Atualizado pela última vez: 11 / 11 / 2019

 

O VoIP ainda é bastante jovem no mundo da telefonia, mas é cada vez mais popular entre usuários corporativos e domésticos, dada a substancial economia de custos e os benefícios que ele oferece. 

Entre outros benefícios, o VoIP permite que os funcionários se comuniquem, e é muito mais econômico do que o serviço PSTN tradicional. Também possibilita que os usuários renunciem às reuniões da diretoria em vez de fazer chamadas em conferência e fazer chamadas a partir de qualquer dispositivo ativado usando o mesmo número, eliminando a necessidade de várias linhas e DIDs (números de discagem direta a partir).

Você também pode configurar o IVR (menus de resposta de voz interativa) através de um Provedor de VoIP. Mesmo se você for uma operação de uma pessoa, poderá projetar uma imagem corporativa forte com um sistema de menus gravado personalizado. Um benefício final que vale a pena fazer a transição para o VoIP é o tempo de configuração rápida. Comparado às semanas ou meses necessários para configurar uma nova conexão PSTN, o serviço VoIP pode ser configurado em poucas horas.

Transição para VoIP

Apesar de todos esses benefícios, algumas organizações ainda têm preocupações persistentes sobre a tecnologia VoIP que as levam a hesitar em fazer a troca. Normalmente, isso inclui preocupações com a confiabilidade, o custo e, acima de tudo, a qualidade da chamada.

Há alguma justificativa para essas preocupações quando você considera que a única experiência de VoIP da maioria das pessoas é por meio de plataformas de 'melhor esforço' - como Skype ou FaceTime - que não têm o melhor desempenho quando as conexões de internet são menos do que ideais.

Os usuários que tentam fazer chamadas através dessas plataformas por meio de conexões de baixa qualidade podem experimentar chamadas de áudio, vídeo e queda de voz ruins. No entanto, é importante lembrar que o VoIP no nível do consumidor varia muito da realidade do VoIP fornecido por um serviço hospedado no nível comercial. Esses serviços foram projetados para permanecer em 99.9% do tempo, com provisões para garantir que qualquer tempo de inatividade não afete a produtividade da sua empresa.

Ao escolher um Provedor de VoIP, sempre considere as necessidades específicas da sua organização. Você também precisará verificar a qualidade e a confiabilidade do serviço, considerar o quão bem o serviço pode ser integrado aos sistemas existentes e, é claro, levar em consideração os custos e as práticas de cobrança de cada provedor que você considera.

Determinar seus requisitos de serviço

Como uma primeira etapa na investigação de qualquer investimento em telefonia - VoIP ou outro - você precisará examinar de perto os padrões históricos de uso de sua organização, bem como os prováveis ​​requisitos associados a quaisquer planos futuros que você possa ter para crescimento.

Com a telefonia tradicional, essas considerações eram relativamente simples. Além das diferenças de tarifas, o envolvimento com fornecedores de PSTN era realmente uma questão de comparar serviços comoditizados, que diferiam apenas nas práticas de cobrança e embalagem. A escolha de um provedor de VoIP, por outro lado, adiciona um grau um pouco maior de complexidade, pois requer algumas análises sobre como você pode usar melhor os conjuntos de recursos aprimorados oferecidos por essa tecnologia.

Por exemplo, escolha um local. Você precisará catalogar onde as chamadas da sua empresa estão sendo feitas, pois os provedores de VoIP terão diferentes graus de presença em diferentes áreas.

Se sua empresa trabalha internacionalmente em determinados locais, por exemplo, a escolha de um provedor com presença estabelecida na região em questão garantirá alta qualidade e custos baixos. Além disso, se você está pensando em configurar o VoIP em uma área rural, convém garantir que a infraestrutura adequada esteja instalada para dar suporte à rede.

Considere os custos

As comparações de custos com o VoIP são muito semelhantes às associadas à provisão telefônica tradicional, embora não sejam divididas apenas por métricas simples 'local versus longa distância'.

Como as chamadas VoIP viajam em redes IP e SIP (Session Initiation Protocol), você se beneficiará de tarifas muito mais baixas, independentemente da distância. Em vez disso, o principal fator de custo depende de quão perto do destino da chamada está a rede telefônica tradicional mais próxima.  

Como resultado, cada Provedor de VoIP terão custos variáveis ​​para diferentes regiões, dependendo da presença e das parcerias. O resultado líquido é que, dependendo de onde você faz negócios, diferentes fornecedores poderão oferecer taxas significativamente diferentes.

O incremento do faturamento é outra consideração importante. Poucos, se houver, provedores de VoIP cobram 'exatamente' o tempo usado; a maioria cobrará alguns segundos de cada vez. Se você exceder esse tempo, você será cobrado por um incremento adicional inteiro. Embora isso possa significar pequenos custos incorridos a qualquer momento, a diferença entre um incremento de faturamento de três e seis segundos pode fazer uma diferença substancial em sua fatura ao longo de um quarto.

Investigue a qualidade e o serviço

Com um serviço de telefonia, você basicamente sabe o que está recebendo, uma vez que todas as empresas alugam a mesma infraestrutura. Com o VoIP, no entanto, as rotas e a largura de banda em cada nó podem variar muito com os diferentes provedores, o que significa uma variação significativa na qualidade da chamada - principalmente em áreas rurais, conforme mencionado acima.

Felizmente, a maioria dos provedores de VoIP oferece contas de teste para clientes em potencial, bem como lançamentos em etapas que permitem que você se afaste lentamente do uso da PSTN até que todas as estações de trabalho estejam configuradas no VoIP. Isso evita interrupções de serviço enquanto você faz a troca e é uma boa maneira de atenuar os riscos se você estiver nervoso com a transferência de serviços.

Ao pesquisar provedores, tente ligar para clientes e destinos de alto tráfego para verificar a qualidade das chamadas na rede em questão. Além disso, entre em contato com os serviços de suporte com quaisquer perguntas para verificar como eles respondem às preocupações dos clientes.

Finalmente, antes de escolher um Provedor de VoIP, pesquise as análises dos clientes e a popularidade de cada provedor. Existem sinais de alerta, como reclamações frequentes sobre conexão de rede ruim ou queda de chamadas? Ou eles estão recebendo classificações de quatro ou cinco estrelas de clientes satisfeitos? O momento de descobrir que um fornecedor é prejudicado pelos clientes é antes de você assinar na linha pontilhada.

Examinar recursos e integrações

Agora, a maioria das empresas depende de uma variedade de recursos digitais, desde plataformas de gerenciamento de relacionamento com clientes (CRM) e aplicativos baseados no estilo Dropbox na nuvem, até simples programas de 'escritório'. Com alguns serviços de VoIP, esses aplicativos podem ser integrados nas chamadas para melhorar a produtividade geral.

Por exemplo, em uma configuração de central de atendimento, isso pode significar que um engenheiro de suporte que recebe uma ligação de cliente pode acessar instantaneamente informações e dados do CRM. Isso elimina qualquer pausa embaraçosa, enquanto o suporte procura detalhes da conta. Também é possível compartilhar documentos e apresentações com coortes em uma teleconferência de maneira absolutamente perfeita, economizando tempo e esforço consideráveis.

Basicamente, todos os recursos avançados que precisariam ser programados e reprogramados em um PBX tradicional podem ser facilmente acessados ​​e atualizados em um serviço VoIP com o clique de um mouse. Esteja você procurando a funcionalidade de correio de voz para e-mail, a capacidade de integrar smartphones e outros dispositivos, um programa de música em espera ou qualquer outra função projetada para tornar seu dia de trabalho muito mais produtivo, o VoIP abre um mundo de possibilidades para empresas de qualquer tamanho.

Considere roteamento, redundância e confiabilidade

Mais uma vez, cada um diferente Provedor de VoIP usará rotas muito diferentes para vários destinos. Se você possui clientes ou transações importantes em uma região, não pode se dar ao luxo de ter problemas em um único nó de rede para interromper as comunicações. Portanto, você precisará que seu provedor de VoIP tenha um certo grau de redundância. O provedor certo manterá várias rotas para os principais destinos para garantir a melhor qualidade e acessibilidade das chamadas o tempo todo.

Você também precisa garantir que você tenha largura de banda suficiente para obter o melhor uso do serviço. Um ótimo provedor saberá quanto sua empresa precisa, com base nos padrões de uso diário e máximo. Isso garantirá que você não pague pela largura de banda que nunca acabaria usando ou com pouca largura de banda durante os dias mais movimentados.

Um bom provedor também será capaz de agregar ou combinar várias conexões em uma única conexão maior. Para ter o serviço mais confiável, você também pode priorizar sua rede VoIP acima de tudo, garantindo que você sempre possa fazer e / ou receber chamadas - mesmo quando o tráfego está acima do normal.

Revise o SLA (Contrato de nível de serviço)

Por fim, entendendo o SLA da sua escolha Provedor de VoIP ajudará você a entender melhor os tempos de acesso alvo e garantidos para os principais serviços (tempo de atividade) e o que acontece se o serviço for interrompido (tempo de inatividade).

Verifique para ver qual é a garantia para o tempo de atividade, o que acontece durante os períodos de manutenção programada e como solicitar uma compensação caso o serviço falhe. Acima de tudo, verifique se o provedor escolhido possui um SLA. Qualquer Provedor de VoIP vale a pena ter um SLA rígido detalhando detalhadamente seus termos e condições de serviço.

Tudo isso dito, a mensagem mais importante a ser retirada deste artigo é esta: não há dois provedores de VoIP exatamente iguais. Pesquise e avalie cuidadosamente alguns possíveis fornecedores antes de tomar uma decisão.

 

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