Als er een systeem was dat beloofde zowel uw telecommunicatiekosten te verlagen als de productiviteit te verhogen, zou het zakelijk gezien zeker verstandig zijn om over te stappen en het eens te proberen. Dit is precies wat Voice over Internet Protocol (VoIP)-technologie kan bieden.
Bij gebruik van een VoIP-dienst worden gesprekken via internet gevoerd, op dezelfde manier als via e-mail. Naast aanzienlijke kostenbesparingen kan VoIP ook extra functies bieden die conventionele technologie niet biedt. VoIP groeit snel in populariteit en toch blijven sommige kleine en middelgrote bedrijven terughoudend, bezorgd dat de audiokwaliteit van spraakoproepen via VoIP niet optimaal is; dat het kostbaar kan zijn om over te stappen; of dat de beschikbaarheid van hun telefoondienst in gevaar kan komen als hun internetverbinding wordt onderbroken. In werkelijkheid wegen de potentiële voordelen van het gebruik van VoIP ruimschoots op tegen de mogelijke problemen.
Hier bekijken we de factoren waarmee u rekening moet houden bij de beoordeling of VoIP geschikt is voor uw bedrijf, en de voorzorgsmaatregelen die u kunt treffen om ervoor te zorgen dat het systeem goed voor u werkt.
Kwaliteit
Sinds de begindagen van de technologie zijn er dramatische verbeteringen geweest in de kwaliteit van VoIP-spraakoproepen. Voorbij zijn de dagen dat beide partijen die aan een gesprek deelnamen achter een computer moesten zitten, en de geluidskwaliteit kan nu concurreren met de kwaliteit van gesprekken op de traditionele PSTN-platforms. Met deze geëvolueerde en verbeterde service kunt u nu bellen of gebeld worden met een standaardtelefoon of een IP-telefoontoestel boordevol handige extra functies. Dit heeft ertoe geleid dat veel bedrijven het conventionele telefoonsysteem volledig hebben laten varen ten gunste van een uiterst moderne oplossing waarmee ze hun bestaande datanetwerk kunnen gebruiken om gesprekken te voeren.
Kosten
VoIP zal bijna altijd resulteren in een dramatische vermindering van uw telecommunicatie-uitgaven, omdat de bedrijfskosten van VoIP-serviceproviders een stuk lager zijn dan die van traditionele telefoonbedrijven. Deze laatste hebben te kampen met de bestaande, onderhoudsvriendelijke telefooninfrastructuur en strenge sectorregelgeving. VoIP-aanbieders kunnen deze besparingen doorgeven en veel minder in rekening brengen dan hun PSTN-concurrenten. Bovendien heeft uw bedrijf geen aparte data- en telefoonnetwerken meer nodig, waardoor u geld bespaart en de kosten elimineert die gepaard gaan met het verplaatsen of toevoegen van telefoonpunten. Het enige dat u nu hoeft te doen, is uw VoIP-adapter of IP-telefoonhandset op een breedbandnetwerkpunt aansluiten.
Flexibiliteit
VoIP biedt u een uiterst flexibel telefoonsysteem dat dingen kan die een traditioneel telefoonsysteem niet kan. U kunt uw systeem letterlijk overal gebruiken waar u toegang heeft tot een breedbandverbinding. Dit betekent dat klanten of collega's u overal ter wereld kunnen bereiken op uw werktelefoon. U kunt ook spraak- of videogesprekken voeren via uw laptop via een headset of microfoon.
Extra Features
Met de meeste VoIP-diensten kunt u voicemail en faxen automatisch naar uw e-mailinbox laten sturen en uw e-mails laten 'voorlezen' in de voicemail. U kunt ook gebruik maken van virtuele telefoonnummers met elk beschikbaar netnummer, waar u zich ook bevindt. Dit kan vooral aantrekkelijk zijn voor klanten die u als een lokaal bedrijf zien. Andere handige functies zijn onder meer het opnemen van gesprekken en een verscheidenheid aan beheer- en analysefuncties.
Productiviteit
VoIP-nummers kunnen zo worden ingesteld dat ze tegelijkertijd op meerdere apparaten overgaan, bijvoorbeeld uw mobiele telefoon en uw vaste lijn, voordat ze naar de voicemail worden verzonden. Dit elimineert het tijdrovende telefoongesprekken, waarvan is aangetoond dat het de productiviteit met bijna vier uur per week per werknemer verhoogt.
VoIP-groothandel: hoe u het beste uit VoIP haalt
Als u overweegt om over te stappen op een VoIP-service, met al deze potentiële voordelen, volgen hier een paar tips die u kunnen helpen mogelijke valkuilen te voorkomen en het beste uit uw nieuwe systeem te halen:
- Een ervaren VoIP-serviceprovider zoals IDT adviseert u en stemt de oplossing af op uw individuele behoeften. Kijk rond om er zeker van te zijn dat u goed wordt ondersteund.
- Test de VoIP-service in eerste instantie met slechts een paar gebruikers, zodat uw oude systeem tijdens de transitie als back-up blijft werken. Wanneer u hier tevreden mee bent, rolt u dit uit naar uw andere medewerkers.
- Maak gebruik van oproepdoorschakeling. Mocht de stroom uitvallen, dan valt uw computernetwerk uit, maar eventuele VoIP-oproepen worden automatisch doorgeschakeld naar een mobiele of vaste lijn.
- Maak uw netwerk veilig. VoIP trekt de ongewenste aandacht van hackers, dus houd ze tegen door gebruik te maken van grondige, up-to-date beveiliging.
Ongeacht de omvang van uw bedrijf kan de overstap naar VoIP u een flexibel, betaalbaar systeem opleveren dat u dezelfde geavanceerde communicatiemiddelen biedt als uw grotere concurrenten.
