今年生效的新歐盟《金融工具市場指令》(MIFID II)旨在改善金融市場的功能。 作為這一總體目標的一部分,它要求提供金融服務和建議的公司記錄與金融交易有關的通信(包括電話,電子郵件和麵對面的會議)。 這些必須包括所下訂單的詳細信息和條款。 記錄將需要保存五年(在某些情況下為七年)或與客戶的關係持續時間,並且可以使用記錄來發現任何市場濫用行為。

至關重要的是,MiFID II涵蓋了一些公司,特別是保險經紀人和大宗商品交易公司,而這些公司不屬於最初的2007年MiFID立法範圍。 這意味著,包括獨立財務顧問和抵押經紀人在內的全新業務部門現在將需要遵守規則。

在涉及電信系統的地方,這對技術提出了一些新的要求。 那麼您需要做什麼以及有哪些可用選項?

傳統電話系統

使用傳統的座機電話系統,您可以選擇在現場添加錄音設備。 這通常會將呼叫記錄在硬盤上,因此您需要確保有足夠的存儲容量來應付需要存檔的呼叫量。 現在,某些提供商提供了記錄座機呼叫並將其保存到雲的功能,該技術還使從單個電話進行記錄成為可能。

如果您具有會話發起協議(SIP)電話系統,則再次可以使用現場錄製選項,儘管這些選項可能很昂貴,並且再次出現存儲量和歸檔的問題。 有可用的雲記錄選項可以消除對硬件的需求,但是重要的是要檢查它們是否符合FCA規則。

手機通話

許多財務顧問在辦公室外花費大量時間,因此處理移動電話問題是一個特別的問題。 您可以禁止移動設備使用,但這是一種嚴厲的措施,會降低靈活性和生產力。

錄製客戶端可以安裝在移動設備上,而無需更改硬件。 但是,這僅捕獲語音呼叫,並且法規也要求捕獲文本消息。 解決方案可能是切換到使用記錄SIMS,該SIMS能夠根據需要記錄語音和SMS流量。 這涉及到成本,這可能意味著您必須切換移動合同。

VoIP上的語音終止

越來越多的行業正在轉向基於VoIP的電話系統,以節省通話成本並受益於更大的靈活性。 大多數VoIP服務提供商都提供某種形式的呼叫記錄。 但是,這通常是有代價的。 同樣重要的是,再次檢查一下錄音是否為FCA投訴,以及是否將通話保留規定的時間。

VoIP當然可以擴展到您的企業移動電話。 這具有一個額外的優勢,即無論是在辦公室還是在移動中都可以記錄所有呼叫。

商業考慮

如我們所見,根據您所使用的電信系統的類型,有許多可用的錄製選項。 第一步是與您現有的供應商聯繫,以查明他們可以提供哪些選擇以及將會產生哪些額外費用。

您還需要檢查所提供的所有記錄系統是否符合FCA。 如果發現現有供應商提供的系統不兼容,則可能需要考慮交換系統。 同樣,這裡可能涉及成本,但是,如果他們知道您是金融服務企業並且需要進行符合要求的通話記錄,他們將發現很難為向您收取因更換供應商而獲得適當費用的罰款服務。

為了捕獲所有可能包含財務建議的電話,許多人會被誘惑記錄所有內容。 這樣做的問題是您最終需要保留大量數據,而其中許多數據可能都不重要。 您也可以通過錄製超出法律範圍的呼叫來解決隱私問題。

幸運的是,以智能記錄系統的形式可以解決此問題。 這些工具可以使用分析來標記特定的單詞或發現某些類型的呼叫,以便您可以確保獲取了需要保留的信息,而忽略了不需要的信息。 該技術還可以幫助識別不遵守規則的員工。