De nieuwe EU-richtlijn betreffende markten voor financiële instrumenten (MIFID II), die dit jaar van kracht wordt, heeft tot doel het functioneren van de financiële markten te verbeteren. Als onderdeel van deze overkoepelende doelstelling vereist het dat bedrijven die financiële diensten en advies aanbieden, communicatie – inclusief telefoongesprekken, e-mails en persoonlijke ontmoetingen – die verband houden met financiële transacties, opnemen. Deze moeten details en voorwaarden bevatten van alle bestellingen die worden geplaatst. De opnames zullen vijf jaar – in sommige gevallen zeven – moeten worden bewaard, of gedurende de hele relatie met de cliënt, en de opnames kunnen worden gebruikt om eventueel marktmisbruik op te sporen.
Van cruciaal belang is dat MiFID II een aantal bedrijven bestrijkt, met name verzekeringsmakelaars en bedrijven die grondstoffen verhandelen, die niet onder de reikwijdte van de oorspronkelijke MiFID-wetgeving uit 2007 vielen. Dit betekent dat een hele nieuwe groep bedrijven nu aan de regels moet voldoen, waaronder onafhankelijke financiële adviseurs en hypotheekbemiddelaars.
Als het om telecomsystemen gaat, stelt dit een aantal nieuwe eisen aan de technologie. Dus wat moet je doen en welke opties zijn er?
Traditionele telefoonsystemen
Bij conventionele vaste telefoonsystemen heeft u de mogelijkheid om ter plaatse opnameapparatuur toe te voegen. Hierdoor worden gesprekken doorgaans op een harde schijf opgeslagen. Zorg er dus voor dat u over voldoende opslagcapaciteit beschikt om het volume aan gesprekken dat u moet archiveren aan te kunnen. Sommige providers bieden inmiddels de mogelijkheid om vaste telefoongesprekken op te nemen en op te slaan in de cloud, deze technologie maakt het ook mogelijk om vanaf individuele telefoons op te nemen.
Als u een SIP-telefoonsysteem (Session Initiation Protocol) heeft, zijn er ook opnameopties op locatie beschikbaar, hoewel deze duur kunnen zijn en u opnieuw te maken krijgt met het probleem van opslagvolumes en archivering. Er zijn cloudopnameopties beschikbaar die de noodzaak van hardware wegnemen, maar het is belangrijk om te controleren of deze voldoen aan de FCA-regels.
Mobiele oproepen
Veel financiële adviseurs brengen veel tijd buiten kantoor door, dus het omgaan met mobiele gesprekken is een bijzonder probleem. Je zou mobiel gebruik kunnen verbieden, maar dat is een draconische maatregel die de flexibiliteit en productiviteit vermindert.
Een opnameclient kan op mobiele apparaten worden geïnstalleerd zonder dat de hardware hoeft te worden gewijzigd. Hiermee worden echter alleen spraakoproepen vastgelegd en de regelgeving vereist dat ook sms-berichten worden vastgelegd. De oplossing zou kunnen zijn om over te stappen op het gebruik van opname-SIMS, die naar behoefte zowel spraak- als sms-verkeer kunnen opnemen. Hier zijn kosten aan verbonden en het kan betekenen dat u uw mobiele abonnement moet overstappen.
Spraakafgifte op VoIP
Steeds meer bedrijven in alle sectoren wenden zich tot op VoIP gebaseerde telefoonsystemen om te besparen op gesprekskosten en te profiteren van grotere flexibiliteit. De meeste VoIP-serviceproviders bieden een vorm van gespreksopname aan. Dit brengt echter meestal kosten met zich mee. Het is ook belangrijk om nogmaals te controleren of de opname een FCA-klacht is en dat de oproepen gedurende de vereiste periode worden bewaard.
VoIP kan uiteraard worden uitgebreid naar uw zakelijke mobiele telefoons. Dit heeft als bijkomend voordeel dat alle gesprekken kunnen worden opgenomen, of ze nu op kantoor of onderweg plaatsvinden.
Zakelijke overwegingen
Zoals we hebben gezien, zijn er een aantal opnameopties beschikbaar, afhankelijk van het type telecommunicatiesysteem dat u gebruikt. De eerste stap is om bij uw bestaande leveranciers na te gaan welke opties zij beschikbaar hebben en wat de extra kosten zullen zijn.
U moet ook controleren of de aangeboden opnamesystemen FCA-compatibel zijn. Als u merkt dat uw bestaande leverancier een systeem aanbiedt dat niet aan de eisen voldoet, moet u wellicht overwegen om van systeem te wisselen. Ook hier kunnen kosten aan verbonden zijn, maar als zij zich ervan bewust zijn dat u een financiële dienstverlener bent en gespreksopnames moet hebben die aan de regels voldoen, zullen zij het moeilijk vinden om u een boete in rekening te brengen voor het overstappen naar een andere aanbieder om zo een geschikte gespreksopname te verkrijgen. dienst.
Om alle gesprekken vast te leggen die mogelijk financieel advies bevatten, zullen veel mensen in de verleiding komen om alles op te nemen. Het probleem hiermee is dat je uiteindelijk een grote hoeveelheid gegevens krijgt die je lange tijd moet bewaren, en waarvan een groot deel misschien niet relevant is. Ook kunt u tegen privacyschendingen aanlopen als u gesprekken opneemt die buiten de reikwijdte van de wetgeving vallen.
Gelukkig bestaat hier een technologisch antwoord op in de vorm van slimme opnamesystemen. Deze kunnen analyses gebruiken om bepaalde woorden te markeren of bepaalde soorten oproepen te herkennen, zodat u er zeker van kunt zijn dat u de informatie krijgt die u nodig heeft en dat u de informatie negeert die u niet ontvangt. Deze technologie kan ook helpen bij het identificeren van medewerkers die zich niet aan de regels houden.
