La nueva Directiva de la UE sobre los mercados de instrumentos financieros (MIFID II) que entra en vigor este año tiene como objetivo mejorar el funcionamiento de los mercados financieros. Como parte de este objetivo general, requiere que las empresas que ofrecen servicios financieros y asesoramiento registren las comunicaciones, incluidas las llamadas telefónicas, los correos electrónicos y las reuniones cara a cara, que se relacionan con las transacciones financieras. Estos deben incluir detalles y términos de cualquier pedido que se realice. Las grabaciones deberán conservarse durante cinco años, siete en algunos casos, o durante la duración de la relación con el cliente, y las grabaciones se pueden utilizar para detectar cualquier abuso de mercado.
Fundamentalmente, MiFID II cubre algunas empresas, en particular los corredores de seguros y las empresas de comercio de productos básicos, que no estaban comprendidos en el ámbito de la legislación original de MiFID de 2007. Esto significa que ahora todo un nuevo tramo de empresas deberá cumplir con las normas, incluidos los asesores financieros independientes y los corredores hipotecarios.
En lo que respecta a los sistemas de telecomunicaciones, esto plantea nuevas demandas a la tecnología. Entonces, ¿qué necesita hacer y qué opciones están disponibles?
Sistemas telefónicos tradicionales
Con los sistemas de teléfonos fijos convencionales, tiene la opción de agregar aparatos de grabación en el sitio. Esto generalmente registrará las llamadas a un disco duro, por lo que debe asegurarse de tener suficiente capacidad de almacenamiento para hacer frente al volumen de llamadas que debe archivar. Algunos proveedores ahora ofrecen la posibilidad de grabar llamadas a teléfonos fijos y guardarlas en la nube, esta tecnología también permite grabar desde teléfonos individuales.
Si tiene un sistema telefónico de protocolo de inicio de sesión (SIP), nuevamente hay disponibles opciones de grabación en el sitio, aunque estas pueden ser costosas y, una vez más, tiene el problema de los volúmenes de almacenamiento y el archivo. Hay opciones de grabación en la nube disponibles que eliminan la necesidad de hardware, sin embargo, es importante verificar que cumplan con las reglas de la FCA.
Llamadas móviles
Muchos asesores financieros pasan mucho tiempo fuera de la oficina, por lo que tratar el tema de las llamadas móviles es un problema particular. Podría prohibir el uso de dispositivos móviles, pero esa es una medida draconiana que reduce la flexibilidad y la productividad.
Se puede instalar un cliente de grabación en dispositivos móviles sin necesidad de cambiar el hardware. Sin embargo, esto solo captura las llamadas de voz y las regulaciones requieren que también se capturen los mensajes de texto. La solución podría ser cambiar al uso de grabación de SIMS, que puede grabar tanto el tráfico de voz como el de SMS según sea necesario. Esto implica un costo y puede significar que debe cambiar su contrato móvil.
Terminación de voz en VoIP
Cada vez más, las empresas de todas las industrias están recurriendo a sistemas telefónicos basados en VoIP para ahorrar en costos de llamadas y beneficiarse de una mayor flexibilidad. La mayoría de los proveedores de servicios de VoIP ofrecen alguna forma de grabación de llamadas. Sin embargo, esto generalmente tiene un costo. También es importante una vez más verificar que la grabación es una queja de la FCA y que las llamadas se mantendrán durante el período requerido.
VoIP puede, por supuesto, extenderse a los móviles de su empresa. Esto tiene una ventaja adicional de que todas las llamadas pueden grabarse ya sea que se realicen desde la oficina o en movimiento.
Consideraciones comerciales
Como hemos visto, hay varias opciones de grabación disponibles según el tipo de sistemas de telecomunicaciones que esté utilizando. El primer paso es consultar con sus proveedores existentes para averiguar qué opciones tienen disponibles y cuáles serán los costos adicionales.
También deberá verificar que los sistemas de grabación que se ofrecen sean compatibles con FCA. Si descubre que su proveedor actual está ofreciendo un sistema que no cumple con los requisitos, es posible que deba pensar en cambiar de sistema. Aquí nuevamente, puede haber costos involucrados, sin embargo, si son conscientes de que usted es un negocio de servicios financieros y necesita tener una grabación de llamadas compatible, les resultará difícil justificar cobrarle una multa por cambiar de proveedor para obtener un servicio adecuado. Servicio.
Para capturar todas las llamadas que pueden contener asesoramiento financiero, muchas personas se verán tentadas a grabar todo. El problema con esto es que terminas con un gran volumen de datos que necesitas mantener durante mucho tiempo, muchos de los cuales pueden no ser relevantes. También puede encontrarse con problemas de privacidad al grabar llamadas que quedan fuera del alcance de la legislación.
Afortunadamente, hay una respuesta tecnológica a esto en forma de sistemas de grabación inteligentes. Estos pueden usar análisis para marcar palabras particulares o detectar ciertos tipos de llamadas, para que pueda estar seguro de que está obteniendo la información que necesita para conservar e ignorando lo que no. Esta tecnología también puede ayudar a identificar al personal que no cumple con las reglas.