VoIP is nog vrij jong in de telefoniewereld, maar wordt steeds populairder bij zowel zakelijke als thuisgebruikers, gezien de aanzienlijke kostenbesparingen en de gunstige functies die het biedt.
Naast andere voordelen biedt VoIP werknemers de mogelijkheid om te telewerken en is het veel kosteneffectiever dan de traditionele PSTN-service. Het maakt het voor gebruikers ook mogelijk om bestuursvergaderingen achterwege te laten in plaats van telefonische vergaderingen en te bellen vanaf elk ingeschakeld apparaat met hetzelfde nummer, waardoor de noodzaak voor meerdere lijnen en DID's (Direct Inward Dial-nummers) wordt geëlimineerd.
Hierdoor kunnen klanten en andere contacten iemand rechtstreeks bellen, zonder dat er een aparte externe telefoonlijn (ook wel “hoofdlijn” genoemd) of een ingewikkeld uitbreidingssysteem nodig is. Wanneer u DID-nummers koopt, biedt u gemak voor iedereen en vereenvoudigt u uw gehele zakelijke communicatiesysteem.
DID's zijn kosteneffectief
Wanneer u DID-nummers koopt, kunt u uw activiteiten stroomlijnen, omdat meerdere bedrijfslocaties en apparaten (inclusief mobiele telefoons) naadloos met elkaar kunnen worden verbonden, waar ter wereld ze zich ook bevinden. Bovendien zorgt dit ervoor dat er minder oproepen via een telefoniste of IVR (Interactive Voice Response menu) hoeven te worden afgehandeld, waardoor verwarring en gemiste verbindingen worden geminimaliseerd.
Het aantal DID-nummers dat uw bedrijf aanschaft hoeft niet overeen te komen met het aantal gebruikte lijnen. Als u bijvoorbeeld 12 lijnen op uw systeem heeft, kunnen er 12 gesprekken tegelijkertijd plaatsvinden. U kunt echter een groter aantal DID-opties hebben. Als u 25 medewerkers heeft, kunnen zij toch ieder hun eigen nummer hebben, ondanks dat er maar 12 lijnen op het systeem staan. Dit verlaagt uw telecommunicatierekeningen en kan de noodzaak van on-site telefonieapparatuur en fysieke telefoonlijnen elimineren.
Zelfs als het belvolume hoger is dan normaal en alle twaalf lijnen in gebruik zijn, kan iedereen die inbelt, worden doorgeschakeld naar een voicemailsysteem, in plaats van een bezettoon te krijgen. Met deze functie kunnen medewerkers hun oproepen en berichten tijdig ontvangen, waarbij berichten rechtstreeks in hun inbox worden afgeleverd als ze niet achter hun bureau zitten. Afhankelijk van de VoIP-diensten die uw bedrijf gebruikt, kunnen teamleden hun voicemail zelfs als e-mailberichten ontvangen.
Naast het verstrekken van een specifiek nummer voor elke medewerker, kunt u bij aankoop van DID-nummers deze ook gebruiken om apparaten zoals faxmachines een eigen nummer te geven zonder dat er een andere fysieke lijn nodig is.
DID's werken naadloos samen met VoIP
Hierop voortbouwend, hoewel DID al een tijdje een gemeenschappelijk kenmerk van PABX-systemen is, wenden veel bedrijven zich nu tot VoIP-gebaseerde systemen om te profiteren van de lagere kosten en extra flexibiliteit die ze bieden.
Wanneer bellers inbellen vanaf conventionele PSTN-telefoons, kunnen ze nog steeds rechtstreeks naar toestellen van het VoIP-systeem bellen. Dit komt omdat de DID-nummers worden toegewezen via een gateway, die een brug vormt tussen de PSTN- en VoIP-netwerken. Met deze gateway kunnen oproepen tussen de systemen worden gerouteerd, zodat oproepen van PSTN-telefoons naar DID-nummers naar de juiste telefoons of apparaten worden verzonden.
Op een telefooncentrale vereist het gebruik van een DID een ISDN-lijn en een reeks nummers die zijn gehuurd van de serviceproviders. VoIP- en PABX-as-a-service-systemen zijn iets eenvoudiger te implementeren, omdat de technologie werkt via uw bestaande internetverbinding. U heeft geen digitale lijn nodig, maar u huurt toch de DID-nummers bij een dienstverlener.
DID's zijn handig: mis nooit meer een belangrijk gesprek
DID-nummers zijn persoonsgebonden, met als bijkomend voordeel dat u kunt profiteren van gemeenschappelijke uitwisselingsdiensten, waaronder voicemail en het automatisch omleiden van oproepen (bijvoorbeeld wanneer iemand op vakantie is of als het nummer bezet is). Ook kan de DID eenvoudig naar een andere werkplek worden geschakeld wanneer medewerkers zich binnen het kantoor of naar een satellietlocatie verplaatsen.
Het gebruik van een VoIP-systeem maakt het ook gemakkelijk om oproepen tussen apparaten door te schakelen. Dit betekent dat medewerkers oproepen naar hun doorkiesnummer kunnen laten doorschakelen naar hun mobiele apparaten als ze niet op kantoor zijn.
Dit is een enorm voordeel voor verkooppersoneel en mobiele servicemonteurs, omdat ze ervoor zorgen dat ze belangrijke oproepen en berichten tijdig ontvangen en onderweg gemakkelijk contact kunnen maken met klanten om afspraken te plannen en de deal te sluiten als dat nodig is.
Stel je voor dat je manager bent bij een bedrijf waar verkopers en mobiele servicemonteurs in dienst zijn. Misschien bel je 's ochtends Pam – een verkoopmedewerker – op haar DID. Op dat moment is ze op kantoor bezig met het voorbereiden van voorstellen en het bijwerken van haar verkooptrechter en klantinformatie in de CRM van uw bedrijf. Als u haar DID later opnieuw belt, kan het doorkomen op haar mobiele telefoon terwijl ze verkoopgesprekken afhandelt en ter plaatse potentiële klanten ontmoet.
Misschien ontdek je, terwijl je met Pam aan het chatten bent, dat je een vraag hebt over een geplande installatie, dus bel je Bruce – een mobiele servicemonteur – op zijn DID. Omdat Bruce reparaties uitvoert bij een klant, wordt zijn DID rechtstreeks doorgestuurd naar zijn door het bedrijf uitgegeven mobiele telefoon. U laat een bericht achter en binnen 10 minuten belt hij u terug terwijl hij zich klaarmaakt om de locatie te verlaten.
Later op de dag moet het hele team mogelijk deelnemen aan de wekelijkse telefonische vergadering met de senior partners van het bedrijf. Jij, Pam en Bruce bellen allemaal de DID voor de president op het kantoor in Chicago, en al snel praat iedereen moeiteloos via videoconferentie.
Zoals u kunt zien, zijn de mogelijkheden van DID's vrijwel eindeloos. U kunt DID-nummers kopen om deze aan verschillende marketingcampagnes toe te wijzen en bij te houden hoeveel oproepen er als gevolg van elke campagne binnenkomen. U kunt de nummers zelfs aanpassen zodat ze verschijnen alsof het lokale nummers zijn, omdat de kans veel groter is dat klanten contact opnemen met een lokaal nummer dan met een gratis nummer of interlokaal nummer.
Heeft u nog vragen over waarom uw bedrijf DID-nummers zou willen kopen? Het team van experts van IDT Express begeleidt u graag door de mogelijke voordelen en gebruiksscenario's. Neem vandaag nog contact met ons op of meld u aan voor een gratis proefperiode.
