11 zeer effectieve incasso-oproepscripts

11 zeer effectieve incasso-oproepscripts

Hoewel essentieel voor het genereren van inkomsten en het terugvorderen van uitstaande gelden, kan het innen van schulden een lastige en risicovolle aangelegenheid zijn. In de Verenigde Staten zijn in de Fair Debt Collection Practices Act (FDCPA) uitgebreide richtlijnen vastgelegd waaraan incassobureaus zich moeten houden, anders worden zij met ernstige gevolgen geconfronteerd. Klanten niet vóór 8 uur of na 9 uur lokale tijd bellen, zich niet inlaten met intimidatie of misleidende informatie gebruiken zijn slechts enkele van de regels die van toepassing zijn. 

Bovendien moeten incassobureaus zich houden aan de voorwaarden van de Telephone Consumer Protection Act (TCPA), die het gebruik van spraakoproepen, VoIP-oproepen, automatische dialers, faxmachines, sms-berichten en kunstmatige of vooraf opgenomen spraakberichten regelt. Volgens de TCPA-regels stelt het Do Not Call- of DNC-register consumenten ook in staat hun telefoonnummers te registreren op de Nationale Do Not Call-lijst van de FTC, waardoor de verwachting bij de debiteuren wordt gewekt dat zij contact met bepaalde organisaties kunnen vermijden – ook al zijn incassobureaus dat nog steeds. wettelijk toegestaan ​​om te bellen naar nummers in het DNC-register. 

Incassobureaus moeten dat dus doen loop een fijne lijn bij het bepalen hoe en wanneer in gebreke blijvende consumenten moeten worden benaderd om hun terugbetalingsvoorwaarden te bespreken.

[Afbeeldingsbron: PDCstroom]

Een algemene strategie voor incassogesprekken

[Afbeeldingsbron: Dynavistiek]

Invorderingswetten verbieden crediteurenorganisaties om persoonlijke gegevens over de schuld die van toepassing zijn op iemand anders dan de schuldenaar openbaar te maken. Het is dus essentieel om ervoor te zorgen dat u met de juiste persoon praat wanneer u een bericht doet incassogesprek. Controleer en dubbelcheck uw gegevens voordat u belt.

Houd een positieve houding en professionele houding aan tijdens gesprekken met de klant en stel terugbetalingsmaatregelen voor waar zowel u als de debiteur voordeel uit kunnen halen. Luister naar hun zorgen en houd er rekening mee als u suggesties doet.

Zorg ervoor dat u uitgebreid bent voor juridische bescherming en bij toekomstige geschillen documenteer elke interactie dat je hebt.

11 Incassoscriptsjablonen die u kunt gebruiken

Voor incassoprofessionals zijn er online hulpmiddelen beschikbaar een reeks oproepscriptsjablonen die u kunt gebruiken. Ze bevatten de volgende scripts:

1. Voor klanten die vergeten te betalen

Jij: Goedemorgen. Mijn naam is Harry en ik ben incassobureau bij [Uw bedrijf]. Spreek ik met Sally Harrison?

Sally: Ja, Sally hier.

U: Ik bel vanwege een achterstallige rekening.

Sally: Mijn excuses. Ik heb het druk gehad en vergeet te betalen.

Jij: Geen problemen. Het kan gebeuren. Maar nu ik u aan de telefoon heb, kunt u de betaling nu uitvoeren?

Sally: Ik heb het momenteel een beetje druk. Ik ga het vandaag of morgen proberen te maken.

Jij: Geen probleem. Ik heb het genoteerd in het systeem. Wij zien ernaar uit deze te ontvangen. Bedankt.

2. De klant die zegt dat hij/zij uw factuur niet heeft ontvangen

Jij: Goedemiddag. Mijn naam is Harry en ik ben incassobureau bij [Uw bedrijf. Spreek ik met Sally Harrison?

Sally: Ja, Sally hier.

U: Ik bel vanwege een achterstallige rekening.

Sally: Mijn excuses. Maar ik heb de rekening nog niet van u ontvangen. 

U: Excuses als dat het geval is. Kunt u echter bevestigen of dit uw e-mailadres is – abc@xyz.com?

Sally: Ja, dat klopt.

Jij geweldig. Bedankt voor je verduidelijking. Ik stuur u de rekening nogmaals. Maar controleer alstublieft uw spammap, aangezien we de factuur meerdere keren hebben verzonden op het opgegeven e-mailadres. Wat de factuur betreft, kunt u deze nu telefonisch verwerken?

Sally: Nee. Ik heb geen toegang tot mijn kaart. Ik zal het 's avonds doen.

Jij geweldig. Ik zal het in ons systeem noteren. Zorg ervoor dat u het vandaag nog verwerkt. Bedankt voor je tijd. 

3. Wanneer de klant zegt dat uw factuur onjuist is

Jij: Goedemorgen. Mijn naam is Harry en ik ben incassobureau bij [Uw bedrijf. Spreek ik met Sally Harrison?

Sally: Ja, Sally hier.

U: Ik bel vanwege een achterstallige rekening.

Sally: Ik heb niet betaald omdat de rekening onjuist is. 

Jij: Oké. Het spijt mij te horen dat het wetsvoorstel onjuist is. Kunt u het probleem nader toelichten?

Sally: (Legt het probleem uit. Als het juist is).

Jij: Excuses voor de fout. Ik corrigeer de factuur terwijl we spreken en neem zo snel mogelijk contact met u op.

OR

Sally: (Legt het probleem uit. Als ze het verkeerd heeft begrepen).

Jij: Bedankt voor het uitleggen van het probleem. U hebt de details echter verkeerd begrepen. (Leg het misverstand uit). Ik zou het op prijs stellen als u de factuur zo snel mogelijk kunt verwerken. Lukt het jou nu?

Sally: Ja.

Jij geweldig. Ernaar uitkijken.

4. De klant zegt dat uw factuur niet is goedgekeurd

Jij: Goedemorgen. Mijn naam is Harry en ik ben incassobureau bij [Uw bedrijf. Spreek ik met Sally Harrison?

Sally: Ja, Sally hier.

U: Ik bel vanwege een achterstallige rekening.

Sally: Helaas heeft de toezichthouder het wetsvoorstel nog niet goedgekeurd.  

Jij: Oké. Ik begrijp dat je deze dingen niet in de hand hebt. Heeft uw leidinggevende vragen over de factuur?

Sally: Voor zover ik weet niet. 

Jij: Oké. Als u ernaar kunt kijken, zou ik dat zeer op prijs stellen.

Sally: De supervisor is niet op kantoor. Maar ik zal zo snel mogelijk contact met haar opnemen.

Jij: dat waardeer ik. Ik zal het binnenkort bij je navragen. Een fijne dag toegewenst.

5. Wanneer u belt voor de tweede incassopoging

Jij: Goedemiddag. Mijn naam is Harry en ik ben incassobureau bij [Uw bedrijf. Spreek ik met Sally Harrison?

Sally: Ja, Sally hier.

U: Ik volg onze oproep op de datum met betrekking tot de betaling. Helaas hebben wij de betaling nog niet van uw kant ontvangen. Kan ik de creditcardbetaling via de telefoon accepteren?

Sally: Geef me even de tijd om de kaart te pakken.

U: Bedankt voor het uitvoeren van de betaling. Een fijne dag toegewenst.

6. Als uw oproep naar de voicemail van de klant gaat

Jij: Goedemiddag. Mijn naam is Harry en ik ben incassobureau bij [Uw bedrijf. De betaling van uw factuur is voorbij de vervaldatum. Op basis van onze gegevens is het totale openstaande saldo van $ 10,000 te laat. We hebben de afgelopen twee weken zeven keer geprobeerd contact met u op te nemen.

Bel ons alstublieft als u wat vrije tijd heeft. Laat ons ook weten wat de status van uw betaling is of als u vragen heeft. Bedankt voor uw tijd en aandacht.

7. Wanneer een klant uw factuur al heeft betaald

Jij: Goedemiddag. Mijn naam is Harry en ik ben incassobureau bij [Uw bedrijf. Spreek ik met Sally Harrison?

Sally: Ja, Sally hier. Maar waarom bel je mij? Ik heb de betaling al gedaan.

Jij: Klopt dat? Geef me even de tijd om de betalingsgegevens in het systeem te controleren. Weet u wanneer u de betaling heeft gedaan?

Sally: In de afgelopen week geloof ik. 

Jij: Oké. Dat zie ik nu. Bedankt voor je medewerking. Nog een fijne dag verder.

8. Wanneer uw klant een openstaand saldo heeft

*Bedankt voor het bellen naar [ABC-bedrijf], dit is een opgenomen lijn. Hoe kan ik u helpen?*

Jij: Kan ik met Sally HarrIson spreken?

*Nadat het gesprek verbinding maakt met de betreffende persoon*

Jij: Goedemorgen. Mijn naam is Harry en ik ben incassobureau bij [Uw bedrijf. Dit gesprek gaat over een openstaande schuld bij uw onderneming. We hebben een rekening op ons kantoor met het totale saldo van uw bedrijf van $100,000. Hoe zou jij voor dat evenwicht willen zorgen? Telefonisch, met een cheque, bankpas of creditcard?

Sally: Eind deze week kunnen we een cheque sturen.

U: Bedankt voor uw medewerking. Ik zal dit noteren in ons systeem. Goede dag verder.

9. Wanneer de klant niet beschikbaar is of niet op kantoor is

Jij: Goedemorgen. Mijn naam is Harry en ik ben incassobureau bij [Uw bedrijf. Spreek ik met Sally HarrIson? 

Sally: Hallo, ik ben momenteel niet op kantoor, dus ik kan niet betalen.

Jij: Geen probleem. Ik begrijp dat je het druk moet hebben. Kunnen we kaartbetalingen via de telefoon accepteren als dat de zaken gemakkelijker zou maken?

Sally: Nee, sorry, ik rijd. Ik zou er morgen moeten zijn. Ik zal het dan betalen.

Jij: Bedankt daarvoor, ik waardeer het. Ik zal een notitie in ons systeem maken dat ik morgen de betaling verwacht. Fijne dag.

10. Als de klant onvoldoende saldo heeft om uw factuur volledig te betalen

Jij: Goedemorgen. Mijn naam is Harry en ik ben incassobureau bij [Uw bedrijf. Spreek ik met Sally HarrIson?

Sally: Ik heb deze week geen geld. Ik betaal binnenkort.

Jij: Het spijt me dat te horen. Hoe gaat het met je bedrijf?

Sally: (Legt de redenen uit voor haar onvermogen om terug te betalen.)

Jij: Ik zie het. Bedankt voor het delen van uw zorgen, en ik waardeer uw eerlijkheid. Het klinkt alsof u met ernstige cashflowproblemen wordt geconfronteerd. Ik begrijp dat het moeilijk te beheren is, omdat we ook altijd proberen onze cashflow te beheersen. Toch zou ik u graag als klant willen behouden. Ik denk dat een betalingsregeling ons beiden zou helpen. Wat denk je?

Sally: Wat betekent dat?

U: Dit betekent dat we overeenstemming bereiken over deelbetalingen tot aan de volledige vereffening. Op die manier kunnen we allebei onze cashflow beter beheren.

Sally: Ja, dat kunnen we doen. 

U: (Stel uw betalingsplan voor.) 

Sally: Oké, het klinkt geweldig!

Jij: Bedankt voor je inzet. Ik zal het in ons systeem noteren en we verwachten uw eerste betaling morgen.

11. Incassoscript of klanten herinneren aan de vervaldatum van de betaaldaglening

Jij: Goedemiddag. Mijn naam is Harry en ik ben incassobureau bij [Uw bedrijf. Spreek ik met Sally HarrIson?

Sally: Ja, Sally hier.

U: Ik bel met betrekking tot uw persoonlijke lening.

Sally: Sorry, ik had het druk en vergat te betalen.

Jij: Ik zie het. Geen probleem, het kan gebeuren. Bent u echter in staat om de betaling nu uit te voeren? 

U heeft ook de juiste contactcenteroplossing nodig

Als incassobureau profiteert u van een hoogwaardige cloudcarrier. Dit zal helpen bij het effectieve beheer van schuldinvorderingsoproepen met verbeterde antwoord-inbeslagnemingsratio's en hoge oplossingspercentages bij eerste oproepen, gepaard gaande met enorme besparingen op telefoonrekeningen. 

Hier zijn vijf redenen waarom ondernemingen IDT op hun CCaaS/UCaaS-platform aansluiten

• Onmiddellijke kostenbesparing van ~ 50% korting op spraakrekeningen
• Ongeëvenaarde spraakkwaliteit via een cloudgebaseerd direct spraaknetwerk
• Wereldwijde spraakdekking met CLI-gegarandeerde routes
• Vertrouwen & betrouwbaarheid van gespecialiseerde Voice-experts bij IDT (sinds 1990)
• Schaalbare spraakoplossingen met een royale trunkcapaciteit

Wilt u meer weten over hoe IDT uw incasso-inspanningen een boost kan geven? Neem contact met ons op.