Внедрение системы оповещения о чрезвычайных ситуациях с использованием WhatsApp

Почему экстренное реагирование является необходимостью бизнеса

Поскольку конфликты, стихийные бедствия и экстремальные климатические явления стали обычным и почти ежедневным явлением, индивидуальные предприниматели и организации нуждаются в эффективной и надежной системе оповещения о чрезвычайных ситуациях, связи и распространения информации. Это удовлетворяет как потребность в том, чтобы держать клиентов и заинтересованные стороны в курсе последних событий и предписанных курсов действий, так и обязательство предоставлять этим сторонам ресурсы, необходимые им для преодоления чрезвычайных обстоятельств.

Эта система реагирования на чрезвычайные ситуации должна быть безопасной, надежной, способной поддерживать связь в режиме реального времени и иметь достаточный охват, чтобы охватить все области, в которых предприятие проявляет активный интерес.

Команда WhatsApp сообщения Платформа насчитывает около двух миллиардов активных пользователей из 180 стран. Это третья по популярности социальная платформа в мире и надежное средство общения, на которое пользователи с готовностью отвечают. Взаимодействие в WhatsApp осуществляется с помощью сквозного шифрования, что обеспечивает конфиденциальность пользователей, и возможна двусторонняя связь в режиме реального времени. 

Коммерческим пользователям WhatsApp Business требуется, чтобы компании прошли процедуру утверждения перед созданием фирменного бизнес-профиля. Это гарантирует потребителям, которые контактируют с этими брендами, что они имеют дело с проверенным и заслуживающим доверия источником информации.

Функции, которые пользователи могут использовать для сообщения о происшествиях и оповещения о чрезвычайных ситуациях, делают WhatsApp ценным ресурсом в арсенале управления кризисами любого предприятия.

Как использовать WhatsApp в качестве системы экстренного оповещения

Есть несколько способов, которыми вы можете используйте WhatsApp в качестве системы экстренного оповещения и инструмент антикризисного управления. Среди функций и возможностей, которые WhatsApp предоставляет для этой цели, можно выделить следующие:

Массовые коммуникации

API — это интерфейс прикладного программирования, который представляет собой набор протоколов и инструментов, позволяющих программным приложениям отправлять и получать текстовые сообщения программным способом. С помощью API WhatsApp Business предприятия и организации могут установить прямую линию связи со своими заинтересованными сторонами.

Эта возможность позволяет организациям рассылать массовые оповещения при возникновении непредвиденных событий. Предприятия на платформе WhatsApp могут рассылать эти экстренные оповещения своим сотрудникам и клиентам, которые согласились или подписались на получение сообщений от бренда или, в более широком смысле, в качестве публичного объявления.

Благодаря обмену сообщениями WhatsApp в режиме реального времени получатели могут мгновенно получить доступ к этим экстренным оповещениям, что повышает шансы оперативно отреагировать на события и принять все необходимые меры предосторожности.

Обратите внимание, что пользователи бесплатного приложения WhatsApp Business могут отправлять массовые сообщения только 256 контактам одновременно. Любая организация, желающая транслировать экстренные массовые сообщения большему количеству людей, должна будет рассмотреть один из платных вариантов, доступных в рамках WhatsApp Business Cloud API.

Это облачная версия WhatsApp Business API или локальный API, размещенный Meta (материнской компанией WhatsApp). Организации могут использовать ресурсы разработчиков Meta для создания собственных внутренних инструментов для обмена сообщениями или использовать экспертизу одобренного Meta официального поставщика бизнес-услуг (BSP).

Массовое общение с помощью этой опции должно соответствовать уровням ограничения обмена сообщениями WhatsApp. Они варьируются от уровня 1 (1,000 уникальных получателей сообщений WhatsApp в день) до уровня 2 (10,000 3 уникальных получателей сообщений WhatsApp), уровня 100,000 (4 XNUMX уникальных получателей) и уровня XNUMX (неограниченное количество получателей сообщений WhatsApp в день).

Цены на использование этого средства массовой информации различаются в зависимости от географического региона.

Получатели во всех случаях должны дать активное согласие на получение сообщений от организации через ее номер WhatsApp. Кроме того, все сообщения (составленные внутри компании или переданные по субподряду BSP) должны соответствовать собственным стандартам WhatsApp для бизнес-коммуникаций.

Используйте двустороннюю связь для участия в критическом диалоге

API WhatsApp Business обеспечивает двустороннюю связь. Таким образом, используя WhatsApp, кризисные менеджеры могут напрямую общаться со службами реагирования на местах, реагирующими на текущие события, или с людьми, которые нуждаются в помощи.

Благодаря двустороннему потоку информации и реагированию организации могут использовать свою систему экстренного оповещения и связи WhatsApp для сбора важной информации о текущем кризисе, уточнения важных деталей, а также предоставления ресурсов и уверенности своим контактам.

Содействие спасательным операциям и операциям по оказанию помощи

Аварийные службы и органы общественной безопасности могут использовать WhatsApp для отправки экстренных сообщений людям в определенной географической области, для выпуска критических советов и инструкций. Например, средства массовой информации могут направлять сообщества в районах, пострадавших от стихийных бедствий, на лучшие маршруты для безопасной эвакуации или на места выдачи продуктов питания, медицинской и бытовой помощи.

Координаторы помощи могут использовать графический пользовательский интерфейс на основе ГИС для отображения географических координат и номеров телефонов своих групп реагирования. Таким образом, они смогут улучшить распределение ресурсов и лучше расставить приоритеты в своих операциях по спасению и оказанию помощи.

Собирайте информацию с мест

Используя инструменты обмена мультимедийными сообщениями WhatsApp, люди на местах могут отправлять текстовые сообщения, изображения, видео и данные о местоположении, чтобы сообщать об инцидентах в режиме реального времени. Отчеты такого рода могут предоставить координаторам центра кризисного управления предприятия важную информацию для принятия решений.

В командном центре реагирования на чрезвычайные ситуации организации могут развертывать чат-боты WhatsApp, чтобы снизить нагрузку на персонал, предоставляя автоматические ответы на часто задаваемые вопросы, а также сделать базу знаний и ресурсы мгновенно доступными для тех, кто в них нуждается.

Будьте конкретны с помощью целевых коммуникаций

Возможности группового обмена сообщениями и трансляции WhatsApp позволяют организациям сегментировать получателей сообщений по различным критериям, таким как местоположение или демографические данные. Координаторы реагирования могут распределять получателей по различным спискам рассылки. 

В целях оповещения о чрезвычайных ситуациях и кризисного управления это позволяет предприятиям создавать и направлять сообщения конкретным группам, таким как сотрудники, жители определенного района или заинтересованные стороны в конкретном проекте. 

Интегрируйте WhatsApp с программным обеспечением для управления инцидентами

Интеграция WhatsApp с существующими инструментами управления инцидентами облегчает автоматическое создание, отслеживание и эскалацию заявок, а также помогает снизить стрессовую нагрузку на ваш персонал реагирования. Регистрация инцидентов, о которых сообщается в WhatsApp, в рамках более широкой системы управления инцидентами организации помогает оптимизировать процессы отчетности и обработки инцидентов.

Компонент	Описание	Соображения
API WhatsApp для бизнеса	Официальный доступ для надежного, масштабируемого обмена сообщениями. Требуется партнерство с поставщиком бизнес-услуг (BSP) и выделенный номер телефона.	Избегайте неофициальных методов. Выберите авторитетного BSP. Управляйте шаблонами сообщений и соответствием.
База данных пользователей и подписка	Собирайте номера телефонов пользователей и обеспечьте явное согласие на получение оповещений. Сегментируйте пользователей для целевых оповещений. Безопасно храните и управляйте данными, соблюдая правила конфиденциальности.	Внедрите понятный процесс согласия. Предоставьте пользователям возможность управлять своими предпочтениями. Регулярно просматривайте и обновляйте данные.
Срабатывание оповещения	Автоматические триггеры на основе событий (например, датчиков) или ручные триггеры уполномоченным персоналом. Используйте готовые шаблоны сообщений для распространенных чрезвычайных ситуаций.	Интеграция с системами мониторинга. Установление четких протоколов для ручных оповещений. Обеспечение актуальности и точности шаблонов.
Содержание и формат сообщения	Ясная, краткая и точная информация. Передавайте срочность без паники. Используйте мультимедиа (изображения, видео, метки местоположения). Рассмотрите возможность многоязычной поддержки.	Отдавайте приоритет важной информации. Проверяйте точность перед отправкой. Разрабатывайте дизайн для удобства чтения на мобильных устройствах.
Доставка и мониторинг	Надежная инфраструктура для отправки сообщений. Отслеживание статуса доставки. Реализация механизма обратной связи для пользователей.	Обеспечить стабильное подключение к Интернету. Отслеживать скорость доставки и выявлять любые проблемы. Разрешить пользователям подтверждать получение оповещений.
Двусторонняя связь	Включите ответы пользователей (например, «Я в безопасности»). Предоставьте канал для вопросов и помощи (чат поддержки). Отслеживайте разговоры в режиме реального времени.	Разработать предопределенные варианты ответов. Обучить персонал управлению входящими сообщениями. Внедрить систему приоритизации срочных запросов.
Тестирование и обучение	Регулярные системные тесты и учения по чрезвычайным ситуациям. Обучение пользователей по вопросам подписки, аварийных процедур и реагирования на оповещения.	Установите график тестирования. Моделируйте различные сценарии чрезвычайных ситуаций. Предоставьте пользователям четкие инструкции.
Правовые и этические вопросы	Соблюдайте правила конфиденциальности данных. Обеспечьте точность оповещений. Поймите правовые последствия и ответственность.	Проконсультируйтесь с юристом. Примите меры по защите данных. Установите четкие правила для содержания сообщений.
интеграцию	Интеграция со службами экстренной помощи и другими коммуникационными платформами (например, SMS, социальные сети).	Установить протоколы обмена информацией с аварийно-спасательными службами. Обеспечить совместимость с другими системами.

Превращение WhatsApp в комплексную стратегию реагирования на чрезвычайные ситуации

Мы уже упоминали о преимуществах интеграции WhatsApp с существующими инструментами управления инцидентами. Включение WhatsApp в более крупную платформу кризисных коммуникаций может предоставить все преимущества, которые может предложить WhatsApp Business, в дополнение к расширенному набору функций специальной системы кризисного управления и инструмента экстренной связи.

Например, с помощью корпоративной платформы экстренной связи координаторы реагирования могут рассылать массовые уведомления неограниченному числу пользователей. Организации могут заранее запланировать массовые уведомления или рассылать их в режиме реального времени. Варианты уведомлений могут включать push-сообщения, электронную почту, SMS, телефонные звонки и веб-оповещения.

Меры предосторожности и предостережения при использовании WhatsApp

Многие традиционные решения экстренной связи взимают плату за сообщение или требуют высоких затрат на установку и обслуживание. Напротив, используя подключение к Интернету, WhatsApp может предложить более экономичную альтернативу, особенно если организации приходится иметь дело с большим объемом сообщений или длительной чрезвычайной ситуацией. 

Однако глубокая зависимость WhatsApp от подключения к Интернету может стать потенциальной точкой отказа для реагирования организации на чрезвычайные ситуации. В кризисной ситуации сетевая инфраструктура может оказаться перегруженной, скомпрометированной или даже полностью неактивной, что сделает интернет-зависимые ресурсы, такие как WhatsApp, избыточными и неработоспособными.

Поэтому для системы экстренного оповещения, которая действительно способна справиться с любой ситуацией, вам нужен запасной вариант, когда дело доходит до связи. Текст SMS является одним из таких вариантов, использующим проверенную временем технологию, которая не требует Интернета и мгновенно доступна на устройствах, начиная от самых простых телефонных трубок и заканчивая самым умным из современных аппаратных средств.

Например, IDT является одним из самых надежных глобальных телекоммуникационных партнеров в мире и ведущим поставщиком услуг голосовой связи в отрасли. Являясь подразделением корпорации IDT, IDT Express специализируется на предоставлении оптовых услуг голосовой связи, DID и глобальных SMS-сообщений A2P предприятиям малого и среднего бизнеса по всему миру.

Приложение-к-персоне или A2P SMS быстро становится предпочтительным каналом для предприятий, чтобы привлекать клиентов персонализированным, своевременным и эффективным образом. IDT Express предлагает безопасный, высоконадежный оптовый SMS-шлюз, позволяющий компаниям предоставлять исходящие односторонние A2P-коммуникацииСовременная платформа IDT соответствует самым высоким стандартам безопасности и эксплуатации.

С помощью IDT Express SMS API вы можете беспрепятственно строить пути клиентов, поощряя интерактивные разговоры, и все это в рамках вашего приложения. Быстро интегрируйте платформу операторского класса IDT в ваши текущие системы или приложения с помощью удобного для пользователя процесса генерации кода, управляемого мастером, который является быстрым и простым в использовании.

Чтобы узнать больше о технологии SMS-шлюза, SMS-портале и СМС API можете работать с WhatsApp для улучшения системы оповещения о чрезвычайных ситуациях в вашей организации, посетите наш веб-сайт или заказать демоверсию.