Στον σημερινό κόσμο της κυρίως ψηφιακής και διαδικτυακής επικοινωνίας με τις επιχειρήσεις VoIP παρόχους, το φαξ μπορεί να φαίνεται παλιομοδίτικο. Ωστόσο, αν και πολύ λίγοι άνθρωποι χρησιμοποιούν πλέον φαξ εκτός εργασίας, αρκετοί κλάδοι εξακολουθούν να εξαρτώνται από αυτό. Αυτό μπορεί να οφείλεται σε κανονιστικές απαιτήσεις, συμμόρφωση με την ασφάλεια δεδομένων, νόμους περί απορρήτου ή απλώς επειδή οι προμηθευτές/συνεργάτες σε άλλες χώρες εξακολουθούν να το χρησιμοποιούν.
Ορισμένοι οργανισμοί ενδέχεται να στέλνουν φαξ πολύ σπάνια (ίσως μερικές φορές το χρόνο), ενώ για άλλους αυτό θα μπορούσε να αποτελεί μέρος της συνήθους καθημερινής δραστηριότητας. Ανεξάρτητα από την κατάσταση, η ικανότητα διαχείρισης φαξ είναι ένα σημαντικό στοιχείο όταν πρόκειται να στραφείτε σε ένα VoIP σύστημα. Αυτό συμβαίνει επειδή η αποστολή φαξ μέσω γραμμών VoIP (με αναλογικά μηχανήματα σε κάθε άκρο) δεν λειτουργεί στην πραγματικότητα!
Γιατί λοιπόν δεν λειτουργεί η αποστολή φαξ μέσω VoIP;
Υπάρχουν δύο βασικοί λόγοι για τους οποίους η αποστολή φαξ μέσω γραμμών VoIP με αναλογικά μηχανήματα δεν λειτουργεί. Αναλυτικά αναφέρονται παρακάτω:
1. Κωδικοποιητές συμπίεσης/ήχου
Ένας από τους κύριους λόγους που το VoIP είναι πιο αποτελεσματικό είναι ότι λαμβάνει δεδομένα φωνής, τα συμπιέζει και τα μετατρέπει σε πακέτα δεδομένων που μπορούν να σταλούν μέσω του Διαδικτύου. Αυτό καθιστά δύσκολη την αποστολή φαξ επειδή η αρχική συμπίεση καθιστά τα δεδομένα μη αναγνωρίσιμα στο άλλο άκρο. Ως εκ τούτου, οι κωδικοποιητές ήχου που δεν χρησιμοποιούν συμπίεση υποστηρίζουν καλύτερα την αποστολή φαξ από άλλους, αλλά χρησιμοποιούν περισσότερο εύρος ζώνης.
2. Jitter, λανθάνουσα κατάσταση και απώλεια πακέτων
Η μετάδοση δεδομένων μέσω του Διαδικτύου συχνά οδηγεί σε απώλεια πακέτων, jitter και λανθάνουσα κατάσταση. Αυτό σημαίνει ότι ορισμένα πακέτα δεδομένων δεν θα φτάσουν στον προορισμό. Για τα φαξ, αυτό σημαίνει ότι δεν θα είναι δυνατή η επανασυναρμολόγηση του εγγράφου. Αυτό συμβαίνει ανεξάρτητα από την ταχύτητα της σύνδεσης στο Διαδίκτυο.
Είναι λοιπόν δυνατή η αποστολή φαξ μέσω VoIP;
Ευτυχώς για τους πολλούς οργανισμούς που βασίζονται στην αποστολή φαξ, υπάρχει ένας τρόπος να τους κάνετε να εργάζονται μέσω δικτύων VoIP. Με το φαξ VoIP, ο αρχικός χρήστης μπορεί να στείλει το φαξ απευθείας από τον υπολογιστή του. Αντί να αποστέλλεται με τον παραδοσιακό τρόπο (από τον έναν αριθμό τηλεφώνου στον άλλο), ένα φαξ VoIP αποστέλλεται από τη μια διεύθυνση IP στην άλλη. Το φαξ VoIP είναι πολύ βολικό και συνήθως δωρεάν. Λόγω του γεγονότος ότι τα αρχικά έγγραφα τείνουν να είναι ψηφιακά, η ποιότητα των φαξ VoIP είναι ανώτερη.
Όσον αφορά τη λήψη φαξ VoIP, οι χρήστες μπορούν να τα λαμβάνουν στον υπολογιστή τους ως ψηφιακές εικόνες και στη συνέχεια να τα εκτυπώνουν εάν είναι απαραίτητο. Τα φαξ VoIP μπορούν να ληφθούν/να αποσταλούν ακόμη και όταν οι άνθρωποι βρίσκονται μακριά από το γραφείο, καθώς θα αποθηκευτούν μέχρι να ανοίξουν/διαβαστούν (όπως ακριβώς ένα email).
Για να ρυθμίσετε το σύστημά σας για φαξ VoIP, θα χρειαστεί να κάνετε ορισμένες τροποποιήσεις στη ρύθμιση VoIP.
Επιλογή επαγγελματικών παρόχων VoIP
Αν ψάχνετε για έναν πάροχο VoIP για τον οργανισμό σας, υπάρχουν πολλές διαθέσιμες επιλογές. Στην IDT, προσφέρουμε έναν συνδυασμό παγκόσμιας συνδεσιμότητας VoIP και μιας μοναδικής, εύχρηστης πύλης που σας δίνει πλήρη έλεγχο των DID, IP, μεθόδων πληρωμής σας, τερματισμός φωνής ποιότητα και πολλά άλλα. Για να μάθετε περισσότερα, ρίξτε μια ματιά στο σήμερα?
