Als gevolg van de COVID19-pandemie hadden veel bedrijven moeite met het innen van schulden en moesten ze onderhandelen over achterstallige contributie met klanten die met financiële problemen te maken hadden. Maar de zaken worden nu weer normaal, of misschien een ander soort normaal, en bedrijven hebben meer cashflow nodig om levensvatbaar te blijven, dus de incasso trekt weer aan.
Klanten kunnen moeite hebben om hun schulden te betalen in het huidige moeilijke economische klimaat en de meeste mensen houden er niet van om een klant te bellen om het geld te vragen dat ze verschuldigd zijn. Incasso-oproepen zijn vaak het laatste op de to-do-lijst op overbelaste en onderbezette kredietafdelingen. Het is geen gemakkelijke baan, en er is de extra stress van falen of schaamte.
Daarom moeten incassobureaus de incassomethoden verbeteren door gebruik te maken van een efficiënte callcenteroplossing die de productiviteit van serviceagenten verhoogt en de financiële stabiliteit handhaaft. Een goede incassostrategie verhoogt niet alleen de omzet, maar zorgt ook voor stabiliteit en groei op de lange termijn.
Deze zes technieken helpen u bij het maximaliseren van uw callcenteroplossingen en het verhogen van de incasso.
1. Verhoog uw productiviteit met geautomatiseerde kiessystemen (ADS)
In het traditionele incassoscenario moet een incassobureau handmatig nummers kiezen. Dit omvat het omgaan met slechte connectiviteit, bezettonen, geen reacties en antwoordapparaten, evenals het maken van fysieke aantekeningen. Als gevolg hiervan heeft de agent slechts 15 minuten productieve tijd per uur en kan hij communiceren met 40-50 contacten per dag, terwijl een geautomatiseerde kiezer de inactieve tijd van de agent vermindert.
Agenten kunnen hun verbindingspercentages met minstens 200% verbeteren met behulp van geavanceerde geautomatiseerde oproepsystemen. Dit betekent dat elke incassobureau bijna twee keer zoveel telefoontjes per uur kan afhandelen. Wachttijden, afgebroken oproepen en inactieve tijd van agenten kunnen allemaal worden verminderd met voorspellende kiessoftware en automatische kiesalgoritmen. Oproepen kunnen automatisch naar agenten worden doorgestuurd op basis van gespreksduur, beschikbaarheid en expertise.
2. Vind de beste manieren om te communiceren en te automatiseren
De eerste stap in een effectieve incasso is communicatie. In alle klantcommunicatie is personalisatie essentieel. Kies het beste kanaal voor elk individu - dit kan sms, e-mail of telefoontjes zijn.
Voordat u de telefoon oppakt, verzamelt u zoveel mogelijk informatie om alles te begrijpen over de schuldensituatie waarover u belt. Als u de feiten aan uw kant heeft, houdt u de touwtjes in handen. Je wilt niet dat een blanco blik het gesprek laat ontsporen. Veel klanten weten wanneer u geen nauwkeurige of volledige informatie heeft, dus voordat u contact opneemt, moet u ervoor zorgen dat u over de volgende gegevens beschikt:
- Verkoopvoorwaarden
- Goederen/diensten gekocht
- verschuldigd bedrag
- Opleveringsdatum
- Andere onbetaalde facturen
- De persoon die u belt.
Het is ook een goed idee om de betalingsgeschiedenis van de klant bij uw bedrijf en eventuele andere wanbetalingen te bekijken om te bepalen of dit een eenmalig incident of een patroon is.
Zorg voor enige flexibiliteit - Een klant die problemen heeft met het terugbetalen van een schuld, kan mogelijk in de loop van de tijd betalen. Besteed aandacht aan wat ze te zeggen hebben en doe suggesties totdat er een oplossing is gevonden. Later kun je een plan bedenken waar jullie beiden baat bij hebben.
Om tijd te besparen, zoveel mogelijk automatiseren na het bepalen van de beste communicatiekanalen. Betalingsherinneringen kunnen worden geautomatiseerd om tijd te besparen en werknemers in staat te stellen zich te concentreren op andere verantwoordelijkheden. Bovendien verhoogt het automatiseren van de betalingscommunicatiecyclus de kans op tijdige betalingen, wat helpt voorkomen dat klanten in de schulden komen.
3. Documenteer alles
Een cloudgebaseerde callcenteroplossing kan helpen bij het vastleggen van de details. Bovendien kunnen klanten direct worden gecontacteerd via een cloudgebaseerd dashboard, en incassobureaus zouden dat ook moeten doen.
Door nauwkeurige aantekeningen te maken terwijl u de openstaande rekening met de klant bespreekt, kunt u toekomstige schuldconflicten voorkomen. Als uw bedrijf trackingsoftware gebruikt, vul dan de lege plekken zo veel mogelijk in en ga door met het toevoegen van nieuwe informatie aan uw dossier wanneer u deze ontvangt.
Leg het betalingsplan persoonlijk uit aan de debiteur. Ten eerste is het essentieel om samen te vatten wanneer en hoe de debiteur zal betalen. Documenteer het daarna via e-mail, fax of brief.
In het geval van een klacht of ruzie wordt de informatie voor deze doeleinden gebruikt:
- U kunt de aantekeningen van de verzamelaar en gespreksopnamen gebruiken om uw zaak te ondersteunen.
- Makkelijker op te volgen.
- Het kan worden gebruikt om informatie te verspreiden onder uw callcentermedewerkers en de rest van uw bedrijf, omdat oproepen van schuldeisers worden afgehandeld door degene die de telefoon opneemt. Het is dus mogelijk dat de persoon die het proces heeft gestart niet degene is die op dat moment de telefoon opneemt.
4. Gegevens- en incassosystemen moeten worden gecentraliseerd
Een klantgerichte incassooperatie vraagt om data. Hoe meer informatie u over elke klant heeft, hoe meer u kunt automatiseren en personaliseren. Dit doe je door klantgegevens te centraliseren.
Het creëren van een gecentraliseerd systeem is een van de meest effectieve manieren om de incassokosten te verlagen. Alle incassomedewerkers hebben via een gecentraliseerd systeem toegang tot dezelfde database. Het activeert dialers en verzamelaars om te werken of accounts te evalueren in het geval van een probleem. Bij een juiste inrichting en onderhoud maakt het systeem alle te ontvangen informatie eenvoudig toegankelijk en doorzoekbaar voor de accountmanager. Bedrijven kunnen kosten en accounttijd verminderen door gebruik te maken van een gecentraliseerd systeem dat eenvoudig te gebruiken is en alle benodigde gegevens bevat.
Workflow, besluitvorming, klantenservice, datacommunicatie en andere aspecten van uniforme incasso zijn allemaal inbegrepen. Dit maakt het mogelijk om een complexer en gepersonaliseerd incassoproces te ontwikkelen. Deze manier van incasso bespaart u niet alleen geld, maar verhoogt ook de terugvorderingen doordat u persoonlijk contact kunt leggen met uw moeilijkste schuldeisers. Dit kan u helpen bij het omzetten van debiteuren in klanten en bij het verhogen van de incasso en afwikkeling.
Een gecentraliseerd incassosysteem kan ook helpen bij het volgen van klantbetalingen met behulp van analyses. Het kan u waarschuwen voor chronische of geleidelijke vertraging om potentiële probleemaccounts 'voor te zijn'. Met andere woorden, het kan uw bedrijf helpen slechte schulden te voorkomen.
5. Gebruik klantgerichte bedrijfsvoering
Klantgerichte operaties maken betalingen eenvoudig, snel en veilig. Daarom zouden incassobureaus moeten overwegen om app-gebaseerde betalingsopties naast webgebaseerde betalingsopties te accepteren of te gebruiken. Automatische telefoontjes en online betalingen kunnen helpen bij het veiligstellen van gemakkelijke incasso's, en de meeste debiteuren zijn meestal klaar om een betalingsplan uit te werken wanneer ze bereikbaar zijn.
Online oplossingen zijn nu de gemakkelijkste en veiligste manier om betalingen te ontvangen. Met tools zoals PayPal en Square kunt u facturen uitgeven en betalingen accepteren zonder een externe creditcardmaatschappij. Een groeiend aantal voorgeprogrammeerde afwikkelingsportalen stelt debiteuren in staat om aanbiedingen te doen of betalingen te plannen zonder menselijke tussenkomst. Het automatiseren van uw incassoproces is van cruciaal belang om kosten te verlagen en resultaten te verbeteren. Het zal ook betalingen, verrekeningen en herinneringen via sms of e-mail gemakkelijker en sneller maken, waardoor de klantervaring wordt verbeterd.
Bijblijven met de nieuwste klantgerichte technologieën is van vitaal belang, aangezien communicatiekanalen voortdurend veranderen.
6. Kies de juiste provider voor uw callcenterplatform
Als incassobureau heeft u een betrouwbare en hoogwaardige cloudgebaseerde netwerkprovider nodig. Het zal helpen bij het effectief beheren van klanten en schulden door klantinformatie uit verschillende bronnen te integreren in een gedetailleerd, nauwkeurig record van één klant. Het moet ook gespreksopname en voorspellende kiesmogelijkheden hebben. Bovendien zal een beter antwoord op inbeslagname-ratio (ASR) het aantal collecties doen toenemen.
Meestal is een cloudgebaseerde oplossing nodig om het werk te doen, omdat deze meerdere gegevensstromen kan zeven en samenvoegen. Het heeft ook verbeterde uitgaande en inkomende belmogelijkheden. IDT BYOC biedt een organisatie superieure spraakkwaliteit, schaalbaarheid, carrierbetrouwbaarheid en redundantie voor bedrijfscontinuïteit, dekking en controle.
Een organisatie met een abonnement op een cloud- of gehost spraakplatform is misschien niet blij met de opties, kwaliteit, ondersteuning of beëindigingstarieven die de platformaanbieder te bieden heeft. Met BYOC kan de organisatie rechtstreeks onderhandelen over de facturering en het beheer van haar spraakdiensten met een externe spraakprovider naar keuze.
BYOC biedt de vereiste behoeften voor een efficiënt callcenterplatform, en de operationele flexibiliteit van IDT stelt organisaties in staat te schalen en te groeien met de zekerheid dat ze volledige ondersteuning krijgen van een vertrouwde partner.
Wilt u dit jaar en in de toekomst de efficiëntie en het geïncasseerde bedrag verhogen? Kijk eens naar het BYOC cloud-based platform. Neem contact met ons op!
