De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) zal de huidige wetgeving inzake gegevensbescherming uitbreiden en een reeks nieuwe straffen introduceren. Deze regelgeving zal van invloed zijn op de manier waarop bedrijven data gebruiken, en vooral callcenters, die in grote hoeveelheden persoonsgegevens verwerken, zullen door deze veranderingen worden getroffen.
Is Cold Calling toegestaan?
Gelukkig wel. Maar om ongevraagd te kunnen bellen, zult u waarschijnlijk “balanceringstests” moeten uitvoeren.
In directmarketinggesprekken worden de regels herhaald die al in de PECR van kracht zijn, zoals het volgen van regels met betrekking tot TPS, het presenteren van een geldige CLI en de vereiste om duidelijk de organisatie te identificeren waarvoor u belt.
Groothandel AZ VoIP-beëindiging: wettelijke basis voor consumentengegevens
Een organisatie moet nu voldoen aan eisen om persoonsgegevens te kunnen gebruiken voor zakelijke activiteiten. Het noteren van het telefoonnummer van een klant in een boek om deze later te bellen, wordt bijvoorbeeld aangemerkt als het verwerken van persoonsgegevens; Het bewaren van een CV in een archiefkast valt ook onder het verwerken van persoonsgegevens.
Persoonlijke gegevens gelden als alles wat kan worden gebruikt om iemand te identificeren, inclusief namen, e-mailadressen, thuisadressen en telefoonnummers. Dit betekent dat de AVG gevolgen heeft voor vrijwel alle gegevens die deel uitmaken van de dagelijkse werkzaamheden binnen een callcenter.
De zes redenen waarom een bedrijf persoonsgegevens legaal kan gebruiken zijn:
- Als u expliciete toestemming krijgt om de gegevens van een persoon te gebruiken, mag u deze voor dat doel gebruiken.
- Als u een contract aangaat en hun gegevens moet gebruiken om het contract uit te voeren.
- Als u wettelijk verplicht bent de persoonlijke gegevens van een individu te gebruiken.
- Als de verwerking noodzakelijk is om de vitale belangen van een individu, zoals welzijn of gezondheid, te beschermen.
- Als het gebruik van de gegevens essentieel is voor het uitvoeren van een taak van algemeen belang.
- U kunt aantonen dat legitieme belangen niet terzijde worden geschoven door hun fundamentele vrijheden en rechten.
Toestemming is specifiek voor het specifieke gebruik van de gegevens van een individu. Als de manier waarop u van plan bent de gegevens te gebruiken aanzienlijk afwijkt van het gebruik waarmee zij hebben ingestemd, is de toestemming nietig en niet van toepassing op dit gebruik. Als een persoon bijvoorbeeld toestemming geeft om per e-mail contact met hem of haar op te nemen, kunt u hem/haar niet bellen. Ze moeten voldoen aan een van de andere vijf criteria om toestemming te krijgen om dit te doen.
Hoe kunt u Cold Callen?
Ervan uitgaande dat uw gegevenslijsten personen bevatten voor wie u geen expliciete toestemming heeft om te bellen, en dat niet aan de bovenstaande criteria is voldaan, hoe kunt u dan legaal hun persoonlijke gegevens, zoals telefoonnummer, gebruiken om te bellen?
Dit staat vermeld in de criteria voor AVG, nummer 6, waarin staat dat ‘legitieme belangen’ van uw bedrijf niet worden genegeerd door de fundamentele vrijheden en rechten of belangen van de persoon met wie u belt. Deze belangenafweging wordt de ‘afwegingsproef’ genoemd en alle medewerkers binnen een callcenteromgeving moeten hier vóór 25 mei mee vertrouwd zijn.
Gerechtvaardigde Belangenclausule
De clausule voor ‘legitieme belangen’ is geen gemakkelijke of achterdeuroptie waarmee bedrijven zonder verdere overweging persoonlijke gegevens kunnen toepassen.
De AVG bevat balansen en ingebouwde controles om ervoor te zorgen dat u rekening hebt gehouden met de legitieme belangen van uw bedrijf en welke invloed u op elke betrokken persoon heeft als u op deze clausule vertrouwt. Voor deze saldi en cheques is ook documentatie nodig als bewijs dat u de noodzakelijke stappen heeft voltooid. Als u deze controles niet voldoende uitvoert, staan er flinke boetes op.
Gerechtvaardigd belang kan worden gedefinieerd als het voordeel dat uw bedrijf wil bereiken door gebruik te maken van de persoonlijke gegevens, zoals het creëren van werkgelegenheid, het genereren van winst of het leveren van hoogwaardige diensten en goederen. Ze moeten de wet naleven, over het algemeen ten goede komen aan de samenleving en er mag geen poging worden gedaan om klanten te misleiden of te misleiden.
Waarborgen
In gevallen waarin beide kanten van de afweging gelijk zijn, vereist de AVG dat er “waarborgen” worden geboden om het risico bij het gebruik van de persoonlijke gegevens van een individu te minimaliseren. Sommige waarborgen zijn optioneel, andere zijn verplicht, zoals:
- Mensen kunnen zich eenvoudig afmelden voor verder gebruik van hun persoonlijke gegevens, waardoor registratie bij TPS verzekerd is, wat betekent dat er geen ongevraagde oproepen naar deze nummers worden gedaan. Opt-ins van derden zijn ook niet langer geldig.
- Er zijn gedocumenteerde strikte beperkingen gesteld aan de hoeveelheid verzamelde gegevens en de tijdsduur dat deze worden bewaard, ook wel dataminimalisatie genoemd.
- Als u bijvoorbeeld de geboortedatum van een persoon niet nodig heeft, hoeft u daar niet naar te vragen. Als u de gegevens in een database niet langer nodig heeft, zorg er dan voor dat deze worden verwijderd.
- Er worden regelmatig gegevensbeschermingseffectbeoordelingen uitgevoerd.
- Het aanbieden van personeelstraining om ervoor te zorgen dat betrokken teamleden weten hoe ze verzoeken om informatie, correctie en verwijdering van gegevens moeten beheren.
