Als u een internationale aanwezigheid voor uw bedrijf opbouwt, zullen de communicatiekosten een aanzienlijke impact hebben op uw bedrijfsresultaten. Gelukkig bestaat er technologie die u kunt gebruiken om uw zakelijke telefoniekosten omlaag te brengen.
Wanneer u de kosten van uw bedrijfsactiviteiten, verkoopactiviteiten en klantondersteuningsfuncties berekent, telt u niet alleen de kosten van het contact opnemen met klanten in verschillende landen. Denk aan alle beheer- en ontwikkelingstaken waarvoor u de telefoon nodig heeft. In veel gevallen moeten vergaderingen op afstand worden bijgewoond en moeten complexe kwesties tijdens lange telefoongesprekken worden besproken. Stel je de kosten voor van een telefoongesprek van twee uur tussen twintig mensen op drie continenten.
VoIP-diensten verlagen de kosten voor internationaal bellen aanzienlijk via verschillende belangrijke methoden. Ten eerste zijn VoIP-naar-VoIP-gesprekken vaak gratis, ongeacht de locatie. Ten tweede, VoIP-providers bieden concurrerende tarieven per minuut, meestal veel lager dan traditionele telefoonlijnen. Ten derde omzeilt VoIP dure internationale gateways, door gesprekken via internet te routeren. Ten vierde kan locatiegebaseerde routering internationale gesprekken lokaal laten lijken, wat de kosten verlaagt. Ten vijfde bieden gebundelde internationale belpakketten lagere tarieven voor frequente bellers. Ten zesde elimineert wifi-bellen internationale roamingkosten tijdens het reizen. Tot slot bieden gratis mobiele VoIP-apps goedkope of gratis internationale gesprekken via data of wifi, wat mobiele gebruikers aanzienlijke besparingen oplevert.
Gebruik een VoIP-service
Voice over internetprotocol (VoIP) is het enige serieuze alternatief voor traditionele telefoonlijnen. Door gesprekken via internet te routeren, kan een VoIP-dienst de telefoniekosten drastisch verlagen. Een VoIP-systeem zorgt ook voor toenemende flexibiliteit in andere delen van uw bedrijf, waardoor de onderneming kan uitbreiden met minimale infrastructuurkosten.
Als u gebruik kunt maken van een VoIP-naar-VoIP-verbinding, zijn gesprekken in principe gratis. Maar zelfs als uw klanten traditionele vaste lijnen gebruiken, is het nog steeds mogelijk om enorme besparingen te realiseren. Dit komt doordat VoIP-technologie voor het grootste deel van de verbindingsroute internet gebruikt en vervolgens naar het openbare telefoonnetwerk (PSTN) springt om de laatste fase van de verbinding te voltooien. Als gevolg van deze strategie betaalt u voor elke internationale verbinding weinig meer dan de kosten van een lokaal gesprek in dat land.
Als opkomende technologie wordt VoIP door minder regels en voorschriften beperkt dan traditionele telecomoperatoren. De VoIP-sector is erg druk met hevige concurrentie en voortdurende innovatie, waardoor aantrekkelijke prijzen ontstaan in vergelijking met PSTN-diensten.
Maar hoewel het misschien goedkoper is, mag VoIP niet worden gezien als de goedkope optie. Vroege IP-telefoniesystemen waren computergebaseerd met geluid van lage kwaliteit en slechte levering. Moderne VoIP-systemen bieden echter een gesprekskwaliteit die zelfs beter kan zijn dan die van traditionele telefoonlijnen. Een VoIP-dienst is toegankelijk vanaf een telefoonhoorn en integreert meer functies, zoals encryptie en conferentiegesprekken, dan een standaard telefoondienst.
Hier zijn zeven directe en indirecte manieren waarop u met een VoIP-service geld kunt besparen:
#1: Overheadvereisten
VoIP biedt lagere overheadkosten omdat het veel goedkoper is in gebruik dan een traditioneel telefoonsysteem. Er is geen eigen bekabeld netwerk of back-upsystemen voor nodig. Het combineren van de kosten van telefoon- en datanetwerken kan aanzienlijke besparingen opleveren.
#2: PBX-gebruik
Een andere kostenbesparing komt voort uit de mogelijkheid om meerdere telefoonnummers naar dezelfde PBX (private branch exchange) te kanaliseren. Deze nummers kunnen zich zelfs in verschillende landen bevinden, waardoor u in veel landen aanwezig bent zonder dat u daar een kantoor hoeft op te zetten. Deze kostenbesparingen kunnen niet alleen de kosten van uw telefoonsysteem verlagen. Bovendien kunnen ze de exploitatiekosten van uw bedrijfspand verlagen.
#3: Eliminatie van opties
De besparingen van een VoIP-dienst beperken zich niet tot de gesprekskosten. Met VoIP bent u niet meer afhankelijk van de optionele extra's die in veel telefooncontracten voorkomen, zoals wisselgesprekken en voicemail.
#4: Contractflexibiliteit
U kunt ook afscheid nemen van dure mobiele contracten voor uw wereldwijde verkoopteam. Met VoIP kunnen gesprekken via een laptop worden aangenomen en kunnen voicemails rechtstreeks naar e-mail worden verzonden.
#5: Verhuiskosten
Ook de kosten voor personeelsverhuizing kunnen flink omlaag. Met een provider die flexibele DID-nummers (Direct Inward Dialling), u kunt een oplossing schalen naar elke bedrijfsgrootte tegen geringe extra kosten. Een DID-nummer kan aan elke werknemer worden toegewezen en worden doorgestuurd naar elk apparaat, of dat nu een laptop, een mobiel apparaat of de telefoon op kantoor is. Gesprekken kunnen worden doorgestuurd naar de huistelefoon van de werknemer, waar telewerken is geïmplementeerd, of naar een tijdelijke buitenlandse basis wanneer een belangrijk teamlid voor zaken naar het buitenland gaat.
Het zakelijke VoIP-nummer kan opnieuw worden toegewezen aan verschillende apparaten, worden in- of uitgeschakeld, alleen tijdens kantooruren worden toegewezen aan een apparaat van de gebruiker, of worden ingetrokken en toegewezen aan een nieuwe medewerker. De IDT Express De VoIP-service omvat bijvoorbeeld toegang tot een online portal, waarmee u uw VoIP-strategie overal kunt beheren.
#6: Herdruk van marketingmateriaal
Deze flexibiliteit is vooral gunstig voor startende en groeiende bedrijven. U kunt hetzelfde nummer behouden als uw groeiende onderneming het hoofdkantoor naar een nieuw pand verhuist, waardoor u de kosten bespaart die gepaard gaan met het opnieuw afdrukken van al het briefpapier of het bijwerken van de bedrijfswebsite.
De fysieke locatie van uw personeel is niet langer interessant voor uw klanten. Hetzelfde nummer kan op meerdere locaties worden toegepast, kan een werknemer volgen en kan thuis- of mobiel personeel bereiken. Oproepen routeren is bovendien veel eenvoudiger dan bij traditionele systemen. Gesprekken intern doorschakelen naar kantoren op andere locaties verloopt naadloos en telefonische vergaderingen zijn eenvoudig op te zetten.
#7: Applicatie-integratie
Omdat VoIP een digitale technologie is, biedt het veel bredere voordelen dan mogelijk zou zijn met een analoog telefoonsysteem. Het juiste VoIP-pakket wordt bijvoorbeeld geleverd met een robuuste set API's, die de mogelijkheid bieden om verbinding te maken met uw CRM-systeem.
Elke contacttoepassing kan digitale telefoniediensten integreren, omdat de VoIP-dienst toegankelijk is via software en niet via mechanische apparaten. Via een geïntegreerd VoIP-systeem is elke klant identificeerbaar via uw telefoonsysteem. Hierdoor kunt u hun gegevens weergeven zodra ze beginnen te bellen, waardoor de snelheid en nauwkeurigheid van uw antwoord worden verbeterd.
Mogelijke besparingen via VoIP-diensten
| Methode | Beschrijving | Mogelijke besparingen |
| VoIP-naar-VoIP-gesprekken | Bellen naar een andere VoIP-gebruiker is vaak gratis, ongeacht de locatie. | Potentieel 100% |
| Concurrerende tarieven | VoIP-providers hanteren doorgaans lagere tarieven per minuut voor internationale gesprekken vergeleken met traditionele telefoonlijnen. | Verschilt, maar vaak 30-90% |
| Omzeil internationale gateways | VoIP routeert gesprekken via internet, waardoor dure internationale gateways die door traditionele telefoonsystemen worden gebruikt, worden omzeild. | Belangrijk, vooral voor gesprekken over lange afstand |
| Locatiegebaseerde routering | Sommige VoIP-diensten bieden u de mogelijkheid om een virtuele aanwezigheid op te zetten in het land waar u vaak naartoe belt, waardoor gesprekken lokaal lijken. | Kan aanzienlijk zijn bij gesprekken met een hoog volume |
| Gebundelde pakketten | Veel VoIP-providers bieden internationale belbundels of abonnementen met gereduceerde tarieven voor specifieke landen. | Hangt af van het pakket en de belpatronen |
| Wi-Fi-oproepen | Als u via wifi belt, vermijdt u internationale roamingkosten wanneer u in het buitenland bent. | Mogelijk elimineert roamingkosten |
| Gratis Mobile Apps | Veel VoIP-providers bieden mobiele apps aan waarmee u gratis of goedkoop internationaal kunt bellen via data of wifi. | Kan van belang zijn voor frequente mobiele gebruikers |
Voorbij stem
Een VoIP-service is een betere oplossing voor telefonische vergaderingen, met een betere verwerking van meerdere feeds dan een traditioneel systeem. Andere voordelen zijn onder meer de mogelijkheid om audio op te nemen en elke persoon te identificeren terwijl hij of zij spreekt.
De V in VoIP staat momenteel voor ‘voice’, maar er zijn goede redenen om aan te nemen dat mensen over een paar jaar zullen aannemen dat dit staat voor ‘video’. Uw VoIP-provider kan u wellicht helpen de kracht van video te benutten voor het uitvoeren van persoonlijke productdemonstraties, rondleidingen op locatie, trainingsseminars of technische service op afstand. De potentiële reisbesparingen zijn verbazingwekkend.
Videoconferenties zijn ook een handig hulpmiddel voor interne communicatie. Nu vereisen 'gemeentehuis'-vergaderingen niet langer een grote ruimte om al uw personeel te huisvesten, en hoeft u de werknemers niet per afdeling aan te spreken in het geval van een bedrijfsbrede aankondiging. Met interactieve videoconferentiegesprekken kunt u al uw medewerkers tegelijkertijd informeren over nieuwe updates en zelfs vraag-en-antwoordsessies op afstand houden.
Digital Revolution
VoIP-technologie is de volgende evolutie in een lange reeks communicatievooruitgang. Zoals de brief plaats maakte voor de e-mail en de catalogus voor de website, zo maken telefoonnetwerken plaats voor spraakcommunicatie via internet. Uw personeel en klanten schreeuwen om de voordelen die deze technologie biedt – en het is tijd om te luisteren.
Denk na over de manieren waarop u uw diensten beter kunt leveren, kosten kunt besparen en de interactie met klanten en medewerkers kunt verbeteren door een VoIP-dienst in te zetten ter vervanging van uw oude kantoortelefoonnetwerk. Zodra u uw visie helder heeft, is uw volgende taak het vinden van een geschikte VoIP-provider.
Een hoogwaardige VoIP-service
Wanneer je de markt gaat verkennen, kom je een breed scala aan VoIP-aanbieders tegen.
Veel van de oude nationale telecombedrijven hebben zich onlangs gediversifieerd naar VoIP-markten. Deze grote instellingen kunnen echter worstelen met oude kosten en opgeblazen overheadkosten, omdat hun kostenstructuren een stuk zwaarder zijn dan die van agile startups. Hoewel deze al lang bestaande telecomgiganten de autoriteit hebben, kunnen ze hun marges doorgaans niet genoeg uitknijpen om op prijs te concurreren met uitdagende telecomspelers.
De nieuwkomers op de markt richten zich op VoIP en niets anders. Ze zijn vernieuwers op het gebied van zowel technologie als bedrijfspraktijken. Veel nieuwe bedrijven zijn echter ondergefinancierd en beloven meer dan ze kunnen waarmaken. Wees voorzichtig met het toevertrouwen van de telecommunicatie van uw bedrijf aan een nieuw opgerichte serviceprovider. Het kan zijn dat ze er niet lang meer zijn.
Zoek in plaats daarvan naar een gevestigd bedrijf met ervaring en een solide achtergrond, zoals IDT Express (een divisie van IDT Telecom). IDT, opgericht in 1990, heeft een solide staat van dienst en heeft ons tot een van de grootste aanbieders van VoIP-oplossingen ter wereld gemaakt.
IDT-oplossingen
IDT biedt klanten een scala aan VoIP-serviceniveaus, naast het aanbieden van DID-nummers, interlokale trunking, cloud-PBX en bulkdiensten aan offshore callcenters.
De standaard VoIP-commerciële service van IDT Express voor bedrijven is zeer schaalbaar; kleine bedrijven krijgen dezelfde kwaliteit van service per lijn als de grote ondernemingen. IDT Express VoIP-service bespaart u de infrastructuurkosten die gepaard gaan met het opzetten van een nieuw kantoortelefoonsysteem. Bovendien duurt het enkele minuten om het systeem te initialiseren – en krijgt u 24 uur per dag toegang tot uw telefoonconfiguratie via een online console, die overal ter wereld toegankelijk is.
Klinkt interessant? Bekijk onze gratis proefperiode om vertrouwd te raken met het systeem voordat u uw kostenbesparende VoIP-abonnementen in de praktijk gaat brengen.
