De wereld van de telecommunicatie evolueert van PSTN-diensten naar een volledig op IP gebaseerde infrastructuur. Het zal echter nog enkele jaren duren voordat de transitie volledig voltooid is, en in de tussentijd is het voor bedrijven mogelijk enig concurrentievoordeel te behalen door over te stappen op een VoIP-telefoondienst.
Er zijn duidelijke voordelen in termen van lagere belkosten (vooral als uw bedrijf internationaal is) en in de flexibiliteit om het gewenste communicatiepakket te krijgen en eenvoudig extra gebruikers toe te voegen naarmate uw bedrijf groeit.
De evolutie van de internationale VoIP-groothandelsaanbieder
Twaalf jaar geleden werd slechts ongeveer 12 procent van het internationale telefoonverkeer via IP verzonden. De uitbreiding verliep aanvankelijk traag omdat de eerste systemen problemen hadden met de gesprekskwaliteit, maar de laatste jaren is er een aanzienlijke toename geweest in het verkeersvolume dat via deze methode wordt vervoerd.
Een groot voordeel van VoIP is niet alleen de kostenbesparing, maar ook de technologie zelf. Omdat spraakverkeer wordt omgezet in datapakketten, kunnen deze net als alle andere gegevens worden opgeslagen, gekopieerd en doorzocht. Dit is iets dat steeds belangrijker is geworden dankzij wetgeving – zoals MiFID II voor de financiële sector – die vereist dat gesprekken worden opgenomen en opgeslagen voor nalevingsdoeleinden.
De bredere implicatie hiervan is dat de telefoondienst eenvoudigweg een applicatie wordt. Dat betekent dat het eenvoudig is om het aan te passen, nieuwe functies toe te voegen en de geleverde service af te stemmen op de individuele behoeften van het bedrijf.
Vertrouwde omgeving
Een belangrijk pluspunt van dit alles vanuit het oogpunt van de gebruiker is dat het eigenlijk niet anders is om te gebruiken. De tijd dat voor IP-oproepen een pc en een headset nodig waren, is voorbij. Nu kunnen ze vanaf een desktoptelefoon worden gevoerd, net zoals bij een PSTN-oproep. Er is echter het extra voordeel dat u, omdat het computergebaseerd is, kunt communiceren met andere systemen. Zo kunnen de gegevens van een klant bijvoorbeeld automatisch op het scherm worden weergegeven als er wordt gebeld.
Hiervoor zijn uiteraard enige investeringen nodig in desktoptechnologie, nieuwe handsets, enzovoort. Dit wordt echter gecompenseerd door het feit dat er geen telefooncentrale op locatie nodig is, omdat VoIP-diensten vanuit de cloud worden geleverd. Dit levert besparingen op op het gebied van vloeroppervlak, energieverbruik, onderhoudskosten en meer. Het maakt het ook veel gemakkelijker om het systeem aan te passen aan veranderende behoeften.
Omdat een VoIP-systeem voor het grootste deel softwaregestuurd is, is het aanpassingsvermogen ongeëvenaard. Het zal kunnen profiteren van nieuwe technologieën en diensten zodra deze beschikbaar komen, waardoor het een toekomstbestendige oplossing wordt die aan alle behoeften van het bedrijf kan voldoen. Zelfs aanpassing aan technologieën die misschien nog niet bestaan.
Het kan ook worden aangepast aan de behoeften van de organisatie. De front-endmenu's kunnen eenvoudig worden gewijzigd om rekening te houden met speciale aanbiedingen of feestdagen. Er kunnen zelfs featurephones worden gemaakt die het bedrijfslogo op het scherm weergeven.
Geen grenzen
Een belangrijk concurrentievoordeel dat inherent is aan VoIP is dat van virtualisatie. Met andere woorden: het maakt niet uit waar een medewerker zich bevindt: zijn oproepen kunnen hem vinden. Of u nu aan hotdesking doet of personeel heeft dat regelmatig onderweg is, als u naar het VoIP-systeem belt, vindt u ze op hetzelfde nummer, of ze nu een mobiele telefoon gebruiken of vanuit een ander kantoor werken. Dit alles is naadloos afgestemd op de klant die belt of gebeld wordt. Bovendien worden alle functies van het systeem, zoals voicemail, doorschakelen van oproepen, front-endmenu's, enz., meegevoerd met het nummer.
Het vereenvoudigt ook de zaken wanneer er wijzigingen moeten worden aangebracht. In een rampscenario wordt het bijvoorbeeld veel eenvoudiger om al uw gesprekken met dezelfde nummers en zonder functionaliteitsverlies binnen enkele minuten naar een andere locatie door te schakelen. Op traditionele systemen kan het uitvoeren van een soortgelijke omleiding dagen of zelfs weken duren.
Intelligente systemen
Naarmate VoIP steeds meer mainstream wordt, zal het steeds moeilijker worden om het te onderscheiden van de rest van de IT-systemen van een bedrijf. Intelligente systemen zullen het mogelijk maken om kennisbanken te koppelen aan communicatiesystemen om werknemers efficiënter te maken en naadloos de informatie te leveren die ze nodig hebben om hun werk te doen.
Door te koppelen aan databases van werknemers en noodplanningssystemen, wordt het mogelijk om automatisch telefonische vergaderingen te starten als reactie op een crisis, waarbij alle belangrijke spelers worden gelokaliseerd, waar ze ook zijn en op welk apparaat dan ook.
VoIP kan worden gezien als eenvoudigweg een nieuwe manier om te telefoneren, maar als u dat wel doet, negeert u de mogelijkheden ervan. Als het op creatieve wijze wordt gebruikt als onderdeel van een bedrijfstransformatiestrategie, kan het een aanzienlijk concurrentievoordeel opleveren.
