanbieders van VoIP-afgifte verpakken hun diensten vaak in 'edities', die verschillende servicebundels creëren die waarschijnlijk verschillende soorten kopers zullen aanspreken. Om deze reden is het vaak belangrijker om aanbiedingen per plan te onderzoeken dan simpelweg concurrerende aanbieders te overwegen. Deze edities staan gelijk aan servicebundels en bevatten vaak verschillende ‘extra’ services, zoals het doorschakelen van gesprekken, opnemen, opslaan, enzovoort.
Andere prijsvariabelen zijn gebaseerd op maandelijkse belvolumes. VoIP-afgifteproviders stemmen hun plannen vaak af op verschillende gebruikerstypen, afhankelijk van de gespreksvolumes. Zoals in elke branche hanteren sommige aanbieders van VoIP-terminatie misleidende prijsstellingstactieken. Bekijk de kleine lettertjes om de volledige kosten van elke service te berekenen, en niet alleen de prijs die op de startpagina van de service wordt weergegeven.
Service en Ondersteuning
Betrouwbaarheid van de dienstverlening is van cruciaal belang bij een essentiële dienst als de telefoondienst van een bedrijf, waarbij zelfs een korte storing de verkoop, geloofwaardigheid en winstgevendheid ernstig kan beïnvloeden. Bovendien brengt het koppelen van het telefoonsysteem van het bedrijf aan een financieel onstabiele VoIP-aanbieder een groot risico met zich mee, mocht die aanbieder failliet gaan.
Gelukkig zijn er gevestigde aanbieders van VoIP-afgifte. En net als bij de meeste zakelijke diensten is het VoIP-aanbod contractueel gebonden. De kern van het contract wordt gevormd door een Service Level Agreement (SLA), waarin servicegaranties, tijdslimieten voor probleemoplossing en ondersteuningsniveaus zijn opgenomen.
Beoordeling van VoIP-beëindigingsproviders
De reputatie en betrouwbaarheid van een VoIP-dienst zijn net zo belangrijk als de concurrentiekracht van de prijs van de aanbieder.
Internettelefonie maakt veel meer extra diensten beschikbaar dan traditionele telefoonbedrijven kunnen bieden; niet alle VoIP-bedrijven bieden echter een volledig pakket aan diensten aan. Onder degenen die deze extra functies wel bieden, zullen sommigen extra kosten in rekening brengen, terwijl anderen deze add-ons zonder extra kosten toevoegen. Zorg ervoor dat u de prijsstructuur van het door u gekozen VoIP-systeem grondig onderzoekt om te begrijpen wat er in zit voordat u een contract tekent.
Bouw uw eigen beoordelingsmodel dat punten toekent aan prijs en betrouwbaarheid. Als uw onderneming niet zou kunnen functioneren zonder haar telefoonsysteem, loop dan niet het risico waardevolle zakelijke kansen te verliezen door een paar dollar per maand te besparen op uw telefoonsysteem.
Hulp nodig bij het selecteren van de juiste VoIP-afgifteproviders voor uw bedrijf? Laat de experts van IDT Express u helpen bij deze cruciale beslissing. Neem vandaag nog contact op voor meer informatie.
