Implementatie van een noodwaarschuwingssysteem met behulp van WhatsApp

Waarom noodhulp een zakelijke noodzaak is

Nu conflicten, natuurrampen en extreme klimaatgebeurtenissen een regelmatig en bijna dagelijks verschijnsel zijn, hebben individuele ondernemers en organisaties behoefte aan een effectief en betrouwbaar noodalarm, communicatie- en informatiedistributiesysteem. Dit voldoet zowel aan de behoefte om klanten en belanghebbenden op de hoogte te houden van de laatste ontwikkelingen en voorgeschreven handelwijzen als aan de verplichting om deze partijen de middelen te bieden die ze nodig hebben om met buitengewone omstandigheden om te gaan.

Dit noodresponssysteem moet veilig en betrouwbaar zijn, in staat zijn tot real-time communicatie – en voldoende dekking hebben om uit te breiden naar alle gebieden waar de onderneming een actief belang heeft.

De WhatsApp-berichten platform heeft ongeveer twee miljard actieve gebruikers, die vanuit 180 landen opereren. Het is 's werelds derde populairste sociale platform en een vertrouwd communicatiemiddel waarop gebruikers snel zullen reageren. Interacties op WhatsApp ondergaan end-to-end-encryptie, waardoor de privacy van de gebruiker wordt beschermd en tweerichtingscommunicatie in realtime mogelijk is. 

Voor commerciële gebruikers vereist WhatsApp Business dat bedrijven een goedkeuringsproces doorlopen voordat ze een merkbedrijfsprofiel kunnen maken. Dit verzekert consumenten die in contact komen met deze merken dat ze te maken hebben met een informatiebron die geverifieerd en betrouwbaar is.

Dankzij de functies die gebruikers kunnen gebruiken voor het melden van incidenten en het communiceren van noodmeldingen, is WhatsApp een waardevolle hulpbron in het crisismanagementarsenaal van elke onderneming.

WhatsApp gebruiken als noodwaarschuwingssysteem

Er zijn een aantal manieren waarop u dat kunt doen gebruik WhatsApp als noodwaarschuwingssysteem en crisisbeheersingsinstrument. Onder de functies en mogelijkheden die WhatsApp voor dit doel biedt, zijn de volgende:

Uitgave Massacommunicatie

Een API is een Application Programming Interface, een set protocollen en hulpmiddelen waarmee softwaretoepassingen programmatisch tekstberichten kunnen verzenden en ontvangen. Met de WhatsApp Business API kunnen bedrijven en organisaties een directe communicatielijn tot stand brengen met hun stakeholders.

Deze mogelijkheid stelt organisaties in staat om massaal meldingen te versturen wanneer onvoorziene gebeurtenissen plaatsvinden. Bedrijven op het WhatsApp-platform kunnen deze noodmeldingen versturen naar hun werknemers en klanten die zich hebben aangemeld of geabonneerd om berichten van het merk te ontvangen of, breder, als een algemene openbare aankondiging.

Doordat WhatsApp realtimeberichten verstuurt, hebben ontvangers direct toegang tot deze noodmeldingen. Zo kunnen ze sneller reageren op gebeurtenissen en de nodige voorzorgsmaatregelen treffen.

Houd er rekening mee dat gebruikers van de gratis WhatsApp Business-applicatie beperkt zijn tot het verzenden van massaberichten naar slechts 256 contacten tegelijk. Elke organisatie die massale noodberichten naar meer mensen wil uitzenden, zal een van de betaalde opties moeten overwegen die beschikbaar zijn onder de WhatsApp Business Cloud API.

Dit is de cloud-based editie van WhatsApp Business API of on-premise API, die wordt gehost door Meta (het moederbedrijf van WhatsApp). Organisaties kunnen de ontwikkelaarsbronnen van Meta gebruiken om hun eigen interne zakelijke berichtentools te maken of de expertise van een door Meta goedgekeurde officiële Business Service Provider (BSP) te gebruiken.

Massacommunicatie via deze optie moet voldoen aan de WhatsApp-berichtenlimietniveaus. Deze variëren van niveau 1 (1,000 unieke ontvangers van WhatsApp-berichten per dag) via niveau 2 (10,000 unieke ontvangers van WhatsApp-berichten), niveau 3 (100,000 unieke ontvangers) tot niveau 4 (onbeperkt aantal ontvangers van WhatsApp-berichten per dag).

Prijzen voor het gebruik van deze massaberichtenvoorziening variëren per geografische regio.

Ontvangers moeten in alle gevallen actieve opt-in toestemming hebben gegeven voor het ontvangen van berichten van een organisatie via haar WhatsApp-nummer. Bovendien moeten alle berichten (intern opgesteld of uitbesteed aan een BSP) voldoen aan de eigen standaarden van WhatsApp voor zakelijke communicatie.

Gebruik tweerichtingscommunicatie om een ​​kritische dialoog aan te gaan

De WhatsApp Business API maakt tweerichtingscommunicatie mogelijk. Met WhatsApp kunnen crisismanagers dus directe gesprekken voeren met hulpverleners ter plaatse die reageren op aanhoudende gebeurtenissen, of met individuen die hulp nodig hebben.

Met een tweerichtingsstroom van informatie en reacties kunnen organisaties hun WhatsApp-noodwaarschuwings- en communicatiesysteem gebruiken om cruciale informatie over de huidige crisis te verzamelen, essentiële details te verduidelijken en hun contacten middelen en geruststelling te bieden.

Faciliteren van reddings- en hulpoperaties

Hulpdiensten en openbare veiligheidsdiensten kunnen gebruikmaken van WhatsApp om noodberichten te sturen naar mensen in een bepaald geografisch gebied, om kritisch advies en instructies te geven. Massacommunicatie kan bijvoorbeeld gemeenschappen in door rampen getroffen gebieden de beste routes geven om te kiezen voor een veilige evacuatie, of de locatie van afleverpunten voor voedsel, medische en huishoudelijke hulp.

Hulpcoördinatoren kunnen een op GIS gebaseerde grafische gebruikersinterface gebruiken om de geografische coördinaten en telefoonnummers van hun responsteams in kaart te brengen. Op deze manier kunnen ze de toewijzing van middelen verbeteren en hun reddings- en hulpoperaties beter prioriteren.

Verzamel informatie uit het veld

Met behulp van de multimediaberichtentools van WhatsApp kunnen personen in het veld sms-berichten, afbeeldingen, video's en locatiegegevens verzenden om incidenten in realtime te melden. Dit soort rapportage kan essentiële besluitvormingsinformatie verschaffen voor coördinatoren in het crisisbeheersingscentrum voor ondernemingen.

Binnen het BHV-commandocentrum kunnen organisaties WhatsApp-chatbots inzetten om de druk op het personeel te verlichten door geautomatiseerde antwoorden te geven op veelgestelde vragen, en om de kennisbank en bronnen direct toegankelijk te maken voor degenen die ze nodig hebben.

Wees specifiek met gerichte communicatie

Met de WhatsApp-groepsberichten- en uitzendingsfaciliteiten kunnen organisaties hun berichtontvangers segmenteren op basis van verschillende criteria, zoals locatie of demografische gegevens. Reactiecoördinatoren kunnen ontvangers in verschillende uitzendlijsten indelen. 

Voor noodwaarschuwings- en crisisbeheersingsdoeleinden stelt dit bedrijven in staat berichten te sturen en te richten aan specifieke groepen, zoals werknemers, de bewoners van een bepaald gebied of de belanghebbenden in een bepaald project. 

Integreer WhatsApp met incidentbeheersoftware

Door WhatsApp te integreren met uw bestaande tools voor incidentbeheer, wordt het automatisch aanmaken, volgen en escaleren van tickets vergemakkelijkt – en wordt de stresslast voor uw responspersoneel verminderd. Door door WhatsApp gerapporteerde incidenten vast te leggen binnen het bredere raamwerk voor incidentbeheer van de organisatie, worden de rapportage- en incidentafhandelingsprocessen gestroomlijnd.

Bestanddeel	Beschrijving	Overwegingen
WhatsApp Business-API	Officiële toegang voor betrouwbare, schaalbare berichten. Vereist samenwerking met een Business Service Provider (BSP) en een speciaal telefoonnummer.	Vermijd onofficiële methoden. Kies een gerenommeerde BSP. Beheer berichtsjablonen en naleving.
Gebruikersdatabase en opt-in	Verzamel telefoonnummers van gebruikers en zorg voor expliciete opt-in om meldingen te ontvangen. Segmenteer gebruikers voor gerichte meldingen. Sla gegevens veilig op en beheer ze, in overeenstemming met privacyregelgeving.	Implementeer een duidelijk opt-in-proces. Bied gebruikers opties om hun voorkeuren te beheren. Controleer en update regelmatig gegevens.
Waarschuwing activeren	Geautomatiseerde triggers op basis van gebeurtenissen (bijv. sensoren) of handmatige triggers door geautoriseerd personeel. Gebruik vooraf geschreven berichtensjablonen voor veelvoorkomende noodgevallen.	Integreer met monitoringsystemen. Stel duidelijke protocollen op voor handmatige waarschuwingen. Zorg dat sjablonen up-to-date en nauwkeurig zijn.
Berichtinhoud en -formaat	Duidelijke, beknopte en accurate informatie. Breng urgentie over zonder paniek. Gebruik multimedia (afbeeldingen, video's, locatiepinnen). Overweeg meertalige ondersteuning.	Geef prioriteit aan essentiële informatie. Controleer de nauwkeurigheid voordat u verzendt. Ontwerp voor eenvoudige leesbaarheid op mobiele apparaten.
Levering en monitoring	Betrouwbare infrastructuur voor het versturen van berichten. Monitor de bezorgstatus. Implementeer een feedbackmechanisme voor gebruikers.	Zorg voor een stabiele internetverbinding. Volg de bezorgtarieven en identificeer eventuele problemen. Laat gebruikers de ontvangst van waarschuwingen bevestigen.
Wederzijdse communicatie	Schakel gebruikersreacties in (bijv. "Ik ben veilig"). Bied een kanaal voor vragen en assistentie (chatondersteuning). Monitor conversaties in realtime.	Ontwerp vooraf gedefinieerde antwoordopties. Train personeel om inkomende berichten te beheren. Implementeer een systeem voor het prioriteren van urgente verzoeken.
Testen en trainen	Regelmatige systeemtests en noodoefeningen. Gebruikerseducatie over opt-in, noodprocedures en reageren op waarschuwingen.	Stel een testschema op. Simuleer verschillende noodscenario's. Geef duidelijke instructies aan gebruikers.
Juridisch en ethisch	Voldoe aan de regelgeving voor gegevensbescherming. Zorg voor nauwkeurigheid van waarschuwingen. Begrijp juridische implicaties en aansprakelijkheid.	Raadpleeg juridisch advies. Implementeer maatregelen voor gegevensbeveiliging. Stel duidelijke richtlijnen op voor de inhoud van berichten.
Integratie	Integreer met hulpdiensten en andere communicatieplatformen (bijv. sms, sociale media).	Stel protocollen op voor het delen van informatie met hulpdiensten. Zorg voor compatibiliteit met andere systemen.

WhatsApp onderdeel maken van een holistische noodhulpstrategie

We hebben al gezinspeeld op de voordelen van de integratie van WhatsApp met uw bestaande tools voor incidentbeheer. Het opnemen van WhatsApp als onderdeel van een groter crisiscommunicatieplatform kan alle voordelen bieden die WhatsApp Business te bieden heeft, naast de verbeterde functionaliteit van een speciaal crisisbeheersysteem en een noodcommunicatietool.

Met een noodcommunicatieplatform voor bedrijven kunnen responscoördinatoren bijvoorbeeld massale meldingen verspreiden naar een onbeperkt aantal gebruikers. Organisaties kunnen massameldingen van tevoren plannen of in realtime versturen. Meldingsopties kunnen pushberichten, e-mail, sms, telefoontjes en webwaarschuwingen omvatten.

Voorzorgsmaatregelen en kanttekeningen bij het gebruik van WhatsApp

Veel traditionele noodcommunicatieoplossingen rekenen per bericht, of brengen hoge opstart- en onderhoudskosten met zich mee. Door gebruik te maken van internetconnectiviteit kan WhatsApp daarentegen een kosteneffectiever alternatief bieden – vooral als de organisatie te maken heeft met een groot aantal berichten of een langdurige noodsituatie. 

De sterke afhankelijkheid van WhatsApp van internetconnectiviteit kan echter een mogelijk faalpunt zijn voor de noodhulp van een organisatie. In een crisissituatie kan de netwerkinfrastructuur overweldigd raken, aangetast worden of zelfs volledig inactief worden, waardoor internetafhankelijke bronnen zoals WhatsApp overbodig en onbruikbaar worden.

Voor een noodwaarschuwingssysteem dat echt opgewassen is tegen elke situatie, heb je dus een terugvalmogelijkheid nodig als het om communicatie gaat. Sms-tekst is zo'n optie, waarbij gebruik wordt gemaakt van een beproefde technologie waarvoor internet niet nodig is en die direct toegankelijk is op apparaten variërend van de meest fundamentele telefoontoestellen tot de slimste hedendaagse hardware.

IDT is bijvoorbeeld een van 's werelds meest vertrouwde mondiale telecompartners en een toonaangevende aanbieder van spraakconnectiviteit in de sector. Als divisie van IDT Corporation richt IDT Express zich op het leveren van wholesale-spraak-, DID's- en wereldwijde A2P-sms-diensten aan kleine tot middelgrote bedrijven over de hele wereld.

Application-to-Person of A2P SMS wordt snel een voorkeurskanaal voor bedrijven om klanten op een gepersonaliseerde, tijdige en efficiënte manier te betrekken. IDT Express biedt een veilige, zeer betrouwbare Wholesale SMS gateway service waarmee bedrijven outbound one-way kunnen bieden A2P-communicatieHet ultramoderne platform van IDT voldoet aan de hoogste veiligheids- en operationele normen.

Met de IDT Express SMS API kunt u naadloos klanttrajecten bouwen door interactieve gesprekken te stimuleren, allemaal binnen het kader van uw app. Integreer IDT's carrier-grade platform snel in uw huidige systemen of applicaties, via een gebruiksvriendelijk, door een wizard aangestuurd codegeneratieproces dat snel en moeiteloos te gebruiken is.

Wilt u meer weten over hoe de SMS-gatewaytechnologie van IDT Express, SMS Portal en SMS-API kunt samenwerken met WhatsApp om het noodwaarschuwingssysteem van uw organisatie te verbeteren, bezoek onze website, of boek een demo.