Warum Notfallmaßnahmen eine geschäftliche Notwendigkeit sind
Da Konflikte, Naturkatastrophen und extreme Klimaereignisse mittlerweile regelmäßig und fast täglich vorkommen, benötigen einzelne Unternehmer und Organisationen ein wirksames und zuverlässiges Notfallwarn-, Kommunikations- und Informationsverteilungssystem. Dies erfüllt sowohl die Notwendigkeit, Kunden und Stakeholder über die neuesten Entwicklungen und vorgeschriebenen Vorgehensweisen auf dem Laufenden zu halten, als auch die Verpflichtung, diesen Parteien die Ressourcen zur Verfügung zu stellen, die sie zur Bewältigung außergewöhnlicher Umstände benötigen.
Dieses Notfallreaktionssystem muss sicher, zuverlässig und in der Lage sein, in Echtzeit zu kommunizieren – und über eine ausreichende Abdeckung verfügen, um alle Bereiche abzudecken, an denen das Unternehmen ein aktives Interesse hat.
Die WhatsApp-Messaging-Plattform hat rund zwei Milliarden aktive Nutzer in 180 Ländern. Es ist die drittbeliebteste soziale Plattform der Welt und ein vertrauenswürdiges Kommunikationsmedium, auf das Benutzer gerne reagieren. Interaktionen auf WhatsApp unterliegen einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, die die Privatsphäre der Benutzer schützt, und eine bidirektionale Kommunikation in Echtzeit ist möglich.
Für gewerbliche Nutzer verlangt WhatsApp Business, dass Unternehmen einen Genehmigungsprozess durchlaufen, bevor sie ein Marken-Unternehmensprofil erstellen. Dies gibt Verbrauchern, die mit diesen Marken in Kontakt treten, die Gewissheit, dass sie es mit einer verifizierten und vertrauenswürdigen Informationsquelle zu tun haben.
Mit Funktionen, die Benutzer für die Meldung von Vorfällen und die Kommunikation von Notfallwarnungen nutzen können, macht dies WhatsApp zu einer wertvollen Ressource im Krisenmanagement-Arsenal jedes Unternehmens.
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So verwenden Sie WhatsApp als Notfallwarnsystem
Es gibt eine Reihe von Möglichkeiten Verwenden Sie WhatsApp als Notfallwarnsystem und Krisenmanagement-Tool. Zu den Funktionen und Möglichkeiten, die WhatsApp zu diesem Zweck bereitstellt, gehören die folgenden:
Massenkommunikation herausgeben
Eine API ist eine Anwendungsprogrammierschnittstelle, bei der es sich um eine Reihe von Protokollen und Tools handelt, die es Softwareanwendungen ermöglichen, Textnachrichten programmgesteuert zu senden und zu empfangen. Mit der WhatsApp Business API können Unternehmen und Organisationen eine direkte Kommunikationslinie mit ihren Stakeholdern aufbauen.
Diese Fähigkeit ermöglicht es Unternehmen, Massenwarnungen zu versenden, wenn unvorhergesehene Ereignisse eintreten. Unternehmen auf der WhatsApp-Plattform können diese Notfallbenachrichtigungen an ihre Mitarbeiter und Kunden senden, die sich für den Empfang von Nachrichten der Marke entschieden oder ein Abonnement abgeschlossen haben, oder allgemeiner als öffentliche Ankündigung.
Mit WhatsApp-Nachrichten in Echtzeit können Empfänger sofort auf diese Notfallwarnungen zugreifen und so ihre Chancen erhöhen, zeitnah auf Ereignisse zu reagieren und alle notwendigen Vorsichtsmaßnahmen zu treffen.
Beachten Sie, dass Benutzer der kostenlosen WhatsApp Business-Anwendung Massennachrichten nur an 256 Kontakte gleichzeitig versenden dürfen. Jede Organisation, die Notfall-Massennachrichten an mehr Personen senden möchte, muss eine der kostenpflichtigen Optionen in Betracht ziehen, die unter der WhatsApp Business Cloud API verfügbar sind.
Dies ist die cloudbasierte Edition der WhatsApp Business API oder On-Premise-API, die von Meta (der Muttergesellschaft von WhatsApp) gehostet wird. Unternehmen können die Entwicklerressourcen von Meta nutzen, um ihre eigenen unternehmensinternen Business-Messaging-Tools zu erstellen, oder das Fachwissen eines von Meta zugelassenen offiziellen Business Service Providers (BSP) nutzen.
Massenkommunikation über diese Option muss den WhatsApp-Messaging-Limit-Stufen entsprechen. Diese reichen von Stufe 1 (1,000 einzelne WhatsApp-Nachrichtenempfänger pro Tag) über Stufe 2 (10,000 einzelne WhatsApp-Nachrichtenempfänger), Stufe 3 (100,000 einzelne Empfänger) bis Stufe 4 (unbegrenzte WhatsApp-Nachrichtenempfänger pro Tag).
Preise für die Nutzung dieser Massennachrichtenfunktion variieren je nach geografischer Region.
In allen Fällen müssen die Empfänger dem Empfang von Nachrichten einer Organisation über ihre WhatsApp-Nummer aktiv zugestimmt haben. Darüber hinaus müssen alle Nachrichten (ob intern erstellt oder an einen BSP vergeben) den WhatsApp-eigenen Standards für Geschäftskommunikation entsprechen.
Nutzen Sie die Zwei-Wege-Kommunikation, um einen kritischen Dialog zu führen
Die WhatsApp Business API ermöglicht eine bidirektionale Kommunikation. So können Krisenmanager über WhatsApp direkte Gespräche mit Einsatzkräften vor Ort führen, die auf laufende Ereignisse reagieren, oder mit Personen, die Hilfe benötigen.
Mit einem wechselseitigen Informations- und Reaktionsfluss können Unternehmen ihr WhatsApp-Notfallwarn- und Kommunikationssystem nutzen, um wichtige Informationen zur aktuellen Krise zu sammeln, wesentliche Details zu klären und ihren Kontakten Ressourcen und Sicherheit zur Verfügung zu stellen.
Erleichtern Sie Rettungs- und Hilfseinsätze
Rettungsdienste und öffentliche Sicherheitsbehörden können WhatsApp nutzen, um Notfallnachrichten an Menschen in einem bestimmten geografischen Gebiet zu senden und ihnen wichtige Ratschläge und Anweisungen zu geben. Massenkommunikation kann beispielsweise Gemeinden in Katastrophengebieten auf die besten Routen für eine sichere Evakuierung hinweisen oder den Standort von Abgabestellen für Nahrungsmittel, medizinische Versorgung und Haushaltshilfe aufzeigen.
Hilfskoordinatoren können eine GIS-basierte grafische Benutzeroberfläche verwenden, um die geografischen Koordinaten und Telefonnummern ihrer Einsatzteams abzubilden. Auf diese Weise können sie die Ressourcenzuweisung verbessern und ihre Rettungs- und Hilfseinsätze besser priorisieren.
Sammeln Sie Informationen vor Ort
Mithilfe der Multimedia-Messaging-Tools von WhatsApp können Personen im Außendienst Textnachrichten, Bilder, Videos und Standortdaten senden, um Vorfälle in Echtzeit zu melden. Diese Art der Berichterstattung kann den Koordinatoren im Krisenmanagementzentrum des Unternehmens wichtige Entscheidungsinformationen liefern.
Innerhalb der Notfallzentrale können Unternehmen WhatsApp-Chatbots einsetzen, um den Druck auf das menschliche Personal zu verringern, indem sie automatisierte Antworten auf häufig gestellte Fragen bereitstellen und Wissensdatenbanken und Ressourcen für diejenigen, die sie benötigen, sofort zugänglich machen.
Werden Sie konkret durch gezielte Kommunikation
Mit den WhatsApp-Gruppennachrichten- und Broadcast-Funktionen können Unternehmen ihre Nachrichtenempfänger nach verschiedenen Kriterien wie Standort oder demografischen Merkmalen segmentieren. Reaktionskoordinatoren können Empfänger in verschiedene Broadcast-Listen einteilen.
Für Notfallalarm- und Krisenmanagementzwecke können Unternehmen so Nachrichten erstellen und an bestimmte Gruppen richten, beispielsweise an Mitarbeiter, die Bewohner eines bestimmten Gebiets oder die Stakeholder eines bestimmten Projekts.
Integrieren Sie WhatsApp mit Incident-Management-Software
Durch die Integration von WhatsApp in Ihre vorhandenen Vorfallmanagement-Tools wird die automatisierte Ticketerstellung, -verfolgung und -eskalation erleichtert – und die Stressbelastung für Ihr Reaktionspersonal verringert. Durch die Erfassung der von WhatsApp gemeldeten Vorfälle innerhalb des größeren Vorfallmanagementrahmens der Organisation können die Melde- und Vorfallbearbeitungsprozesse optimiert werden.
WhatsApp zu einem Teil einer ganzheitlichen Notfallstrategie machen
Wir haben bereits auf die Vorteile der Integration von WhatsApp in Ihre vorhandenen Incident-Management-Tools hingewiesen. Durch die Einbindung von WhatsApp als Teil einer größeren Krisenkommunikationsplattform können alle Vorteile von WhatsApp Business zusätzlich zu den erweiterten Funktionen eines speziellen Krisenmanagementsystems und eines Notfallkommunikationstools genutzt werden.
Mit einer Notfallkommunikationsplattform für Unternehmen können Reaktionskoordinatoren beispielsweise Massenbenachrichtigungen an eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern verteilen. Unternehmen können Massenbenachrichtigungen im Voraus planen oder in Echtzeit versenden. Zu den Benachrichtigungsoptionen können Push-Nachrichten, E-Mail, SMS, Telefonanrufe und Web-Benachrichtigungen gehören.
Vorsichtsmaßnahmen und Vorsichtsmaßnahmen bei der Verwendung von WhatsApp
Bei vielen herkömmlichen Notfallkommunikationslösungen wird eine Gebühr pro Nachricht erhoben oder es fallen hohe Einrichtungs- und Wartungskosten an. Im Gegensatz dazu kann WhatsApp durch die Nutzung der Internetverbindung eine kostengünstigere Alternative bieten – insbesondere, wenn das Unternehmen eine große Menge an Nachrichten oder eine längere Notsituation bewältigen muss.
Allerdings kann die starke Abhängigkeit von WhatsApp von der Internetkonnektivität ein potenzieller Fehlerpunkt für die Notfallreaktion eines Unternehmens sein. In einer Krisensituation kann die Netzwerkinfrastruktur überlastet, beeinträchtigt oder sogar völlig inaktiv werden, wodurch internetabhängige Ressourcen wie WhatsApp überflüssig und funktionsunfähig werden.
Für ein Notfallwarnsystem, das wirklich jeder Situation gewachsen ist, benötigen Sie daher eine Rückfallmöglichkeit in Sachen Kommunikation. SMS-Text ist eine solche Option. Dabei kommt eine bewährte Technologie zum Einsatz, die kein Internet erfordert und auf Geräten von den einfachsten Mobiltelefonen bis hin zur intelligentesten heutigen Hardware sofort zugänglich ist.
IDT ist beispielsweise einer der weltweit vertrauenswürdigsten globalen Telekommunikationspartner und ein führender Anbieter von Sprachkonnektivität in der Branche. Als Geschäftsbereich der IDT Corporation konzentriert sich IDT Express auf die Bereitstellung von Sprach-, DID- und globalen A2P-SMS-Großhandelsdiensten für kleine und mittlere Unternehmen auf der ganzen Welt.
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