بسبب جائحة كوفيد-19، كافحت العديد من الشركات لتحصيل الديون واضطرت إلى التفاوض بشأن المستحقات المستحقة مع العملاء الذين كانوا يتعاملون مع مشكلات مالية. لكن الأمور تعود إلى طبيعتها الآن، أو ربما إلى نوع مختلف من الوضع الطبيعي، وتحتاج الشركات إلى زيادة التدفق النقدي لتظل قادرة على الاستمرار، لذا فإن تحصيل الديون ينتعش مرة أخرى.
قد يكافح العملاء لسداد ديونهم في ظل المناخ الاقتصادي الصعب اليوم ومعظم الناس لا يحبون عملية الاتصال بالعميل للمطالبة بالأموال التي يدينون بها. غالبًا ما تكون مكالمات التحصيل هي آخر شيء في قائمة المهام في أقسام الائتمان التي تعاني من إجهاد ونقص في الموظفين. إنها ليست مهمة سهلة ، وهناك ضغط إضافي ناتج عن الفشل أو الإحراج.
ولهذا السبب يجب على وكالات التحصيل تحسين أساليب التحصيل من خلال استخدام حل مركز اتصال فعال من شأنه زيادة إنتاجية وكيل الخدمة والحفاظ على الاستقرار المالي. إن استراتيجية التحصيل الجيدة لا تؤدي إلى تعزيز الإيرادات فحسب، بل تضمن أيضًا الاستقرار والنمو على المدى الطويل.
ستساعدك هذه التقنيات الستة في تعظيم حلول مركز الاتصال لديك وزيادة تحصيل الديون.
1. زيادة إنتاجيتك باستخدام أنظمة الاتصال الآلي (ADS)
في سيناريو تحصيل الديون التقليدي ، يجب على وكيل التحصيل طلب الأرقام يدويًا. يتضمن ذلك التعامل مع الاتصال الضعيف ، والنغمات المشغولة ، وعدم الرد ، وآلات الرد ، بالإضافة إلى تدوين الملاحظات المادية. ونتيجة لذلك ، يمتلك الوكيل 15 دقيقة فقط من الوقت الإنتاجي في الساعة ويمكنه التفاعل مع 40-50 جهة اتصال يوميًا ، بينما يقلل برنامج الاتصال الآلي من وقت خمول الوكيل.
يمكن للوكلاء تحسين معدلات الاتصال الخاصة بهم بنسبة 200٪ على الأقل باستخدام أنظمة الاتصال الآلي المتقدمة. هذا يعني أن كل وكيل تحصيل يمكنه التعامل مع ما يقرب من ضعف عدد المكالمات في الساعة. يمكن تقليل أوقات الانتظار والمكالمات التي تم إسقاطها ووقت خمول الوكيل باستخدام برنامج الاتصال التنبئي وخوارزميات الاتصال التلقائي. يمكن توجيه المكالمات إلى الوكلاء تلقائيًا بناءً على مدة المكالمة والتوافر والخبرة.
2. البحث عن أفضل الطرق للتواصل والأتمتة
الخطوة الأولى في التحصيل الفعال للديون هي التواصل. في جميع اتصالات العملاء ، يعد التخصيص أمرًا ضروريًا. اختر أفضل قناة لكل فرد - يمكن أن تكون الرسائل القصيرة أو البريد الإلكتروني أو المكالمات الهاتفية.
قبل أن تلتقط الهاتف ، اجمع أكبر قدر ممكن من المعلومات لفهم كل ما يتعلق بوقوع الديون التي تتصل بها. وجود الحقائق من جانبك يبقيك في موقع القيادة. أنت لا تريد التحديق الفارغ لعرقلة المحادثة. يعرف العديد من العملاء أنه ليس لديك معلومات دقيقة أو كاملة ، لذا قبل التواصل ، تأكد من أن لديك التفاصيل التالية:
- شروط البيع
- السلع / الخدمات المشتراة
- المبلغ المستحق
- تاريخ الاستحقاق
- فواتير أخرى غير مدفوعة
- الشخص الذي تتصل به.
من المستحسن أيضًا مراجعة سجل الدفع الخاص بالعميل مع شركتك وأي حالات تخلف عن السداد أخرى قد تضطر إلى تحديد ما إذا كان هذا حدثًا لمرة واحدة أو نمطًا.
السماح ببعض المرونة - قد يتمكن العميل الذي يواجه مشكلة في سداد الدين من السداد بمرور الوقت. انتبه لما يجب أن يقولوه وقدم اقتراحات حتى يتم العثور على حل. في وقت لاحق ، يمكنك وضع خطة تفيد كلاكما.
لتوفير الوقت ، قم بأتمتة قدر الإمكان بعد تحديد أفضل قنوات الاتصال. يمكن أتمتة تذكيرات الدفع لتوفير الوقت والسماح للموظفين بالتركيز على المسؤوليات الأخرى. بالإضافة إلى ذلك ، تعمل أتمتة دورة اتصالات الدفع على زيادة احتمالية السداد في الوقت المناسب ، مما يساعد على منع العملاء من الوقوع في الديون.
3. توثيق كل شيء
يمكن أن يساعد حل مركز الاتصال المستند إلى السحابة في تسجيل التفاصيل. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن الاتصال بالعملاء على الفور من خلال لوحة معلومات قائمة على السحابة ، وينبغي على محصلي الديون القيام بذلك أيضًا.
سيساعدك الاحتفاظ بملاحظات دقيقة أثناء مناقشة الفاتورة المستحقة مع العميل على تجنب خلافات الديون المستقبلية. إذا كانت شركتك تستخدم برنامج تتبع ، فاملأ الفراغات قدر الإمكان واستمر في إضافة معلومات جديدة إلى ملفك عندما تحصل عليها.
اشرح خطة السداد للمدين شخصيًا. أولاً ، من الضروري تلخيص متى وكيف سيدفع المدين. بعد ذلك ، قم بتوثيقه عبر البريد الإلكتروني أو الفاكس أو الخطاب.
في حالة وجود شكوى أو حجة ، سيتم استخدام المعلومات للأغراض التالية:
- يمكنك استخدام ملاحظات هواة الجمع وتسجيلات المكالمات لعمل نسخة احتياطية من قضيتك.
- أسهل في المتابعة.
- يمكن استخدامه لنشر المعلومات إلى وكلاء مركز الاتصال الخاص بك وبقية شركتك لأن المكالمات من الدائنين يتم التعامل معها من قبل أي شخص يرد على الهاتف. لذلك قد لا يكون الشخص الذي بدأ العملية هو الشخص الذي يرد على الهاتف في ذلك الوقت.
4. يجب أن تكون أنظمة تحصيل البيانات والديون مركزية
تتطلب عملية تحصيل الديون التي تركز على العميل بيانات. كلما زادت المعلومات المتوفرة لديك عن كل عميل ، زادت قدرتك على التشغيل الآلي والتخصيص. يمكنك القيام بذلك عن طريق مركزية معلومات العميل.
يعد إنشاء نظام مركزي أحد أكثر الطرق فعالية لخفض تكاليف تحصيل الديون. يمكن لجميع موظفي المجموعة الوصول إلى نفس قاعدة البيانات بنظام مركزي. يقوم بتنشيط المتصلين والمجمعين للعمل أو تقييم الحسابات في حالة حدوث مشكلة. عند الإعداد والصيانة بشكل صحيح ، يجعل النظام جميع معلومات المستحقات سهلة الوصول إليها والبحث فيها من قبل مدير الحساب. يمكن للشركات تقليل التكاليف ووقت الحساب من خلال استخدام نظام مركزي سهل الاستخدام ويحتوي على جميع البيانات الضرورية.
يتم تضمين سير العمل وصنع القرار وخدمة العملاء واتصالات البيانات والجوانب الأخرى لتحصيل الديون الموحد. هذا يسمح بتطوير عملية تحصيل ديون أكثر تعقيدًا وشخصية. لا توفر لك طريقة تحصيل الديون هذه المال فحسب ، بل تزيد أيضًا من المبالغ المستردة من خلال السماح لك بإجراء اتصال شخصي مع أكثر دائنيك صعوبة. يمكن أن يساعدك ذلك في تحويل المدينين إلى عملاء بالإضافة إلى زيادة تحصيل الديون وتسويتها.
يمكن أن يساعد نظام تحصيل الديون المركزي أيضًا في تتبع مدفوعات العملاء باستخدام التحليلات. يمكن أن ينبهك إلى التأخير المزمن أو التدريجي "للمضي قدمًا" في حسابات المشكلات المحتملة. بمعنى آخر ، يمكن أن يساعد عملك على تجنب الديون المعدومة.
5. استخدام العمليات الموجهة للعملاء
تجعل العمليات الموجهة للعملاء المدفوعات بسيطة وسريعة وآمنة. لذلك ، يجب على وكالات التحصيل النظر في قبول أو استخدام خيارات الدفع المستندة إلى التطبيق جنبًا إلى جنب مع الخيارات القائمة على الويب. يمكن أن تساعد المكالمات الهاتفية والمدفوعات عبر الإنترنت التلقائية في تأمين عمليات التحصيل السهلة ، وعادة ما يكون معظم المدينين مستعدين لوضع خطة دفع عندما يكون الوصول إليها متاحًا.
تعد الحلول عبر الإنترنت الآن الطريقة الأكثر ملاءمة وأمانًا لتلقي المدفوعات. باستخدام أدوات مثل PayPal و Square ، يمكنك إصدار فواتير وقبول المدفوعات بدون شركة خدمات بطاقات ائتمان تجارية تابعة لجهة خارجية. يسمح عدد متزايد من بوابات التسوية المبرمجة مسبقًا للمدينين بتقديم عروض أو جدولة مدفوعات دون مشاركة بشرية. تعد أتمتة عملية تحصيل الديون أمرًا بالغ الأهمية لتقليل النفقات وتحسين النتائج. كما أنه سيجعل المدفوعات والتسويات والتذكيرات عبر الرسائل النصية أو البريد الإلكتروني أسهل وأسرع ، وبالتالي تحسين تجربة العملاء.
تعد مواكبة أحدث التقنيات التي تركز على العملاء أمرًا حيويًا لأن قنوات الاتصال تتغير باستمرار.
6. اختر الناقل المناسب لمنصة مركز الاتصال الخاص بك
أنت بحاجة إلى شركة شبكة سحابية موثوقة وعالية الجودة كشركة لتحصيل الديون. سيساعد في الإدارة الفعالة للعملاء والديون من خلال دمج معلومات العملاء من مجموعة متنوعة من المصادر في سجل عميل واحد مفصل ودقيق. ويجب أن يتمتع أيضًا بإمكانيات تسجيل المكالمات والاتصال التنبؤي. بالإضافة إلى ذلك، فإن نسبة الاستجابة إلى الضبط الأفضل (ASR) ستؤدي إلى زيادة المجموعات.
في معظم الأحيان، ستكون هناك حاجة إلى حل قائم على السحابة للقيام بالعمل لأنه يمكنه غربلة ودمج تدفقات بيانات متعددة. كما أنها قامت بتحسين قدرات الاتصال الصادرة والواردة. يوفر IDT BYOC للمؤسسة جودة صوت فائقة ، وقابلية للتوسع ، وموثوقية شركة الاتصالات ، والتكرار لاستمرارية الأعمال والتغطية والتحكم.
قد لا تكون المؤسسة التي لديها اشتراك في منصة صوتية سحابية أو مستضافة مسرورة بالخيارات أو الجودة أو الدعم أو أسعار الإنهاء التي يقدمها موفر النظام الأساسي. باستخدام BYOC، يمكن للمؤسسة التفاوض مباشرة على فواتير وإدارة خدماتها الصوتية مع شركة اتصالات صوتية خارجية من اختيارها.
تقدم BYOC الاحتياجات المطلوبة لمنصة مركز اتصال فعالة ، وتسمح المرونة التشغيلية لـ IDT للمؤسسات بالتوسع والنمو مع التأكيد على أنها ستتلقى الدعم الكامل من شريك موثوق به.
هل ترغب في زيادة كفاءة وحجم الديون المحصلة هذا العام وفي المستقبل؟ ألق نظرة على النظام الأساسي السحابي BYOC. اتصل بنا!
