कैसे वीओआईपी कॉल को सही ढंग से रिकॉर्ड करने के लिए?

आधुनिक तकनीक के साथ वर्तमान वीओआईपी सिस्टम के साथ, रिकॉर्डिंग कॉल पहले से कहीं ज्यादा आसान है। रिकॉर्डिंग कॉल के कई अच्छे कारण हैं, जैसे कि कर्मचारियों के प्रशिक्षण के लिए, लेकिन विचार करने के लिए एक नैतिक आयाम है। आपके ग्राहक और कर्मचारी गोपनीयता के एक निश्चित स्तर के हकदार हैं जब उनके डेटा को संभालने की बात आती है और इन अधिकारों का सम्मान किया जाना चाहिए। ऐसे फर्म जो इसे सही ढंग से प्रबंधित करने में विफल रहते हैं, वे खुद को एक कठिन कानूनी स्थिति में पा सकते हैं। 

सूचित सहमति के साथ रिकॉर्डिंग गतिविधि के पारदर्शी प्रकटीकरण दोनों महत्वपूर्ण हैं, और यह बेहद महत्वपूर्ण है कि रिकॉर्ड कॉल करने के इच्छुक किसी भी व्यवसाय को पता है कि उसकी जिम्मेदारियां और अधिकार क्या हैं। 

रिकॉर्ड करें और जानें

एक लचीले वीओआईपी पैकेज के साथ, सभी ग्राहक इंटरैक्शन के लिए रिकॉर्डिंग क्षमताओं को शामिल करना आसान है। रिकॉर्डिंग को आगे संसाधित किया जा सकता है और इसे लिपियों में बदल दिया जा सकता है, जो न केवल चर्चा का उपयोगी रिकॉर्ड है, बल्कि यह भी कि बातचीत के बारे में क्या अच्छा या बुरा था, इसका विश्लेषण करने के लिए कर्मचारियों को अवसर प्रदान करता है। 

एक ग्राहक के साथ बातचीत करने से उत्पन्न होने वाले विवाद थे, इस बात के टेप कि कैसे मुद्दों को जल्दी और आसानी से सेट करने में महत्वपूर्ण भूमिका निभाई जा सकती है, खासकर अगर एक छोटी सी गलतफहमी समस्या का कारण थी। वास्तविक जीवन की स्थितियों की जांच करने के लिए कर्मचारियों की अनुमति देना जहां मुश्किल ग्राहकों का प्रबंधन किया गया था, या समस्याओं को हल किया गया था, वे अमूर्त परिदृश्यों की तुलना में प्रशिक्षण उपकरण के रूप में कहीं अधिक प्रभावी हो सकते हैं। 

नैतिकता और कानून

हालाँकि, कॉल रिकॉर्ड करते समय नैतिक मुद्दों को ध्यान में रखा जाना चाहिए, क्योंकि कॉल रिकॉर्डिंग के लिए कुछ लोगों को जासूसी करने का सुझाव देता है और उन्हें अलार्म लगा सकता है। कॉल रिकॉर्डिंग को एक घुसपैठ गतिविधि के रूप में भी देखा जा सकता है। ग्राहकों को यह बताना आवश्यक है कि उनकी बातचीत रिकॉर्ड की जा सकती है। 

कई बड़े संगठनों से निपटने में, जो पूर्व-रिकॉर्ड किए गए विकल्पों के माध्यम से कॉल करते हैं, नियमित रूप से एक घोषणा होती है जिसमें कहा जाता है कि कॉल को कर्मचारियों के प्रशिक्षण और गुणवत्ता की निगरानी के लिए रिकॉर्ड किया जा सकता है। सामान्य तौर पर, ग्राहक रिकॉर्डिंग को कॉल करने के लिए अधिक खुले होते हैं जब फर्म रिकॉर्डिंग को पूरा करने के बारे में पूरी तरह से पारदर्शी होते हैं। 

Ofcom

कानूनी दृष्टिकोण से, कई कारकों को ध्यान में रखना है। यूके के व्यापार और उपभोक्ता टेलीकॉम वॉचडॉग का कहना है कि कॉल रिकॉर्ड करते समय, ग्राहकों को यह सूचित करने के लिए सभी उचित प्रयास किए जाने चाहिए कि कॉल रिकॉर्ड की जाए या किसी तरह से निगरानी की जाए। 

कॉम के अनुसार, ग्राहकों को सूचित करना संभव है कि कॉल को कई तरीकों से दर्ज किया जा सकता है, लिखित बयानों से, नियमों और शर्तों में शामिल किए जाने, घोषणाओं या पूर्व-दर्ज संदेशों से। यूके में कई विशिष्ट कानून हैं जो यह बताते हैं कि कॉल कैसे दर्ज की जानी चाहिए। इनमें 1998 डेटा संरक्षण अधिनियम और मानवाधिकार अधिनियम शामिल हैं। 

GDPR

सामान्य तौर पर, सेवा का मूल्यांकन करने, प्रशिक्षण कर्मचारियों, अनुपालन की शर्तों को पूरा करने, व्यावसायिक लेनदेन के सबूत प्रदान करने या धोखाधड़ी का पता लगाने और रोकने के उद्देश्यों के लिए कॉल रिकॉर्ड करना स्वीकार्य माना जाता है। सामान्य डेटा संरक्षण विनियम, या GDPR, जो पिछले साल लागू हुआ, रिकॉर्डिंग कॉल को भी कवर करता है। जब रिकॉर्डिंग को अनुपालन को संतुष्ट करने या किसी के हितों की रक्षा के लिए आवश्यक होता है, तो यह आमतौर पर स्वीकार्य माना जाता है। हालांकि, यह एक जटिल क्षेत्र हो सकता है और विशेषज्ञ की सलाह एक अच्छा विचार हो सकता है। 

MiFID

एफसीए द्वारा शुरू किए गए नियमों के अनुसार और मार्च 2009 से प्रभावी, कंपनियों को बॉन्ड, इक्विटी और डेरिवेटिव बाजारों के लिए ग्राहक के आदेश से संबंधित इलेक्ट्रॉनिक संचार के अलावा सभी टेलीफोन वार्तालापों को रिकॉर्ड करना होगा। इन फ़ाइलों को कम से कम छह महीने के लिए रखा जाना चाहिए। 

एफसीए से नियमों को यूरोपीय संघ की समीक्षा, मार्केट्स इन फाइनेंशियल इंस्ट्रूमेंट्स डायरेक्टिव (MiFID) के साथ यूके के बाजारों को संरेखित करने के लिए पेश किया गया था। इसमें रिकॉर्डिंग आवश्यकता को जोड़ना शामिल था जो कि एफसीए के लिए चल रहे एफसीए प्रयासों में एक प्रमुख तत्व है जिसमें हेरफेर और इनसाइडर ट्रेडिंग सहित बाजार के दुरुपयोग को संबोधित किया जाता है। 

सही वीओआईपी विकल्प

आपके व्यवसाय के लिए एक वीओआईपी पैकेज का चयन करने में, कॉल रिकॉर्डिंग और पूर्व-दर्ज संदेश ऐसी सुविधाएं हैं जिन्हें आसानी से आसानी से उपयोग करने के लिए एकीकृत किया जा सकता है। कई अन्य विशेषताएं भी हैं जिन्हें एक वीओआईपी प्रणाली में शामिल किया जा सकता है, जैसे कि bespoke सुरक्षा समाधान, टेलीकांफ्रेंसिंग और कर्मचारियों के लिए व्यक्तिगत लॉगिन ताकि वे दुनिया में जहां भी हों, वहां से सिस्टम का उपयोग कर सकें, बशर्ते कि उनकी इंटरनेट तक पहुंच हो कनेक्शन। 

यदि आपके पास एक व्यवसाय है जो विदेशों में ग्राहकों के साथ, विशेष रूप से विकासशील देशों में अक्सर संचार करता है, तो आप थोक वीओआईपी समाप्ति दरों और इनसे होने वाली लागत बचत का लाभ उठाना चाहेंगे। जबकि वीओआईपी कॉल करने के लिए वीओआईपी की लागत लगभग कुछ भी नहीं है, एक विकासशील देश में एक नंबर पर कॉल करना एक मोबाइल या एक दूरसंचार नेटवर्क पर समाप्त हो सकता है जो इस सेवा को प्रदान करने के लिए प्रीमियम चार्ज करता है। 

IDT जैसे आपूर्तिकर्ता के पास वाहक का एक व्यापक और स्थापित वैश्विक नेटवर्क है जिसका अर्थ है कि हम अपने ग्राहकों को सबसे अधिक प्रतिस्पर्धी दरों की पेशकश कर सकते हैं।