A nova Diretiva dos Mercados de Instrumentos Financeiros (MIFID II) da UE, que entra em vigor este ano, visa melhorar o funcionamento dos mercados financeiros. Como parte desse objetivo abrangente, exige que as empresas que oferecem serviços financeiros e consultoria gravem comunicações - incluindo chamadas telefônicas, e-mails e reuniões presenciais - relacionadas a transações financeiras. Eles devem incluir detalhes e termos de todos os pedidos feitos. As gravações deverão ser mantidas por cinco anos - sete em alguns casos - ou pela duração do relacionamento com o cliente, e as gravações podem ser usadas para detectar qualquer abuso de mercado.
Fundamentalmente, a MiFID II cobre algumas empresas, principalmente corretores de seguros e empresas de comércio de mercadorias, que não se enquadravam no escopo da legislação original da MiFID de 2007. Isso significa que agora uma nova parcela de empresas precisará cumprir as regras, incluindo consultores financeiros independentes e corretores de hipotecas.
No que diz respeito aos sistemas de telecomunicações, isso impõe novas demandas à tecnologia. Então, o que você precisa fazer e quais opções estão disponíveis?
Sistemas telefônicos tradicionais
Com os sistemas telefônicos convencionais, você pode adicionar aparelhos de gravação no local. Isso normalmente registra as chamadas em um disco rígido, portanto, você precisa ter capacidade de armazenamento suficiente para lidar com o volume de chamadas que você precisa arquivar. Agora, alguns provedores oferecem a capacidade de gravar chamadas de telefone fixo e salvá-las na nuvem. Essa tecnologia também permite gravar em telefones individuais.
Se você tiver um sistema telefônico SIP (Session Initiation Protocol), novamente as opções de gravação no local estarão disponíveis, embora possam ser caras e, mais uma vez, você tenha o problema de volumes e arquivamento de armazenamento. Existem opções de gravação em nuvem disponíveis que eliminam a necessidade de hardware; no entanto, é importante verificar se elas estão em conformidade com as regras da FCA.
Chamadas móveis
Muitos consultores financeiros passam muito tempo fora do escritório, portanto, lidar com a questão das chamadas móveis é um problema específico. Você pode proibir o uso móvel, mas essa é uma medida draconiana que reduz a flexibilidade e a produtividade.
Um cliente de gravação pode ser instalado em dispositivos móveis sem a necessidade de alterar o hardware. Isso, no entanto, captura apenas chamadas de voz e os regulamentos exigem que as mensagens de texto também sejam capturadas. A solução poderia ser mudar para o uso do SIMS de gravação, capaz de gravar o tráfego de voz e SMS, conforme necessário. Existe um custo envolvido e isso pode significar que você precisa mudar seu contrato de celular.
Terminação de voz em VoIP
Cada vez mais, empresas de todos os setores estão recorrendo a sistemas de telefonia baseados em VoIP para economizar custos com chamadas e se beneficiar de uma maior flexibilidade. A maioria dos provedores de serviços de VoIP oferece alguma forma de gravação de chamadas. No entanto, isso geralmente tem um custo. Também é importante verificar novamente se a gravação é uma reclamação da FCA e se as chamadas serão mantidas pelo período necessário.
É claro que o VoIP pode ser estendido aos celulares de sua empresa. Isso tem uma vantagem adicional de que todas as chamadas podem ser gravadas, sejam elas feitas no escritório ou em movimento.
Considerações de negócios
Como vimos, há várias opções de gravação disponíveis, dependendo do tipo de sistema de telecomunicações que você está usando. O primeiro passo é verificar com seus fornecedores existentes para descobrir quais opções eles têm disponíveis e quais serão os custos extras.
Você também precisará verificar se todos os sistemas de gravação oferecidos são compatíveis com a FCA. Se você achar que seu fornecedor existente está oferecendo um sistema não compatível, talvez seja necessário pensar em mudar de sistema. Aqui, novamente, pode haver custos envolvidos, no entanto, se eles souberem que você é um negócio de serviços financeiros e precisam ter um registro de chamadas compatível, eles acharão difícil justificar a cobrança de uma multa pela mudança de fornecedor, a fim de obter uma solução adequada. serviço.
Para capturar todas as chamadas que podem conter conselhos financeiros, muitas pessoas serão tentadas a gravar tudo. O problema é que você acaba com um grande volume de dados que precisa reter por muito tempo, muitos dos quais podem não ser relevantes. Você também pode enfrentar problemas de privacidade gravando chamadas que estão fora do escopo da legislação.
Felizmente, há uma resposta tecnológica para isso na forma de sistemas de gravação inteligentes. Eles podem usar análises para sinalizar palavras específicas ou detectar certos tipos de chamadas, para garantir que você esteja obtendo as informações necessárias e ignorando as que não são. Essa tecnologia também pode ajudar a identificar funcionários que não estão cumprindo as regras.
