Ο κόσμος των τηλεπικοινωνιών εξελίσσεται μακριά από τις υπηρεσίες PSTN προς μια υποδομή αποκλειστικά βασισμένη σε IP. Ωστόσο, θα περάσουν αρκετά χρόνια μέχρι να ολοκληρωθεί πλήρως η μετάβαση, και εν τω μεταξύ είναι δυνατό για τις επιχειρήσεις να αποκτήσουν κάποιο ανταγωνιστικό πλεονέκτημα μεταβαίνοντας σε VoIP τηλεφωνική υπηρεσία.
Υπάρχουν προφανή πλεονεκτήματα όσον αφορά το μειωμένο κόστος κλήσεων (ειδικά αν οι επιχειρήσεις σας είναι διεθνείς) και η ευελιξία να αποκτήσετε το πακέτο comms που θέλετε και να προσθέσετε εύκολα επιπλέον χρήστες καθώς η επιχείρησή σας επεκτείνεται.
Η εξέλιξη του διεθνούς παρόχου χονδρικής VoIP
Πριν από 12 χρόνια, μόνο το 10% περίπου της κίνησης διεθνών κλήσεων μεταφερόταν μέσω IP. Η επέκταση ήταν αργή στην αρχή, καθώς τα πρώιμα συστήματα είχαν προβλήματα με την ποιότητα των κλήσεων, αλλά τα πιο πρόσφατα χρόνια υπήρξε σημαντική αύξηση στον όγκο της κίνησης που μεταφέρθηκε με αυτήν τη μέθοδο.
Ένα σημαντικό πλεονέκτημα του VoIP δεν είναι μόνο η εξοικονόμηση κόστους αλλά και η ίδια η τεχνολογία. Επειδή μετατρέπει την κίνηση φωνής σε πακέτα δεδομένων, μπορούν να αποθηκευτούν, να αντιγραφούν και να συλλεχθούν όπως όλα τα άλλα δεδομένα. Αυτό είναι κάτι που αποκτά μεγαλύτερη σημασία χάρη στη νομοθεσία – όπως η MiFID II για τον χρηματοπιστωτικό κλάδο – που απαιτεί την καταγραφή και αποθήκευση των κλήσεων για λόγους συμμόρφωσης.
Η ευρύτερη συνέπεια αυτού είναι ότι η τηλεφωνική υπηρεσία γίνεται απλώς μια εφαρμογή. Αυτό σημαίνει ότι είναι εύκολο να προσαρμόσετε, να προσθέσετε νέες λειτουργίες και να προσαρμόσετε την υπηρεσία που παρέχεται στις ατομικές ανάγκες της επιχείρησης.
Γνωστό περιβάλλον
Ένα σημαντικό πλεονέκτημα σε όλα αυτά από τη σκοπιά ενός χρήστη, είναι ότι στην πραγματικότητα δεν διαφέρει από τη χρήση τους. Πέρασαν οι πρώτες μέρες που οι κλήσεις IP απαιτούσαν έναν υπολογιστή και ένα ακουστικό. Τώρα μπορούν να γίνουν από επιτραπέζια τηλέφωνα όπως θα κάνατε με μια κλήση PSTN. Ωστόσο, υπάρχει το πρόσθετο πλεονέκτημα ότι, επειδή βασίζεται σε υπολογιστή, μπορείτε να διασυνδέεστε με άλλα συστήματα. Έτσι, για παράδειγμα, τα στοιχεία ενός πελάτη μπορούν να εμφανίζονται αυτόματα στην οθόνη όταν γίνεται μια κλήση.
Αυτό, φυσικά, χρειάζεται κάποια επένδυση στην τεχνολογία επιτραπέζιων υπολογιστών, νέα ακουστικά και ούτω καθεξής. Αυτό, ωστόσο, αντισταθμίζεται από το γεγονός ότι δεν χρειάζεται να υπάρχει τηλεφωνικό κέντρο στο χώρο του ξενοδοχείου, καθώς οι υπηρεσίες VoIP παρέχονται από το cloud. Αυτό προσφέρει εξοικονόμηση χώρου στο δάπεδο, χρήση ενέργειας, κόστος συντήρησης και πολλά άλλα. Επίσης, διευκολύνει πολύ την αλλαγή του συστήματος ώστε να προσαρμοστεί στις εξελισσόμενες ανάγκες.
Επειδή ένα σύστημα VoIP βασίζεται ως επί το πλείστον σε λογισμικό, η προσαρμοστικότητά του είναι απαράμιλλη. Θα είναι σε θέση να εκμεταλλευτεί τις νέες τεχνολογίες και υπηρεσίες καθώς αυτές γίνονται διαθέσιμες, καθιστώντας το μια μελλοντική λύση που θα χειριστεί όποιες ανάγκες μπορεί να της ζητήσει η επιχείρηση. Ακόμη και προσαρμογή σε τεχνολογίες που μπορεί να μην υπάρχουν ακόμα.
Μπορεί επίσης να προσαρμοστεί στις ανάγκες του οργανισμού. Τα μενού του μπροστινού άκρου μπορούν εύκολα να αλλάξουν για να ληφθούν υπόψη ειδικές προσφορές ή αργίες, ενώ τα τηλέφωνα με λειτουργίες μπορούν να κατασκευαστούν για να εμφανίζουν το λογότυπο της εταιρείας στις οθόνες τους.
Χωρίς όρια
Ένα βασικό ανταγωνιστικό πλεονέκτημα που είναι εγγενές στο VoIP είναι αυτό της εικονικοποίησης. Με άλλα λόγια, δεν έχει σημασία πού βρίσκεται ένας υπάλληλος, οι κλήσεις του μπορούν να τον βρουν. Είτε εξασκείτε στο ζεστό γραφείο είτε έχετε προσωπικό που κυκλοφορεί τακτικά στο δρόμο, μια κλήση στο σύστημα VoIP θα τους βρει στον ίδιο αριθμό είτε είναι σε κινητό τηλέφωνο είτε εργάζονται από διαφορετικό γραφείο. Όλα αυτά είναι απρόσκοπτα για τον πελάτη που καλεί ή τον καλούν. Επιπλέον, όλες οι λειτουργίες του συστήματος, όπως φωνητικό ταχυδρομείο, εκτροπή κλήσεων, μενού στο μπροστινό μέρος, κ.λπ. μεταφέρονται μαζί με τον αριθμό.
Απλοποιεί επίσης τα πράγματα όταν πρέπει να γίνουν αλλαγές. Σε ένα σενάριο καταστροφής, για παράδειγμα, γίνεται πολύ πιο εύκολο να μεταφέρετε όλες τις κλήσεις σας σε διαφορετική τοποθεσία χρησιμοποιώντας τους ίδιους αριθμούς και χωρίς απώλεια λειτουργικότητας – μέσα σε λίγα λεπτά. Στα παραδοσιακά συστήματα, η διεξαγωγή παρόμοιας αλλαγής δρομολόγησης μπορεί να διαρκέσει ημέρες ή και εβδομάδες.
Ευφυή συστήματα
Καθώς το VoIP γίνεται ολοένα και πιο mainstream, θα είναι όλο και πιο δύσκολο να το ξεχωρίσεις από τα υπόλοιπα συστήματα πληροφορικής μιας εταιρείας. Τα ευφυή συστήματα θα καταστήσουν δυνατή τη σύνδεση βάσεων γνώσης με συστήματα επικοινωνίας για να κάνουν τους εργαζόμενους πιο αποτελεσματικούς και να παρέχουν απρόσκοπτα τις πληροφορίες που χρειάζονται για να κάνουν τη δουλειά τους.
Συνδέοντας σε βάσεις δεδομένων εργαζομένων και συστήματα προγραμματισμού έκτακτης ανάγκης, θα καταστεί δυνατή η αυτόματη έναρξη κλήσεων συνδιάσκεψης ως απάντηση σε μια κρίση, εντοπίζοντας όλους τους βασικούς παίκτες όπου κι αν βρίσκονται και σε οποιαδήποτε συσκευή έχουν στη διάθεσή τους.
Το VoIP μπορεί να θεωρηθεί απλώς ως ένα νέο μέσο πραγματοποίησης τηλεφωνικών κλήσεων, αλλά για να το κάνουμε αυτό θα σήμαινε ότι αγνοούμε τις δυνατότητές του. Χρησιμοποιείται ευφάνταστα ως μέρος μιας στρατηγικής επιχειρηματικού μετασχηματισμού, μπορεί να βοηθήσει στην επίτευξη ενός σημαντικού ανταγωνιστικού πλεονεκτήματος.
