Of u nu van plan bent om te upgraden van een traditioneel telefoonsysteem of eenvoudigweg van provider wilt veranderen voor een bestaande VoIP-dienst, het overstappen van uw spraakoproepdienst kan moeilijk zijn en vol potentiële risico's voor de productiviteit van uw team. Om deze problemen te voorkomen is het van cruciaal belang om goed voorbereid te zijn.
Er zijn een aantal belangrijke stappen die u moet nemen voordat u uw nieuwe dienst activeert, om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt. Belangrijke factoren waarmee u rekening moet houden, zijn onder meer de belbelasting, bandbreedte en noodplannen voor noodgevallen. In dit artikel vindt u enkele essentiële stappen om ervoor te zorgen dat u en uw teams een stressvrije implementatie hebben. Als u deze factoren aanpakt en het advies van de door u gekozen dienstverlener opvolgt, zult u niet in de al te vaak voorkomende valkuilen terechtkomen.
Bevestig een VoIP-compatibele internetverbinding
Als uw verbinding goede internetsnelheden biedt zonder de aanwezigheid van een VoIP-systeem, moet u nog steeds contact opnemen met uw ISP en VoIP-provider om er zeker van te zijn dat deze de extra belasting kunnen verwerken die VoIP-gesprekken met zich meebrengen. Een slechte internetverbinding is de belangrijkste oorzaak van een verminderde gesprekskwaliteit, dus het is van cruciaal belang om vast te stellen dat de kwaliteit en snelheid voldoende zijn.
Dit kunt u doen door samen met uw provider een VoIP-proef uit te voeren, zodat u de resultaten goed kunt beoordelen. Als u op dit punt tegen problemen aanloopt, is het relatief eenvoudig om een ​​privéverbinding te configureren die niet wordt beïnvloed door de andere eisen van de werkplek. Een andere optie is om de werklast te minimaliseren door een hybride analoog VoIP-systeem te installeren. Over het algemeen moet u proberen uw beschikbare bandbreedte met 100 KB te vergroten voor elke gebruiker op het netwerk, tenzij u al over voldoende reservecapaciteit beschikt.
Installeer een router die QoS ondersteunt
Selecteer een router die verkeersverspreiding biedt met behulp van Quality of Service (QoS). Dit is ontworpen om de VoIP-bandbreedte te scheiden van de rest van uw netwerkbandbreedte, waardoor u specifieke applicaties kunt selecteren die via het netwerk moeten worden uitgevoerd, afhankelijk van hun specifieke verkeerssignatuur. Met deze functie kunnen IT-beheerders prioriteiten stellen en een gegarandeerd percentage van de totale capaciteit aan deze apps toewijzen, afhankelijk van hun belang voor uw bedrijf. U kunt er dan op vertrouwen dat VoIP-verkeer altijd doorkomt, zelfs als iemand tijdens de lunchpauze besluit Netflix te gaan streamen. De meeste moderne routers bieden QoS, maar neem contact op met uw provider en kijk of zij een specifieke partner aanbevelen.
Houd er rekening mee dat routers alleen problemen met uw interne netwerk kunnen oplossen en niet kunnen helpen als het netwerk van uw VoIP-leverancier overbelast raakt.
Zorg ervoor dat uw VoIP-groothandel betrouwbaar is
Dit is een voor de hand liggend maar belangrijk punt, want als de VoIP-service om de een of andere reden zou worden uitgeschakeld, worden lage beltarieven en zelfs gesprekshelderheid volledig irrelevant. Gerenommeerde VoIP-providers zoals IDT publiceren de gemiddelde uptime, zodat u kunt bepalen hoe vaak zij systeemstoringen ervaren. Een slechte staat van dienst vergroot de kans op verlammende serviceonderbrekingen voor uw bedrijf.
Scheid uw VoIP-verkeer met behulp van VLAN
Naast het gebruik van QoS-routers kunt u er eventueel voor kiezen om een ​​Virtual Local Area Network (VLAN) te installeren waarmee het spraakverkeer kan worden gesegmenteerd. Hiermee krijg je een netwerk binnen een netwerk en kan worden bepaald aan de hand van een reeks kenmerken, zoals locatie, gebruikersgroepen, apparaten of verkeerstype. Voor VoIP zal het VLAN dat verkeer splitsen van de totale netwerkcapaciteit en zorgen voor een betere responsiviteit. Deze functie is vooral gunstig voor bedrijven met meer dan 50 VoIP-servicegebruikers.
Zorg voor de juiste gespreksbelasting
Een goede vuistregel is om een ​​verhouding van 1 op 1 vast te stellen voor het aantal VoIP-gebruikers en de gesprekscapaciteit van uw systeem. Dit betekent dat uw VoIP-dienst het gemakkelijk aankan als alle medewerkers tegelijkertijd in gesprek zijn met VoIP. Dit vereist wel wat planning, omdat u mogelijk de omvang van uw teams moet verkleinen of vergroten. Als u een grote wervingscampagne of een reeks ontslagen plant, zorg er dan voor dat u hiermee rekening houdt in de vereisten voor uw oproepvolume.
Controleer meer dan één SIP-handset
De meeste VoIP-apparaten, inclusief routers, draagbare apparaten en switches, kunnen Session Initiated Protocol (SIP) ondersteunen, het protocol dat VoIP en een reeks randapparatuur met elkaar verbindt, maar het is nog steeds belangrijk om meer dan één van de handsets te controleren en te testen.
Stel een noodtelefoonplan in
Als u de bovenstaande stappen volgt, zou u een moeiteloze overgang moeten ervaren. Maar net als bij elke andere belangrijke migratie moet u zich nog steeds voorbereiden op de worstcasescenario’s en beschikken over een gedegen back-upplan voor de bedrijfscontinuïteit.
