今年生效的新欧盟《金融工具市场指令》(MIFID II)旨在改善金融市场的功能。 作为这一总体目标的一部分,它要求提供金融服务和建议的公司记录与金融交易有关的通信,包括电话,电子邮件和面对面的会议。 这些必须包括所下订单的详细信息和条款。 记录将需要保存五年(在某些情况下为七年)或与客户的关系持续时间,并且可以使用记录来发现任何市场滥用行为。

至关重要的是,MiFID II涵盖了一些公司,特别是保险经纪人和商品交易公司,这些公司不属于最初的2007 MiFID立法范围。 这意味着,包括独立财务顾问和抵押经纪人在内的全新业务部门现在将需要遵守规则。

在涉及电信系统的地方,这对技术提出了一些新的要求。 那么,您需要做什么以及有哪些可用选项?

传统电话系统

使用传统的座机电话系统,您可以选择在现场添加录音设备。 这通常会将呼叫记录在硬盘上,因此您需要确保有足够的存储容量来应付需要存档的呼叫量。 现在,某些提供商提供了记录座机呼叫并将其保存到云的功能,该技术还使得可以从单个电话进行记录。

如果您具有会话发起协议(SIP)电话系统,则再次可以使用现场录制选项,尽管这些选项可能很昂贵,并且再次出现存储量和归档的问题。 有可用的云记录选项可以消除对硬件的需求,但是重要的是要检查它们是否符合FCA规则。

手机通话

许多财务顾问在办公室外花费大量时间,因此处理移动电话问题是一个特别的问题。 您可以禁止移动设备使用,但这是一种严厉的措施,会降低灵活性和生产力。

可以将记录客户端安装在移动设备上,而无需更改硬件。 但是,这仅捕获语音呼叫,并且法规也要求捕获文本消息。 解决方案可能是切换到使用记录SIMS,该SIMS能够根据需要记录语音和SMS流量。 这涉及到成本,这可能意味着您必须转换移动合同。

VoIP上的语音终止

越来越多的行业正在转向基于VoIP的电话系统,以节省通话成本并从更大的灵活性中受益。 大多数VoIP服务提供商都提供某种形式的呼叫记录。 但是,这通常是有代价的。 同样重要的是,再次检查一下记录是否为FCA投诉,以及是否将通话保留规定的时间。

VoIP当然可以扩展到您的企业移动电话。 这具有一个额外的优点,即无论是在办公室还是在移动中都可以记录所有呼叫。

商业考虑

如我们所见,根据您所使用的电信系统的类型,有许多可用的录制选项。 第一步是与您现有的供应商核对,以了解他们可以提供哪些选择以及额外的费用。

您还需要检查所提供的所有编码系统是否符合FCA。 如果发现现有供应商提供的系统不兼容,则可能需要考虑交换系统。 同样,这里可能涉及成本,但是,如果他们知道您是金融服务企业并且需要进行符合要求的通话记录,他们将发现很难为向您收取因更换供应商而获得适当费用的罚款服务。

为了捕获可能包含财务建议的所有电话,许多人会被诱惑记录所有内容。 这样做的问题是,您最终需要保留大量数据,而其中许多数据可能并不重要。 您还可以通过录制超出法律范围的呼叫来解决隐私问题。

幸运的是,以智能记录系统的形式可以解决此问题。 这些工具可以使用分析来标记特定的单词或发现某些类型的呼叫,以便您可以确保获取了需要保留的信息,而忽略了不需要的信息。 该技术还可以帮助识别不遵守规则的员工。