Che tu stia pianificando l'aggiornamento da un sistema telefonico tradizionale o semplicemente cambiando provider per un servizio VoIP esistente, cambiare il servizio di chiamata vocale può essere difficile e pieno di potenziali rischi per la produttività del tuo team. Per evitare questi problemi è fondamentale essere adeguatamente preparati.
Esistono una serie di passaggi chiave da eseguire prima di attivare il nuovo servizio per assicurarsi che tutto proceda senza intoppi. Fattori importanti da prendere in considerazione includono il carico delle chiamate, la larghezza di banda e i piani di emergenza. Questo articolo ti illustra alcuni dei passaggi essenziali per garantire a te e ai tuoi team un'implementazione senza stress. Se affronti questi fattori e segui i consigli del fornitore di servizi prescelto, non dovresti incorrere nelle trappole fin troppo comuni.
Conferma una connessione Internet pronta per VoIP
Se la tua connessione offre buone velocità Internet senza la presenza di un sistema VoIP, devi comunque ricontrollare con il tuo ISP e il tuo provider VoIP per assicurarti che gestirà il carico aggiuntivo che le chiamate VoIP porteranno. Una connessione Internet scadente è la causa principale della qualità delle chiamate compromessa, quindi è davvero fondamentale stabilire che la sua qualità e velocità siano all'altezza del lavoro.
Puoi farlo eseguendo una prova VoIP insieme al tuo provider in modo da poter valutare correttamente i risultati. Se a questo punto dovessi riscontrare problemi, è relativamente semplice configurare una connessione privata che non venga influenzata dalle altre richieste del posto di lavoro. Un'altra opzione è ridurre al minimo i carichi di lavoro installando un sistema analogico VoIP ibrido. In generale, dovresti cercare di aumentare la larghezza di banda disponibile di 100 KB per ciascun utente della rete, a meno che non disponi già di sufficiente capacità di riserva.
Installa un router in grado di QoS
Seleziona un router che offra la dispersione del traffico utilizzando la qualità del servizio (QoS). Questo è progettato per separare la larghezza di banda VoIP dal resto della larghezza di banda della rete, consentendoti di selezionare applicazioni specifiche da eseguire sulla rete in base alla loro specifica firma del traffico. Questa funzionalità consente agli amministratori IT di impostare le priorità e assegnare una percentuale garantita della capacità complessiva a queste app in base alla loro importanza per la tua azienda. Puoi quindi essere certo che il traffico VoIP riuscirà sempre a passare anche se qualcuno decide di iniziare lo streaming di Netflix durante la pausa pranzo. La maggior parte dei router moderni offre QoS, ma verifica con il tuo provider e stabilisci se consiglia un partner specifico.
Ricorda che i router possono solo risolvere i problemi con la tua rete interna e non possono aiutarti se la rete del tuo fornitore VoIP diventa congestionata.
Assicurati che il tuo operatore all'ingrosso VoIP sia affidabile
Questo è un punto ovvio ma importante poiché se il servizio VoIP dovesse essere disabilitato per qualche motivo, le tariffe basse e persino la chiarezza delle chiamate diventerebbero del tutto irrilevanti. I provider VoIP affidabili come IDT pubblicizzeranno il tempo di attività medio in modo da poter determinare la frequenza con cui riscontrano guasti al sistema. Un record scadente aumenterà la probabilità di rovinose interruzioni del servizio per la tua azienda.
Separa il tuo traffico VoIP utilizzando la VLAN
Oltre all'utilizzo di router QoS, potresti scegliere di installare una Virtual Local Area Network (VLAN) che consente la segmentazione del traffico vocale. Questo ti dà una rete all'interno di una rete e può essere determinato da una serie di caratteristiche, come posizione, gruppi di utenti, dispositivi o tipo di traffico. Per il VoIP, la VLAN dividerà il traffico dalla capacità complessiva della rete e fornirà una migliore reattività . Questa funzionalità è particolarmente vantaggiosa per le aziende con più di 50 utenti di servizi VoIP.
Ottieni il giusto carico di chiamate
Una buona regola pratica è stabilire un rapporto 1 a 1 tra il numero di utenti VoIP e la capacità di carico delle chiamate del sistema. Ciò significa che il tuo servizio VoIP può gestirlo facilmente se tutti i dipendenti sono impegnati in una chiamata VoIP contemporaneamente. Ciò richiede un po' di pianificazione poiché potrebbe essere necessario ridurre o aumentare le dimensioni dei tuoi team. Se stai pianificando un'importante campagna di assunzioni o una serie di licenziamenti, assicurati di tenerne conto nei requisiti del carico di chiamate.
Controlla più di un ricevitore SIP
La maggior parte dei dispositivi VoIP, inclusi router, dispositivi portatili e switch, possono supportare SIP (Session Initiated Protocol), il protocollo che collega VoIP e una gamma di periferiche, ma è comunque importante controllare e testare più di un telefono.
Stabilisci un piano telefonico di emergenza
Se segui i passaggi precedenti, dovresti sperimentare una transizione senza sforzo. Ma come per qualsiasi altra migrazione significativa, è comunque necessario prepararsi agli scenari peggiori e disporre di un valido piano di backup per la continuità aziendale.
