A maneira tradicional de fornecer serviços telefônicos está desaparecendo gradualmente à medida que pessoas e empresas avançam em direção a soluções baseadas em IP. Por exemplo, a BT do Reino Unido já anunciou que pretende fechar seus antigos sistemas PSTN até 2025 e passar para uma rede totalmente IP.
Para usuários corporativos, a telefonia IP oferece muitas atrações, incluindo economia de custos e maior eficiência, através da capacidade de fornecer serviços de telefone, celular e videoconferência em uma única plataforma integrada. Se você está pronto para fazer uma alteração em um provedor de IP, quais são os principais pontos que você precisa considerar?
Fornecedores de VoIP para empresas
Primeiro, considere os serviços específicos que qualquer sistema que você está investigando oferece. Dependendo das suas necessidades e do provedor que você está avaliando, isso pode incluir:
- Redirecionando chamadas não atendidas para outro telefone após dois ou três toques
- Fornecendo menus de voz
- Colocar chamadas em uma fila antes de serem atendidas
- Desviar chamadas para o correio de voz ou um dispositivo móvel
Os sistemas de VoIP geralmente oferecem essa funcionalidade da nuvem, o que elimina a necessidade de equipamentos locais caros.
Além disso, os serviços de voz digitalizados podem ser integrados a outros aplicativos. Por exemplo, muitas empresas desejam procurar oportunidades para canalizar chamadas por meio do CRM (Customer Relationship Management) ou de programas de suporte técnico. Certifique-se de que seus provedores de terminação de VoIP candidatos possam fornecer interfaces para os aplicativos que você já possui (ou que talvez queira comprar no futuro).
Comunicação móvel
O mundo empresarial moderno é cada vez mais flexível, com muitos funcionários passando um tempo fora do escritório. Uma vantagem de mudar para um provedor de VoIP é que ele deve ser capaz de integrar todas as comunicações através de uma única plataforma, mesmo para usuários de aparelhos celulares.
Como os serviços VoIP normalmente oferecem essa capacidade de encaminhar chamadas para dispositivos móveis, a equipe de vendas e os técnicos podem estar “no escritório”, mesmo quando estão em campo. Muitas soluções oferecem até um aplicativo móvel que permite aos usuários fazer chamadas diretamente da plataforma VoIP.
Alocação de número através de VoIP
Outro benefício do uso de um sistema de telefone VoIP é que números individuais não precisam ser fixados em aparelhos diferentes. A maioria dos provedores oferece a capacidade de alternar o telefone ao qual o número leva e até nomear dispositivos móveis, conforme necessário.
Obviamente, a maioria dos serviços de VoIP facilita o encaminhamento de uma chamada para um computador. No entanto, a capacidade de falar através de um telefone comum faz com que a experiência de VoIP pareça menos estranha e mais parecida com um serviço telefônico tradicional.
Um recurso interessante a ser observado é a capacidade de agendar alocações, embora nem todos os provedores de VoIP ofereçam essa opção. Por exemplo, os usuários corporativos que recebem chamadas roteadas para seus telefones particulares devem poder suspender o roteamento dessas chamadas fora do horário comercial.
Outra demanda pela realocação de números surge quando um funcionário sai. Como a maioria das empresas não deseja que os funcionários saiam com os números de VoIP que foram atribuídos aos seus dispositivos móveis, é fundamental ter a capacidade de revogar uma alocação e realocá-la para a substituição do trabalhador que está saindo.
Um bom recurso de alocação que pode ser apropriado para algumas empresas é a capacidade de agendar o encaminhamento de chamadas comerciais para diferentes telefones ao redor do mundo, o tempo todo. Isso é especialmente útil para empresas que mantêm atendimento técnico 24 horas por dia, 7 dias por semana; como um técnico se afasta do trabalho em um fuso horário, outro técnico pode começar a trabalhar no outro lado do planeta.
Segurança e Conformidade
A segurança da conexão é um requisito importante quando se trata de usar serviços baseados em nuvem. Provedores conceituados de terminação de VoIP sabem que sua base de clientes está preocupada com a perda de dados e com a garantia de segurança tanto na transmissão quanto em repouso nos servidores do serviço na nuvem.
A segurança dos dados não é apenas uma questão de paranóia, os padrões de proteção de dados se tornaram requisitos contratuais para muitas empresas - a não conformidade geralmente significa que você não ganha contratos. A legislação governamental também pode exigir que as gravações de chamadas de voz sejam mantidas por vários anos. Por exemplo, o regulamento MiFID II da UE exige que as empresas de serviços financeiros registrem chamadas e retenham os dados por vários anos.
Como resultado, a segurança do armazenamento para proteção de dados agora é tão importante para muitas empresas quanto a privacidade da transmissão. A recuperação de desastre é outra consideração, e é por isso que muitas empresas procuram fornecedores de terminação de VoIP que oferecem serviços de backup de armazenamento seguro ou que fazem interface com provedores de armazenamento de terceiros compatíveis.
Compatibilidade com números de emergência
Um provedor de VoIP respeitável deve permitir que os usuários de seus números possam se conectar aos serviços de emergência relevantes. Mas não se trata apenas de corrigir as chamadas de emergência. Os serviços de emergência também devem poder ver o número do chamador e inseri-lo no software de suporte telefônico da operadora de emergência.
Este é um procedimento padrão nos números PSTN, seguindo o requisito descrito no padrão E-911 publicado pela Federal Communications Commission (FCC) dos EUA.
Planos de preços
O corte de custos geralmente é um grande incentivo para as empresas que estão pensando em mudar para o VoIP. E como os serviços de telefonia IP geralmente custam por usuário, o número de pessoas que eles usam o sistema tende a ser um fator-chave no processo de tomada de decisão.
Os provedores de terminação de VoIP geralmente empacotam seus serviços em "edições", que criam diferentes pacotes de serviços que provavelmente atrairão diferentes tipos de compradores. Por esse motivo, o exame de ofertas por plano é geralmente mais importante do que simplesmente considerar fornecedores rivais. Essas edições são equiparadas a pacotes de serviços e geralmente incluem serviços "extras" diferentes, como encaminhamento de chamadas, gravação, armazenamento e assim por diante.
Outras variáveis de preço são baseadas em volumes de chamadas mensais. Os provedores de terminação de VoIP geralmente elaboram planos para diferentes tipos de usuários, de acordo com o volume de chamadas. Como em qualquer setor, alguns provedores de terminação de VoIP implementam táticas de preços enganosas. Pesquise nas letras pequenas para calcular o custo total de cada serviço - não apenas o preço do título mostrado na página inicial do serviço.
Serviço e Suporte
A confiabilidade do serviço é crítica em um serviço tão essencial quanto o serviço telefônico da empresa, onde mesmo uma curta interrupção pode afetar seriamente as vendas, a credibilidade e a lucratividade. Além disso, amarrar o sistema telefônico da empresa com um provedor de terminação de VoIP financeiramente instável cria um grande risco, caso esse fornecedor saia do negócio.
Felizmente, existem provedores de terminação de VoIP bem estabelecidos por aí. E, como na maioria dos serviços de negócios, a oferta de VoIP é vinculada a contratos. No coração do contrato, está um contrato de nível de serviço (SLA), que deve incluir garantias de serviço, prazos de resolução de problemas e níveis de suporte.
Avaliando provedores de terminação de VoIP
A reputação e a confiabilidade de um serviço de VoIP são tão importantes quanto a competitividade do preço do provedor.
A telefonia via Internet disponibiliza muito mais serviços extras do que as empresas telefônicas tradicionais podem oferecer; no entanto, nem todas as empresas de VoIP oferecem um complemento completo de serviços. Entre aqueles que oferecem esses recursos adicionais, alguns cobram mais, enquanto outros incluem esses complementos sem nenhum custo extra. Examine cuidadosamente a estrutura de preços do sistema VoIP escolhido para entender o que está incluído antes de assinar um contrato.
Crie seu próprio modelo de avaliação que premie pontos por preço e confiabilidade. Se sua empresa não puder operar sem o sistema telefônico, não corra o risco de perder oportunidades valiosas de negócios, economizando alguns dólares por mês no sistema telefônico.
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