Новая Директива ЕС о рынках финансовых инструментов (MIFID II), вступающая в силу в этом году, направлена на улучшение функционирования финансовых рынков. В рамках этой всеобъемлющей цели требуется, чтобы фирмы, предлагающие финансовые услуги и консультации, записывали сообщения, включая телефонные звонки, электронные письма и личные встречи, которые связаны с финансовыми транзакциями. Они должны включать подробную информацию и условия всех размещенных заказов. Записи необходимо будет хранить в течение пяти лет (в некоторых случаях семи) или в течение всего периода отношений с клиентом, и записи могут использоваться для выявления любых рыночных злоупотреблений.
Важно отметить, что MiFID II распространяется на некоторые фирмы, в частности страховых брокеров и фирмы, торгующие сырьевыми товарами, которые не подпадали под действие первоначального закона MiFID 2007 года. Это означает, что целый ряд предприятий теперь должен будет соблюдать правила, включая независимых финансовых консультантов и ипотечных брокеров.
Что касается телекоммуникационных систем, это предъявляет некоторые новые требования к технологиям. Итак, что же вам нужно сделать и какие варианты доступны?
Традиционные телефонные системы
При использовании обычных стационарных телефонных систем у вас есть возможность добавить записывающее устройство на месте. Обычно звонки записываются на жесткий диск, поэтому вам необходимо убедиться, что у вас достаточно места для хранения, чтобы справиться с объемом звонков, которые вам необходимо архивировать. Некоторые провайдеры теперь предлагают возможность записывать звонки по стационарным телефонам и сохранять их в облаке, эта технология также позволяет записывать звонки с отдельных телефонов.
Если у вас есть телефонная система с протоколом инициации сеанса (SIP), снова доступны варианты записи на месте, хотя они могут быть дорогими, и, опять же, у вас возникают проблемы с объемами хранения и архивированием. Доступны варианты записи в облако, которые устраняют необходимость в оборудовании, однако важно убедиться, что они соответствуют правилам FCA.
Мобильные звонки
Многие финансовые консультанты проводят много времени вне офиса, поэтому решение вопроса мобильных звонков представляет собой особую проблему. Вы могли бы запретить использование мобильных устройств, но это драконовская мера, которая снижает гибкость и производительность.
Клиент записи можно установить на мобильные устройства без необходимости замены оборудования. Однако при этом фиксируются только голосовые вызовы, а правила требуют захвата и текстовых сообщений. Решением может стать переход на использование записывающих SIMS, которые при необходимости способны записывать как голосовой, так и SMS-трафик. Это требует затрат, и это может означать, что вам придется сменить контракт на мобильную связь.
Голосовая терминация на VoIP
Все чаще предприятия во всех отраслях обращаются к телефонным системам на базе VoIP, чтобы сэкономить на расходах на звонки и получить выгоду от большей гибкости. Большинство поставщиков услуг VoIP предлагают ту или иную форму записи разговоров. Однако обычно за это приходится платить. Также важно еще раз проверить, что запись является жалобой FCA и что звонки будут храниться в течение необходимого периода.
VoIP, конечно, можно распространить на мобильные телефоны вашего бизнеса. Это дает дополнительное преимущество: все звонки могут быть записаны независимо от того, сделаны ли они из офиса или в пути.
Деловые соображения
Как мы видели, существует несколько вариантов записи в зависимости от типа телекоммуникационной системы, которую вы используете. Первый шаг — связаться с вашими существующими поставщиками, чтобы узнать, какие варианты у них есть и каковы будут дополнительные расходы.
Вам также необходимо будет убедиться, что все предлагаемые системы перекодирования соответствуют требованиям FCA. Если вы обнаружите, что ваш существующий поставщик предлагает систему, не соответствующую требованиям, вам, возможно, придется подумать о смене системы. И здесь могут возникнуть затраты, однако, если они знают, что вы представляете компанию, предоставляющую финансовые услуги, и вам необходимо иметь соответствующую требованиям запись разговоров, им будет трудно оправдать взимание с вас штрафа за смену поставщика услуг для получения подходящего поставщика услуг. услуга.
Чтобы зафиксировать все звонки, которые могут содержать финансовые советы, у многих людей возникает соблазн записать все. Проблема в том, что вы получаете большой объем данных, которые вам нужно хранить в течение длительного времени, большая часть которых может оказаться неактуальной. Вы также можете столкнуться с проблемами конфиденциальности, записывая звонки, выходящие за рамки законодательства.
К счастью, на этот вопрос есть технологический ответ в виде интеллектуальных систем записи. Они могут использовать аналитику для пометки определенных слов или определения определенных типов вызовов, чтобы вы могли быть уверены, что получаете нужную информацию, и игнорируете ту, которая вам не нужна. Эта технология также может помочь выявить сотрудников, не соблюдающих правила.
