Dernière mise à jour: 11 / 11 / 2019

La VoIP est encore assez jeune dans le monde de la téléphonie, mais elle est de plus en plus populaire auprès des utilisateurs professionnels et privés, compte tenu des économies substantielles et des fonctionnalités avantageuses qu'elle offre.

Entre autres avantages, la VoIP permet aux employés de faire du télétravail et est beaucoup plus rentable que le service PSTN traditionnel. Il permet également aux utilisateurs de renoncer aux réunions de la salle de conférence au lieu des conférences téléphoniques et de passer des appels à partir de n'importe quel appareil activé en utilisant le même numéro, ce qui élimine le besoin de plusieurs lignes et DID (Direct Inward Dial number).

Vous pouvez également configurer IVR (menus interactifs de réponse vocale) via un Fournisseur VoIP. Même si vous êtes une personne seule, vous pouvez projeter une image d'entreprise forte avec un système de menu enregistré personnalisé. Un dernier avantage à passer à la VoIP est le temps d'installation rapide. Comparé aux semaines ou aux mois nécessaires pour configurer une nouvelle connexion PSTN, le service VoIP peut être configuré en quelques heures seulement.

Transition vers la VoIP

Malgré tous ces avantages, certaines organisations ont encore des préoccupations persistantes concernant la technologie VoIP qui les poussent à hésiter à faire le changement. Il s'agit généralement de problèmes de fiabilité, de coût et, surtout, de qualité des appels.

Il y a une justification à ces préoccupations lorsque vous considérez que la seule expérience de la VoIP de la plupart des gens passe par des plateformes `` au mieux '' - telles que Skype ou FaceTime - qui ne fonctionnent pas au mieux lorsque les connexions Internet sont loin d'être idéales.

Les utilisateurs qui tentent de passer des appels via ces plates-formes via des connexions de faible qualité peuvent subir des problèmes audio, vidéo et des appels interrompus. Cependant, il est important de se rappeler que la VoIP au niveau du consommateur varie considérablement de la réalité de la VoIP fournie par un service hébergé au niveau commercial. Ces services sont conçus pour fonctionner à 99.9% du temps, avec des dispositions en place pour garantir qu'aucun temps d'arrêt n'affecte la productivité de votre entreprise.

Lorsque vous choisissez un Fournisseur VoIP, tenez toujours compte des besoins spécifiques de votre organisation. Vous devrez également vérifier la qualité et la fiabilité du service, déterminer dans quelle mesure le service peut être intégré à vos systèmes existants et, bien sûr, tenir compte des coûts et des pratiques de facturation de chaque fournisseur que vous considérez.

Déterminez vos besoins de service

Dans un premier temps pour étudier tout investissement dans la téléphonie - VoIP ou autre - vous devrez examiner de près les schémas d'utilisation historiques de votre organisation, ainsi que les exigences probables associées à tout plan futur de croissance que vous pourriez avoir.

Avec la téléphonie traditionnelle, ces considérations étaient relativement simples. À part les différences de taux, s'engager avec les fournisseurs de RTPC consistait vraiment à comparer les services standardisés, qui ne différaient que par les pratiques de facturation et l'emballage. Le choix d'un fournisseur VoIP, en revanche, ajoute un degré de complexité un peu plus élevé, car il nécessite une analyse de la meilleure façon d'utiliser les ensembles de fonctionnalités améliorés offerts par cette technologie.

Par exemple, prenez l'emplacement. Vous devrez cataloguer où les appels de votre entreprise sont passés, car les fournisseurs de VoIP auront différents degrés de présence dans différents domaines.

Si votre entreprise travaille à l'international dans certains endroits, par exemple, le choix d'un fournisseur avec une présence établie dans la région en question garantira une qualité élevée et des coûts bas. De plus, si vous envisagez d'installer la VoIP dans une zone rurale, vous devez vous assurer que l'infrastructure appropriée est en place pour prendre en charge le réseau.

Considérez les coûts

Les comparaisons de coûts avec la VoIP sont très similaires à celles associées à la fourniture de téléphonie traditionnelle, bien qu'elles ne soient pas simplement ventilées par de simples mesures «locales vs longues distances».

Étant donné que les appels VoIP voyagent sur des réseaux IP et SIP (Session Initiation Protocol), vous bénéficierez de frais d'appel bien inférieurs, quelle que soit la distance. Au lieu de cela, le principal facteur de coût dépend de la proximité de la destination des appels du réseau téléphonique traditionnel le plus proche.

En conséquence, chaque Fournisseur VoIP auront des coûts variables selon les régions, selon leur présence et leurs partenariats. Le résultat net est que, selon l'endroit où vous exercez vos activités, différents prestataires pourront vous proposer des tarifs sensiblement différents.

L'incrément de facturation est une autre considération clé. Peu ou pas de fournisseurs de VoIP facturent «exactement» le temps utilisé; la plupart factureront quelques secondes à la fois. Si vous dépassez ce délai, vous serez facturé pour un incrément supplémentaire entier. Bien que cela puisse entraîner des coûts minimes à tout moment, la différence entre un incrément de facturation de trois secondes et de six secondes peut faire une différence substantielle sur votre facture au cours d'un trimestre.

Enquêter sur la qualité et le service

Avec un service téléphonique, vous savez essentiellement ce que vous obtenez, car chaque entreprise loue la même infrastructure. Avec la VoIP, cependant, les routes et la bande passante à chaque nœud peuvent varier énormément avec différents fournisseurs, ce qui signifie une variation significative de la qualité des appels - en particulier dans les zones rurales, comme mentionné ci-dessus.

Heureusement, la plupart des fournisseurs de VoIP offrent des comptes d'essai pour les clients potentiels, ainsi que des déploiements par étapes qui vous permettent de vous éloigner lentement de l'utilisation du PSTN jusqu'à ce que tous les postes de travail soient configurés sur VoIP. Cela empêche toute interruption de service pendant que vous effectuez le changement et constitue un bon moyen d'atténuer les risques si vous vous sentez nerveux à propos du transfert de services.

Lors de la recherche de fournisseurs, essayez d'appeler les clients et les destinations à fort trafic pour vérifier la qualité des appels sur le réseau en question. Contactez également leurs services d'assistance pour toute question afin de vérifier comment ils répondent aux préoccupations des clients.

Enfin, avant de choisir un Fournisseur VoIP, recherchez leurs avis clients et la popularité de chaque fournisseur. Y a-t-il des signaux d'alarme, comme des plaintes fréquentes concernant une mauvaise connexion réseau ou des appels interrompus? Ou reçoivent-ils quatre ou cinq étoiles de clients satisfaits? Il est temps de découvrir qu'un fournisseur obtient un mauvais coup de la part des clients avant de signer sur la ligne pointillée.

Examiner les fonctionnalités et les intégrations

La plupart des entreprises s'appuient désormais sur une variété de ressources numériques, depuis les plates-formes de gestion de la relation client (CRM) et les applications basées sur le cloud, de type Dropbox, jusqu'aux simples programmes «bureautiques». Avec certains services VoIP, ces applications peuvent être intégrées aux appels pour améliorer la productivité globale.

Par exemple, dans un centre d'appels, cela peut signifier qu'un ingénieur de support recevant un appel client peut accéder instantanément aux informations CRM et aux données client. Cela élimine les pauses gênantes pendant que le support recherche les détails du compte. Il devient également possible de partager des documents et des présentations avec des cohortes lors d'une conférence téléphonique de manière absolument transparente, ce qui permet d'économiser beaucoup de temps et d'efforts.

Fondamentalement, toutes les fonctionnalités avancées qui devraient être programmées et reprogrammées dans un PBX traditionnel sont facilement accessibles et mises à jour sur un service VoIP en un clic de souris. Que vous recherchiez la fonctionnalité de messagerie vocale vers e-mail, la possibilité d'intégrer des smartphones et d'autres appareils, un programme de musique en attente ou l'une des autres fonctions conçues pour rendre votre journée de travail beaucoup plus productive, la VoIP ouvre un monde de possibilités aux entreprises de toute taille.

Tenez compte du routage, de la redondance et de la fiabilité

Encore une fois, chacun différent Fournisseur VoIP utilisera des itinéraires très différents vers diverses destinations. Si vous avez des clients ou des transactions clés dans une région, vous ne pouvez pas vous permettre que des problèmes dans un nœud de réseau unique perturbent les communications. Par conséquent, vous aurez besoin de votre fournisseur de VoIP pour avoir un certain degré de redondance. Le bon fournisseur maintiendra plusieurs itinéraires vers des destinations clés pour garantir à tout moment une qualité d'appel et une accessibilité optimales.

Vous devez également vous assurer que vous disposez de suffisamment de bande passante pour tirer le meilleur parti du service. Un grand fournisseur saura combien votre entreprise a besoin, en fonction des modes d'utilisation quotidiens et maximaux. Cela vous garantira que vous ne payez pas pour une bande passante que vous ne finiriez jamais par utiliser ou manquer de bande passante pendant les jours les plus occupés.

Un bon fournisseur pourra également agréger ou combiner plusieurs connexions en une seule connexion plus grande. Pour avoir le service le plus fiable, vous pouvez également prioriser votre réseau VoIP avant tout, en vous assurant de toujours pouvoir passer et / ou recevoir des appels - même lorsque vous rencontrez un trafic plus élevé que d'habitude.

Consultez le contrat de niveau de service (SLA)

Enfin, comprendre le SLA de votre choix Fournisseur VoIP vous aidera à mieux comprendre les temps d'accès cibles et garantis pour les services clés (disponibilité) ainsi que ce qui se passe si le service est interrompu (temps d'arrêt).

Vérifiez pour voir quelle est la garantie de disponibilité, ce qui se passe pendant les périodes de maintenance planifiée et comment demander une compensation en cas de panne du service. Surtout, assurez-vous que le fournisseur que vous avez choisi dispose d'un SLA. Tout Fournisseur VoIP vaut leur sel aura un SLA à toute épreuve détaillant en détail vos termes et conditions de service.

Cela dit, le message le plus important à retenir de cet article est le suivant: il n'y a pas deux fournisseurs de VoIP identiques. Recherchez et évaluez soigneusement une poignée de prestataires possibles avant de prendre une décision.

La VoIP peut augmenter de façon exponentielle la productivité du lieu de travail et créer des communications unifiées de manière transparente. IDT Express est un fournisseur leader depuis plus de 20 ans avec des hubs majeurs situés dans le monde entier. Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant les services VoIP, notre équipe dédiée est heureuse de vous aider!