La manière traditionnelle de fournir des services téléphoniques disparaît progressivement à mesure que les particuliers et les entreprises s'orientent vers des solutions basées sur IP. Par exemple, le BT du Royaume-Uni a déjà annoncé son intention de fermer ses anciens systèmes PSTN d'ici 2025 et de passer à un réseau entièrement IP.
Pour les utilisateurs professionnels, la téléphonie IP offre de nombreuses attractions, notamment des économies de coûts et une efficacité accrue grâce à la possibilité de fournir des services de téléphonie, de téléphonie mobile et de vidéoconférence sur une seule plateforme intégrée. Si vous êtes prêt à passer à un fournisseur IP, quels sont les points clés à considérer?
Fournisseurs VoIP professionnels
Tout d'abord, considérez les services spécifiques que tout système que vous étudiez offre. Selon vos besoins et le fournisseur que vous évaluez, cela peut inclure:
- Réacheminement des appels sans réponse vers un autre téléphone après deux ou trois sonneries
- Fournir des menus vocaux
- Placer des appels dans une file d'attente avant d'y répondre
- Renvoyer les appels vers la messagerie vocale ou un appareil mobile
Les systèmes VoIP offrent généralement cette fonctionnalité à partir du cloud, ce qui élimine le besoin d'équipements onéreux sur site.
De plus, les services vocaux numérisés peuvent être intégrés à d'autres applications. Par exemple, de nombreuses entreprises voudront rechercher des opportunités pour canaliser les appels via la gestion de la relation client (CRM) ou des programmes d'assistance. Assurez-vous que vos fournisseurs de terminaison VoIP candidats peuvent fournir des interfaces aux applications que vous avez déjà (ou que vous voudrez peut-être acheter à l'avenir).
Communication mobile
Le monde des affaires moderne est de plus en plus flexible et de nombreux employés passent du temps hors du bureau. Un avantage du passage à un fournisseur VoIP est qu'il devrait être en mesure d'intégrer toutes les communications via une plate-forme unique, même pour les utilisateurs de téléphones mobiles.
Étant donné que les services VoIP offrent généralement cette possibilité de transférer les appels vers des appareils mobiles, le personnel commercial et les techniciens peuvent être « au bureau », même lorsqu'ils sont sur le terrain. De nombreuses solutions proposent même une application mobile qui permet aux utilisateurs de passer des appels directement depuis la plateforme VoIP.
Attribution de numéros via VoIP
Un autre avantage de l'utilisation d'un système téléphonique VoIP est que les numéros individuels n'ont pas besoin d'être fixés sur différents combinés. La plupart des fournisseurs offrent la possibilité de changer de téléphone vers lequel le numéro mène, et même de désigner des appareils mobiles, selon les besoins.
Bien sûr, la plupart des services VoIP facilitent l'acheminement d'un appel vers un ordinateur. Cependant, être capable de parler via un combiné téléphonique ordinaire rend l'expérience VoIP moins étrangère et ressemble plus à un service téléphonique traditionnel.
Une fonctionnalité intéressante à rechercher est la possibilité de planifier des allocations, bien que tous les fournisseurs de VoIP n'offrent pas cette option. Par exemple, les utilisateurs professionnels qui acheminent les appels vers leurs téléphones privés devraient pouvoir suspendre l'acheminement de ces appels en dehors des heures d'ouverture.
Une autre demande de réallocation de numéros survient lorsqu'un employé part. Étant donné que la plupart des entreprises ne veulent pas que les employés partent avec les numéros VoIP attribués à leurs appareils mobiles, il est essentiel de pouvoir révoquer une allocation et la réaffecter au remplacement du travailleur sortant.
Une fonctionnalité d'allocation intéressante qui peut être appropriée pour certaines entreprises est la possibilité de planifier le transfert d'appels professionnels vers différents téléphones du monde entier, 24 heures sur 7. Ceci est particulièrement utile pour les entreprises qui disposent d'un service d'assistance XNUMXh / XNUMX et XNUMXj / XNUMX; comme un technicien s'arrête de travailler dans un fuseau horaire, un autre technicien peut commencer à travailler de l'autre côté de la planète.
Sécurité et conformité
La sécurité des connexions est une exigence importante lorsqu'il s'agit d'utiliser des services basés sur le cloud. Les fournisseurs de terminaison VoIP réputés savent que leur clientèle est préoccupée par la perte de données et garantit la sécurité à la fois lors de la transmission et au repos sur les serveurs du service dans le cloud.
La sécurité des données n'est pas seulement une question de paranoïa, les normes de protection des données sont devenues des exigences contractuelles pour de nombreuses entreprises - la non-conformité signifie souvent que vous ne remportez pas de contrats. La législation gouvernementale peut également exiger que les enregistrements des appels vocaux soient conservés pendant un certain nombre d'années. Par exemple, les sociétés de services financiers sont tenues par le règlement UE MiFID II d'enregistrer les appels et de conserver les données pendant plusieurs années.
En conséquence, la sécurité du stockage pour la protection des données est désormais tout aussi importante pour de nombreuses entreprises que la confidentialité de la transmission. La reprise après sinistre est une autre considération, c'est pourquoi de nombreuses entreprises recherchent des fournisseurs de terminaison VoIP qui offrent des services de sauvegarde de stockage sécurisés ou qui s'interfacent avec des fournisseurs de stockage tiers compatibles.
Compatibilité des numéros d'urgence
Un fournisseur VoIP réputé devrait permettre aux utilisateurs de leurs numéros de se connecter aux services d'urgence concernés. Mais ce n'est pas seulement une question de correction des appels d'urgence. Les services d'urgence doivent également pouvoir voir le numéro de l'appelant et l'intégrer dans le logiciel d'assistance téléphonique de l'opérateur d'urgence.
Il s'agit d'une procédure standard sur les numéros PSTN, conformément aux exigences décrites dans la norme E-911 publiée par la Federal Communications Commission (FCC) des États-Unis.
Plans de tarification
La réduction des coûts est souvent une grande incitation pour les entreprises qui envisagent de passer à la VoIP. Et parce que les services de téléphonie IP sont généralement facturés par utilisateur, le nombre de personnes qu'ils utilisent le système a tendance à être un facteur clé dans le processus décisionnel.
Les fournisseurs de terminaisons VoIP regroupent souvent leurs services en «éditions», ce qui crée différents ensembles de services susceptibles de plaire à différents types d'acheteurs. Pour cette raison, il est souvent plus important d'examiner les offres plan par plan que de simplement considérer les fournisseurs concurrents. Ces éditions correspondent à des offres groupées de services, et elles incluent souvent différents services «supplémentaires», tels que le transfert d'appels, l'enregistrement, le stockage, etc.
D'autres variables de prix sont basées sur les volumes d'appels mensuels. Les fournisseurs de terminaison VoIP adaptent souvent leurs plans à différents types d'utilisateurs, en fonction des volumes d'appels. Comme dans toute industrie, certains fournisseurs de terminaison VoIP déploient des tactiques de tarification trompeuses. Parcourez les petits caractères pour prendre en compte le coût total de chaque service - pas seulement le prix indiqué sur la page d'accueil du service.
Service et
La fiabilité du service est essentielle dans un service aussi essentiel que le service téléphonique d'une entreprise, où même une courte interruption peut sérieusement affecter les ventes, la crédibilité et la rentabilité. De plus, le fait de lier le système téléphonique de l'entreprise à un fournisseur de terminaison VoIP financièrement instable crée un gros risque en cas de fermeture de ce fournisseur.
Heureusement, il existe des fournisseurs de terminaison VoIP bien établis. Et, comme pour la plupart des services aux entreprises, la fourniture de VoIP est liée par des contrats. Au cœur du contrat se trouve un contrat de niveau de service (SLA), qui devrait inclure des garanties de service, des délais de résolution des problèmes et des niveaux de support.
Évaluation des fournisseurs de terminaison VoIP
La réputation et la fiabilité d'un service VoIP sont tout aussi importantes que la compétitivité du prix du fournisseur.
La téléphonie Internet offre beaucoup plus de services supplémentaires que les compagnies de téléphone traditionnelles ne peuvent fournir; cependant, toutes les entreprises VoIP n'offrent pas une gamme complète de services. Parmi ceux qui offrent ces fonctionnalités supplémentaires, certains facturent des frais supplémentaires, tandis que d'autres incluent ces modules complémentaires sans frais supplémentaires. Assurez-vous que vous examinez attentivement la structure de prix de votre système VoIP choisi pour comprendre ce qui est inclus avant de signer un contrat.
Créez votre propre modèle d'évaluation qui attribue des points au prix et à la fiabilité. Si votre entreprise ne peut pas fonctionner sans son système téléphonique, ne risquez pas de perdre de précieuses opportunités commerciales pour économiser quelques dollars par mois sur votre système téléphonique.
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