最优质的企业VoIP服务通常包括自动话务员和用于路由呼叫的虚拟接待员。 交互式语音响应（IVR）技术正越来越多地用于识别客户的语音/触摸响应，以便定向呼叫。 创建有效的电话树的复杂性因线路/选项的数量而异。
通常可以通过管理控制台来管理电话树。 此控制台将受到一系列密码的保护，因此录制/路由计划只能由管理员/所有者更改。 可以使用电话进行录音，也可以从其他录音软件上载录音，并且可以通过控制台管理录音的使用方式。
清单
在开始创建电话树之前，非常值得创建您需要考虑的清单。 以下应该是
包括：
- 电话线路数量（分机）
- 语言偏好
- 语音和按键音选项
- 保留音乐选项和音量
- 办事处/分支机构的地理位置
- 等待时间通知
- 直接转至已知分机或个人选项
- 直接拨号选项
- 推送到移动选项
- 电话付款选项（如适用）
- 保留输入信息的方法
- 跳过部分的选项
- 残疾选项：TDD 或音量调整
- 下班后选项
- 来电显示选项
- 出口路线
- 后续行动：电子邮件/短信验证
您的客户将如何使用该系统？
设置系统时，了解客户将如何使用它至关重要。 您可以从过去的经验/呼叫监控练习中获得一些知识，并且还有很多有关人们偏爱与IVR /自动菜单进行交互的通用研究。 某些服务提供了可视化编辑器来帮助您映射电话树（或呼叫流），但是如果您的提供商没有此功能，则可以轻松地使用PowerPoint或Visio之类的软件来创建图表。
您将需要在各种场景下测试您的设置，以确保您涵盖了尽可能多的基础。 例如，如果呼叫者感觉任何预编程的选项都不适合怎么办？ 它们是默认情况下通向操作员的信息，还是如果没有按任何按钮/没有说出单词，是否会重复某些选项？ 如果有人在标准时间以外打电话，该怎么办？ 他们接通语音信箱了吗？
创建您的录音
您可以自己创建录音，也可以使用“机器人”接听服务员。 在机器人声音和人类声音之间做出选择实际上取决于个人喜好-两者都有其优缺点。 尽管每个组织都有自己独特的风格，但是以下是创建录制文件时的通用提示：
- 始终使用相同的声音，例如不要在自动语音和人工语音之间切换。
- 使介绍性信息有用但简洁。
- 保持步伐平稳。
- 使用各种“等待”消息。
- 避免使用行话并保持单词选择简单。
- 尽可能限制法律合规性/免责声明信息。
- 如果您使用机器人声音，请限制使用可能显得居高临下的单词/短语，例如“祝你有美好的一天”。
- 避免过多的停顿或延迟。
出色的IVR服务的重要提示
设置IVR时，以下提示可能会有用：
- 让你的选项列表尽可能短； 少于五个是最好的。 长列表可能会导致挫败感，并且呼叫者可能会试图绕过整个系统。
- 尝试将选项保持在两到三层深度。
- 使用音频编辑软件创建尽可能最高质量的录音，并创建保持音乐和声音循环。
- 通过在各种设备上进行测试，确保您的录音不会太大声或太安静。
- 不同的营业时间安排不同的版本。
- 如果您使用语音响应技术，还可以提供按键音响应选项（例如“在听到提示音后，请说出您的帐号或在键盘上输入它”。）
维护
维护和改进系统应该非常简单。 在退出过程中，您将需要从系统中删除所有离开者，并且应根据需要添加新员工和选项。 您可以考虑员工和客户的反馈，并查看呼叫日志/投诉以帮助确定需要改进的地方。
选择VoIP批发运营商
在定义服务级别和树时，您将需要信誉良好的批发运营商提供最佳的系统功能。 在激烈的竞争中，价格差异不应太大，因此您将希望集中精力于通话质量，客户服务和维护等因素。
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