टोल-फ्री फ़ॉरवर्डिंग का परिचय
आज के तेज़-तर्रार कारोबारी परिदृश्य में जहां ग्राहक अच्छी सेवा और अनुभव को पहले से कहीं अधिक प्राथमिकता देते हैं, हर बातचीत मायने रखती है। यह अंतरराष्ट्रीय उपस्थिति वाले व्यवसायों के लिए विशेष रूप से सच है जिनके एक या कई विदेशी बाजारों में ग्राहक हैं।
हालाँकि, व्यवसायों के लिए दुर्भाग्य से, कई ग्राहक जो टेलीफोन के माध्यम से बातचीत करने का प्रयास करते हैं, संपर्क नहीं कर पाते हैं। यूके में बामर द्वारा प्रकाशित एक गहन रिपोर्ट में यह पाया गया ग्राहकों के 85% जिसकी कॉल का उत्तर न दिया जाए, उसे वापस कॉल न करें। यूके के व्यवसायों के लिए, यह इसके बराबर है राजस्व में £30 बिलियन का नुकसान हर साल मिस्ड कॉल के कारण।
तथ्य यह है कि, विकास और व्यावसायिक सफलता के लिए मजबूत ग्राहक संबंध बनाए रखना महत्वपूर्ण है। आपके व्यवसाय द्वारा मिस की गई प्रत्येक कॉल संभावित रूप से आपके ग्राहक को नुकसान पहुंचा सकती है, विशेषकर तब जब 61% उपभोक्ता किसी प्रतिस्पर्धी के पास चले जाते हैं यदि उन्हें पहली बार कोई प्रतिक्रिया नहीं मिलती है।
व्यवसायों के लिए दुनिया भर में कई स्थानों से संभावित रूप से आने वाली बड़ी मात्रा में कॉल से निपटने के लिए सबसे अच्छे और सबसे किफायती तरीकों में से एक है टोल-फ्री अग्रेषण.
सीधे शब्दों में कहें तो, टोल-फ्री फ़ॉरवर्डिंग एक क्लाउड-आधारित सेवा है जो आपके ग्राहकों को दुनिया में कहीं से भी आपको टोल-फ़्री कॉल करने में सक्षम बनाती है, उनकी कॉल स्वचालित रूप से दुनिया भर में कहीं भी किसी अन्य निर्दिष्ट डिवाइस पर अग्रेषित की जाती है, ताकि आप कभी न चूकें फिर से कॉल.
इस लेख में, हम इस शानदार सेवा पर गहराई से नज़र डालेंगे। हम बताएंगे कि टोल-फ्री फ़ॉरवर्डिंग कैसे काम करती है, व्यवसायों और उनके ग्राहकों के लिए इसके लाभ, और सर्वोत्तम प्रथाओं और मूल्य निर्धारण मॉडल सहित टोल-फ़्री फ़ॉरवर्डिंग स्थापित करने के अंदर और बाहर। हम यह भी कवर करेंगे कि टोल-फ़्री फ़ॉरवर्डिंग सेवा प्रदाता चुनते समय आपको किन बातों पर विचार करना चाहिए, और कुछ टोल-फ़्री फ़ॉरवर्डिंग प्रौद्योगिकी रुझानों पर एक नज़र डालेंगे।
चलो अंदर चलो
टोल-फ़्री फ़ॉरवर्डिंग कैसे काम करती है
टोल-फ्री फ़ॉरवर्डिंग का मूल रूप से मतलब एक विशेष फ़ोन नंबर देना है जो लोगों को आपको कॉल करने के लिए मुफ़्त है। फिर सभी कॉलें आपके द्वारा चुने गए किसी भी स्थान पर भेज दी जाती हैं, या अग्रेषित कर दी जाती हैं, जैसे कि आपका मोबाइल, कार्यालय लाइन, या कॉल सेंटर।
यहाँ एक ब्रेकडाउन है:
- कर मुक्त नंबर: यह याद रखने में आसान विशेष नंबर है (अक्सर अमेरिका में 800, 888 आदि से शुरू होता है - अन्य देशों में अलग-अलग नंबरों से शुरू होता है) जिस पर लोग मुफ्त में कॉल करते हैं।
- अग्रेषित करना: टोल-फ़्री नंबर पर कॉल आपके पसंदीदा गंतव्य, जैसे आपके कार्यालय या कॉल सेंटर पर निर्देशित की जाती हैं।
आपके व्यवसाय मॉडल के लिए क्या सही है, इसके आधार पर, आप एक नंबर या एकाधिक नंबरों पर कॉल अग्रेषित करने के लिए टोल-फ्री फ़ॉरवर्डिंग सेट कर सकते हैं।
यदि आप एकाधिक नंबरों के लिए जाते हैं, तो आप यह सुनिश्चित करने के लिए अपने टोल-फ्री फ़ॉरवर्डिंग सेवा प्रदाता से कई अन्य सुविधाओं का उपयोग कर सकते हैं कि आप कभी भी कॉल न चूकें, जैसे कि फ़ोन की घंटी क्रम से बजना, सभी की घंटी एक साथ बजना, या उन्हें रूट किया जाना यह सुनिश्चित करने के लिए एक विशिष्ट विभाग या स्थान कि आपकी कॉल का उत्तर 24/7 दिया जाए।
टोल-फ्री अग्रेषण के लाभ
जैसा कि आप कल्पना कर सकते हैं, टोल-फ़्री फ़ॉरवर्डिंग के अनेक लाभ हैं। यहां ग्राहकों और व्यवसायों दोनों के लिए कुछ सबसे महत्वपूर्ण बातें दी गई हैं:
- बढ़ी हुई पहुंच: संपर्क में आने वाली संभावित बाधा को दूर करते हुए ग्राहक आप तक निःशुल्क पहुंच सकते हैं। इससे अधिक पूछताछ, बिक्री और बेहतर ग्राहक संतुष्टि हो सकती है।
- अंतर्राष्ट्रीय एक्सपोज़र और दुनिया भर के ग्राहकों के साथ जुड़ाव: टोल-फ़्री नंबर अंतरराष्ट्रीय उपसर्गों के साथ प्राप्त किए जा सकते हैं, जिससे व्यवसायों को दुनिया भर के विभिन्न देशों में स्थानीय उपस्थिति का विज्ञापन करने की अनुमति मिलती है। इससे विश्वास बढ़ सकता है और विदेशी ग्राहकों को उच्च अंतरराष्ट्रीय शुल्क के बिना कॉल करने के लिए प्रोत्साहित किया जा सकता है।
- व्यावसायिक छवि: एक टोल-फ़्री नंबर वैधता और स्थापित उपस्थिति की भावना दर्शाता है। यह उन स्टार्टअप या छोटे व्यवसायों के लिए विशेष रूप से उपयोगी है जो अपनी ब्रांड छवि में सुधार करना चाहते हैं।
- लचीलापन और मापनीयता: कॉल को समय, दिन या कॉलर इनपुट के आधार पर मोबाइल फोन, लैंडलाइन या कई गंतव्यों सहित किसी भी स्थान पर अग्रेषित किया जा सकता है। यह सुनिश्चित करता है कि कॉल सही समय पर सही व्यक्ति तक पहुंचे, यहां तक कि उच्च कॉल वॉल्यूम वाले व्यवसायों के लिए भी।
- बेहतर ग्राहक सेवा: ऑटो अटेंडेंट और कॉल रूटिंग जैसी सुविधाएं कॉल प्रक्रिया को सुव्यवस्थित कर सकती हैं, प्रतीक्षा समय को कम कर सकती हैं और ग्राहकों को सबसे योग्य प्रतिनिधि के पास भेज सकती हैं।
- लागत प्रभावशीलता: हालाँकि टोल-फ़्री नंबरों के साथ शुल्क जुड़े हुए हैं, वे पारंपरिक फ़ोन लाइनों की तुलना में कॉल प्रबंधित करने का एक लागत प्रभावी तरीका हो सकते हैं, विशेष रूप से उन व्यवसायों के लिए जो विस्तृत भौगोलिक क्षेत्र से कॉल प्राप्त करते हैं।
- डेटा और ट्रैकिंग: कई टोल-फ़्री फ़ॉरवर्डिंग सेवाएँ एनालिटिक्स प्रदान करती हैं जो कॉल वॉल्यूम, उत्पत्ति और अन्य मेट्रिक्स को ट्रैक करती हैं। यह अत्यधिक मूल्यवान डेटा है जो व्यवसायों को ग्राहक व्यवहार को समझने और कॉल सेंटर संचालन में सुधार करने में मदद कर सकता है।
टोल-फ्री अग्रेषण की स्थापना
टोल-फ़्री फ़ॉरवर्डिंग सेट करना अविश्वसनीय रूप से आसान है। वास्तव में, पूरी प्रक्रिया में कुछ ही मिनट लगते हैं और इसके लिए केवल दो सरल चरणों की आवश्यकता होती है।
सबसे पहले, अपने चुने हुए सेवा प्रदाता के साथ अपना टोल-फ्री नंबर चुनें। पर आईडीटी एक्सप्रेस, हम 60 से अधिक देशों में टोल-फ्री नंबर प्रदान करते हैं, जिससे आपको अग्रणी दरों पर कई बाजारों तक त्वरित पहुंच मिलती है।
इसके बाद, अग्रेषण सक्रिय करें... और बस इतना ही!
एक बार सक्रिय होने पर, आप अपने नए टोल-फ़्री नंबर पर कॉल अग्रेषित करना शुरू करने के लिए तैयार हैं।
सही टोल-फ्री अग्रेषण सेवा प्रदाता का चयन करना
विभिन्न प्रकार के टोल-फ़्री फ़ॉरवर्डिंग प्रदाता उपलब्ध होने के कारण, आपकी व्यावसायिक आवश्यकताओं के लिए सही भागीदार का चयन करना महत्वपूर्ण है। यहां विचार करने योग्य कुछ प्रमुख कारक दिए गए हैं।
सुविधाएँ और कार्यक्षमता
विभिन्न प्रदाताओं द्वारा दी जाने वाली सुविधाओं का आकलन करें। उन विकल्पों की तलाश करें जो आपकी व्यावसायिक आवश्यकताओं के अनुरूप हों, जैसे ऑटो अटेंडेंट, कॉल रूटिंग, वॉइसमेल ट्रांसक्रिप्शन और कॉल एनालिटिक्स।
विश्वसनीयता और अपटाइम
सुनिश्चित करें कि प्रदाता के पास अपटाइम और न्यूनतम डाउनटाइम का एक मजबूत ट्रैक रिकॉर्ड है ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि आपका टोल-फ्री नंबर ग्राहकों के लिए हमेशा उपलब्ध रहे।
ग्राहक सहयोग
किसी भी समस्या या पूछताछ को तुरंत और कुशलता से संबोधित करने के लिए उत्तरदायी और जानकार ग्राहक सहायता वाले प्रदाता का चयन करें।
अनुमापकता
अपनी भविष्य की विकास योजनाओं पर विचार करें. ऐसा प्रदाता चुनें जो आपके व्यवसाय के विस्तार के साथ कॉल वॉल्यूम में वृद्धि को समायोजित करने के लिए अपनी सेवाओं को बढ़ा सके।
संख्या उपलब्धता
अपने इच्छित टोल-फ़्री नंबरों की उपलब्धता पर शोध करें। प्रदाता अतिरिक्त शुल्क के लिए वैनिटी नंबर (याद रखने में आसान अनुक्रम) की पेशकश कर सकते हैं।
लागत संबंधी विचार और मूल्य निर्धारण मॉडल
निःसंदेह, जब प्रदाताओं की जांच की जाती है तो एक और बात जो आपको ध्यान में रखनी चाहिए वह है टोल-फ्री फ़ॉरवर्डिंग की लागत।
कम से कम, आपको मूल्य निर्धारण योजनाओं की तुलना करने और मासिक शुल्क, प्रति मिनट कॉल दरें और सुविधाओं के लिए किसी भी अतिरिक्त शुल्क जैसे कारकों पर विचार करने की आवश्यकता होगी। अंततः, आप एक ऐसा प्रदाता चुनना चाहेंगे जो पारदर्शी और लागत प्रभावी समाधान प्रदान करता हो।
आपके सामने कई अलग-अलग मूल्य निर्धारण मॉडल आ सकते हैं। यहां उसका विवरण दिया गया है कि आप क्या पाने की उम्मीद कर सकते हैं।
उपयोगानुसार भुगतान करो
कम कॉल वॉल्यूम या अप्रत्याशित कॉल पैटर्न वाले व्यवसायों के लिए एक अच्छा विकल्प। पे-एज़-यू-गो के साथ, आप बिना किसी मासिक शुल्क के प्रति मिनट कॉल के लिए भुगतान करते हैं। हालाँकि, जैसा कि आप उम्मीद कर सकते हैं, अन्य योजनाओं की तुलना में प्रति मिनट दरें आमतौर पर अधिक होती हैं।
मिनट-शामिल योजनाएं
अधिक सुसंगत कॉल वॉल्यूम वाले व्यवसायों के लिए, इस प्रकार की योजना मासिक शुल्क में शामिल मिनटों की एक निर्धारित संख्या के साथ आती है। मिनट-शामिल योजनाएं आपके भुगतान के मुकाबले प्रति मिनट बेहतर दर प्रदान करती हैं, हालांकि ध्यान रखें कि यदि आप अपने आवंटित मासिक मिनटों से अधिक हो जाते हैं तो आपसे प्रति मिनट के आधार पर अतिरिक्त शुल्क लिया जाएगा।
उच्च मात्रा वाले पैकेज
ये योजनाएं लगातार उच्च कॉल वॉल्यूम वाले व्यवसायों के लिए हैं और आम तौर पर प्रति मिनट की दर पर रियायती दर पर उपलब्ध होंगी। उच्च-मात्रा वाली योजनाएं अक्सर समर्पित खाता प्रबंधकों और प्राथमिकता समर्थन जैसे अतिरिक्त लाभों के साथ आएंगी।
अंतर्राष्ट्रीय कॉल दरें
इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि कौन सी योजना आपके लिए सही है, यदि आप अंतरराष्ट्रीय कॉलों को संभालने की उम्मीद करते हैं, तो विशिष्ट देशों से आने वाली कॉलों की दरों की जांच करना सुनिश्चित करें, क्योंकि ये घरेलू कॉल दरों से भिन्न हो सकती हैं।
टोल-फ्री फ़ॉरवर्डिंग का उपयोग करने के लिए सर्वोत्तम अभ्यास
टोल-फ़्री फ़ॉरवर्डिंग निस्संदेह सभी आकार और साइज़ के व्यवसायों के लिए एक बढ़िया समाधान है। यदि आप अपनी यात्रा शुरू करने के लिए तैयार हैं, तो यहां कुछ टोल-फ्री फ़ॉरवर्डिंग सर्वोत्तम प्रथाओं का पालन किया जाना चाहिए।
- एक यादगार नंबर चुनें क्योंकि इससे ग्राहकों के लिए आप तक पहुंचना और अन्य लोगों को आपकी सेवाओं की अनुशंसा करना हमेशा आसान हो जाता है।
- अपने टोल-फ्री नंबर का स्पष्ट रूप से प्रचार करें आपकी वेबसाइट, ईमेल, बिजनेस कार्ड और अन्य सभी मार्केटिंग सामग्रियों पर।
- ऑटो अटेंडेंट का प्रभावी ढंग से उपयोग करें कॉल करने वालों को स्पष्ट निर्देशों के साथ स्पष्ट और पेशेवर अभिवादन रिकॉर्ड करके कि उन्हें जिस विभाग की आवश्यकता है वहां कैसे पहुंचें।
- कॉल डेटा को ट्रैक और विश्लेषण करें कॉल वॉल्यूम, पीक समय और कॉलर स्थानों को बेहतर ढंग से समझने के लिए ताकि आप तदनुसार अपनी कॉल रूटिंग और ग्राहक सेवा रणनीतियों को अनुकूलित कर सकें।
- अपनी टोल-फ़्री अग्रेषण प्रणाली का परीक्षण करें समय-समय पर यह सुनिश्चित करने के लिए कि कॉल सही ढंग से रूट की जा रही हैं और ध्वनि मेल कैप्चर किए जा रहे हैं।
टोल-फ़्री फ़ॉरवर्डिंग प्रौद्योगिकी में भविष्य के रुझान
टोल-फ़्री अग्रेषण लगातार विकसित हो रहा है। जैसे-जैसे हम भविष्य की ओर बढ़ रहे हैं, इस तकनीक के और भी अधिक कुशल होने की संभावना है।
उदाहरण के लिए, कृत्रिम बुद्धिमत्ता (एआई) को कई तरीकों से पेश किया जा सकता है। स्मार्ट कॉल रूटिंग एक है. यह वह जगह है जहां एआई कॉलर डेटा (स्थान, पिछली बातचीत आदि) का विश्लेषण करता है और स्वचालित रूप से कॉल करने वाले को सबसे उपयुक्त एजेंट तक पहुंचाता है, जिससे प्रतीक्षा समय कम हो जाता है और कॉल रिज़ॉल्यूशन में सुधार होता है।
एआई-संचालित वर्चुअल असिस्टेंट जो ग्राहकों के बुनियादी सवालों का जवाब दे सकते हैं, अपॉइंटमेंट शेड्यूलिंग को संभाल सकते हैं, या कॉल करने वालों को उचित संसाधनों तक निर्देशित कर सकते हैं, एक और संभावना है।
इसके अलावा, एआई-संचालित उन्नत एनालिटिक्स जैसे भावना विश्लेषण और भाषण पहचान का उपयोग कॉल के दौरान ग्राहकों की संतुष्टि को मापने के लिए किया जा सकता है, जिससे व्यवसायों को संभावित मुद्दों को अधिक कुशलता से संबोधित करने की अनुमति मिलती है।
अंततः, स्पैम कॉल को रोकने और डेटा सुरक्षा में सुधार के लिए उन्नत प्रमाणीकरण प्रणाली लागू की जा सकती है।
आईडीटी एक्सप्रेस के साथ टोल-फ्री अग्रेषण के साथ आगे बढ़ें
टोल-फ्री फ़ॉरवर्डिंग व्यवसायों के लिए ग्राहक पहुंच बढ़ाने, कॉल प्रबंधन में सुधार और मूल्यवान अंतर्दृष्टि प्राप्त करने के लिए एक शक्तिशाली और बहुमुखी समाधान प्रदान करता है। और भविष्य में एआई और डेटा एनालिटिक्स में रोमांचक प्रगति लाने के साथ, टोल-फ्री फ़ॉरवर्डिंग और भी अधिक रणनीतिक संपत्ति बनने की ओर अग्रसर है।
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