Aufgrund der COVID-19-Pandemie hatten viele Unternehmen Schwierigkeiten mit der Eintreibung ihrer Forderungen und mussten mit Kunden, die finanzielle Probleme hatten, über ausstehende Forderungen verhandeln. Aber jetzt kehrt die Normalität zurück, oder vielleicht eine andere Art von Normalität, und Unternehmen benötigen einen höheren Cashflow, um überlebensfähig zu bleiben, sodass das Inkasso wieder zunimmt.
Kunden können im heutigen schwierigen wirtschaftlichen Klima Schwierigkeiten haben, ihre Schulden zu bezahlen, und die meisten Menschen mögen es nicht, einen Kunden anzurufen, um nach dem Geld zu fragen, das sie schulden. In überlasteten und personell unterbesetzten Kreditabteilungen sind Inkassoanrufe häufig das letzte, was auf der To-Do-Liste steht. Es ist kein einfacher Job, und es gibt den zusätzlichen Stress des Versagens oder der Verlegenheit.
Aus diesem Grund müssen Inkassobüros die Inkassomethoden durch den Einsatz einer effizienten Callcenter-Lösung verbessern, die die Produktivität der Servicemitarbeiter steigert und die finanzielle Stabilität gewährleistet. Eine gute Inkassostrategie steigert nicht nur den Umsatz, sondern sorgt auch für langfristige Stabilität und Wachstum.
Diese sechs Techniken helfen Ihnen dabei, Ihre Callcenter-Lösungen zu maximieren und das Inkasso zu steigern.
1. Steigern Sie Ihre Produktivität mit automatischen Wählsystemen (ADS)
Im traditionellen Inkassoszenario muss ein Inkassoagent Nummern manuell wählen. Dazu gehört der Umgang mit schlechter Konnektivität, Besetztzeichen, Ausbleiben einer Antwort und Anrufbeantwortern sowie das Anfertigen körperlicher Notizen. Infolgedessen hat der Agent nur 15 Minuten produktive Zeit pro Stunde und kann mit 40-50 Kontakten pro Tag interagieren, während ein automatischer Dialer die Leerlaufzeit der Agenten reduziert.
Agenten können ihre Verbindungsraten mit fortschrittlichen automatisierten Anrufsystemen um mindestens 200 % verbessern. Das bedeutet, dass jeder Inkassomitarbeiter fast doppelt so viele Anrufe pro Stunde bearbeiten kann. Wartezeiten, abgebrochene Anrufe und Leerlaufzeiten von Agenten können mit Predictive Dialing-Software und automatischen Dialer-Algorithmen reduziert werden. Anrufe können basierend auf Gesprächsdauer, Verfügbarkeit und Fachwissen automatisch an Agenten weitergeleitet werden.
2. Finden Sie die besten Wege zur Kommunikation und Automatisierung
Der erste Schritt zu einem effektiven Inkasso ist die Kommunikation. In der gesamten Kundenkommunikation ist Personalisierung unerlässlich. Wählen Sie den besten Kanal für jeden Einzelnen aus – das können SMS, E-Mail oder Telefonanrufe sein.
Bevor Sie zum Telefon greifen, sammeln Sie so viele Informationen wie möglich, um alles über den Schuldenfall zu verstehen, wegen dem Sie anrufen. Wenn Sie die Fakten auf Ihrer Seite haben, behalten Sie die Kontrolle. Du willst nicht, dass ein leerer Blick das Gespräch entgleisen lässt. Viele Kunden wissen, wenn Sie keine genauen oder vollständigen Informationen haben. Stellen Sie daher sicher, dass Sie die folgenden Details haben, bevor Sie sich an sie wenden:
- Verkaufsbedingungen
- Gekaufte Waren/Dienstleistungen
- Geschuldeter Betrag
- Geburtstermin
- Andere unbezahlte Rechnungen
- Die Person, die Sie anrufen.
Es ist auch eine gute Idee, die Zahlungshistorie des Kunden mit Ihrem Unternehmen und andere Zahlungsausfälle zu überprüfen, um festzustellen, ob es sich um einen einmaligen Vorfall oder ein Muster handelt.
Ermöglichen Sie eine gewisse Flexibilität – Ein Kunde, der Probleme bei der Rückzahlung einer Schuld hat, kann möglicherweise im Laufe der Zeit zahlen. Achten Sie darauf, was sie zu sagen haben, und machen Sie Vorschläge, bis eine Lösung gefunden ist. Später können Sie einen Plan entwickeln, von dem Sie beide profitieren.
Um Zeit zu sparen, automatisieren Sie so viel wie möglich, nachdem Sie die besten Kommunikationskanäle ermittelt haben. Zahlungserinnerungen können automatisiert werden, um Zeit zu sparen und es den Mitarbeitern zu ermöglichen, sich auf andere Aufgaben zu konzentrieren. Darüber hinaus erhöht die Automatisierung des Zahlungskommunikationszyklus die Wahrscheinlichkeit rechtzeitiger Zahlungen, was dazu beiträgt, dass Kunden keine Schulden machen.
3. Dokumentieren Sie alles
Eine cloudbasierte Callcenter-Lösung kann bei der Erfassung der Details helfen. Darüber hinaus können Kunden über ein Cloud-basiertes Dashboard sofort kontaktiert werden, und Inkassounternehmen sollten dies ebenfalls tun.
Akribisch Notizen zu machen, während Sie die ausstehende Rechnung mit dem Kunden besprechen, wird Ihnen helfen, zukünftige Meinungsverschiedenheiten über Schulden zu vermeiden. Wenn Ihr Unternehmen Nachverfolgungssoftware verwendet, füllen Sie die Lücken so weit wie möglich aus und fügen Sie Ihrer Datei neue Informationen hinzu, sobald Sie sie erhalten.
Erklären Sie dem Schuldner den Zahlungsplan persönlich. Zunächst ist es wichtig, zusammenzufassen, wann und wie der Schuldner zahlen wird. Dokumentieren Sie es anschließend per E-Mail, Fax oder Brief.
Im Falle einer Beschwerde oder eines Streits werden die Informationen für folgende Zwecke verwendet:
- Sie können die Sammlernotizen und Anrufaufzeichnungen verwenden, um Ihren Fall zu untermauern.
- Einfacher zu verfolgen.
- Es kann verwendet werden, um Informationen an Ihre Call-Center-Agenten und den Rest Ihres Unternehmens weiterzugeben, da Anrufe von Gläubigern von der Person bearbeitet werden, die den Anruf entgegennimmt. Die Person, die den Prozess gestartet hat, ist also möglicherweise nicht diejenige, die zu diesem Zeitpunkt ans Telefon geht.
4. Daten- und Inkassosysteme sollten zentralisiert werden
Ein kundenorientiertes Inkassogeschäft benötigt Daten. Je mehr Informationen Sie über jeden Kunden haben, desto mehr können Sie automatisieren und personalisieren. Sie können dies tun, indem Sie Kundeninformationen zentralisieren.
Die Schaffung eines zentralisierten Systems ist eine der effektivsten Möglichkeiten, die Inkassokosten zu senken. Alle Mitarbeiter der Sammlung können über ein zentrales System auf dieselbe Datenbank zugreifen. Es aktiviert Dialer und Collectors, um Konten im Falle eines Problems zu bearbeiten oder zu bewerten. Bei korrekter Einrichtung und Wartung macht das System alle empfangbaren Informationen für den Kundenbetreuer leicht zugänglich und durchsuchbar. Unternehmen können Kosten und Abrechnungszeit reduzieren, indem sie ein zentralisiertes System verwenden, das einfach zu bedienen ist und alle erforderlichen Daten enthält.
Workflow, Entscheidungsfindung, Kundenservice, Datenkommunikation und andere Aspekte des einheitlichen Inkassos sind alle enthalten. Dies ermöglicht die Entwicklung eines komplexeren und personalisierteren Inkassoprozesses. Diese Methode des Inkassos spart Ihnen nicht nur Geld, sondern erhöht auch die Rückflüsse, indem Sie den persönlichen Kontakt zu Ihren schwierigsten Gläubigern herstellen können. Dies kann Ihnen dabei helfen, Schuldner in Kunden umzuwandeln sowie die Forderungseintreibung und -regulierung zu steigern.
Ein zentralisiertes Inkassosystem kann auch dabei helfen, Kundenzahlungen mithilfe von Analysen zu verfolgen. Es kann Sie auf chronische oder allmähliche Verspätung aufmerksam machen, um potenziellen Problemkonten „vorauszukommen“. Mit anderen Worten, es kann Ihrem Unternehmen helfen, Forderungsausfälle zu vermeiden.
5. Verwenden Sie kundenorientierte Operationen
Kundenorientierte Abläufe machen Zahlungen einfach, schnell und sicher. Daher sollten Inkassobüros erwägen, neben webbasierten auch App-basierte Zahlungsmöglichkeiten zu akzeptieren oder einzusetzen. Automatische Telefonanrufe und Online-Zahlungen können dazu beitragen, ein einfaches Inkasso zu gewährleisten, und die meisten Schuldner sind in der Regel bereit, einen Zahlungsplan auszuarbeiten, wenn sie verfügbar sind.
Online-Lösungen sind heute die bequemste und sicherste Art, Zahlungen zu erhalten. Mit Tools wie PayPal und Square können Sie Rechnungen ausstellen und Zahlungen ohne ein Drittanbieter-Kreditkartenunternehmen akzeptieren. Eine wachsende Zahl vorprogrammierter Abwicklungsportale ermöglicht es Schuldnern, ohne menschliche Beteiligung Angebote zu machen oder Zahlungen zu planen. Die Automatisierung Ihres Inkassoprozesses ist entscheidend, um Kosten zu senken und Ergebnisse zu verbessern. Es wird auch Zahlungen, Abrechnungen und Mahnungen per Text oder E-Mail einfacher und schneller machen und dadurch das Kundenerlebnis verbessern.
Mit den neuesten kundenorientierten Technologien Schritt zu halten, ist von entscheidender Bedeutung, da sich die Kommunikationskanäle ständig ändern.
6. Wählen Sie den richtigen Anbieter für Ihre Call-Center-Plattform
Als Inkassounternehmen benötigen Sie einen zuverlässigen und qualitativ hochwertigen cloudbasierten Netzwerkbetreiber. Es hilft bei der effektiven Verwaltung von Kunden und Schulden, indem es Kundeninformationen aus verschiedenen Quellen in eine detaillierte, genaue Einzelkundenakte integriert. Es sollte auch über Anrufaufzeichnungs- und Predictive Dialing-Funktionen verfügen. Darüber hinaus wird ein besseres Antwort-zu-Anfalls-Verhältnis (ASR) zu mehr Sammlungen führen.
In den meisten Fällen ist für die Arbeit eine cloudbasierte Lösung erforderlich, da diese mehrere Datenströme filtern und zusammenführen kann. Es verfügt außerdem über verbesserte ausgehende und eingehende Anruffunktionen. IDT BYOC bietet einem Unternehmen überragende Sprachqualität, Skalierbarkeit, Betreiberzuverlässigkeit und Redundanz für Geschäftskontinuität, Abdeckung und Kontrolle.
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