Die neue EU-Richtlinie über Märkte für Finanzinstrumente (MIFID II), die in diesem Jahr in Kraft tritt, zielt darauf ab, das Funktionieren der Finanzmärkte zu verbessern. Im Rahmen dieses übergeordneten Ziels müssen Unternehmen, die Finanzdienstleistungen und Beratung anbieten, Mitteilungen aufzeichnen - einschließlich Telefonanrufen, E-Mails und persönlichen Besprechungen -, die sich auf Finanztransaktionen beziehen. Diese müssen Details und Bedingungen aller Bestellungen enthalten, die aufgegeben werden. Die Aufzeichnungen müssen fünf Jahre lang aufbewahrt werden - in einigen Fällen sieben Jahre - oder für die Dauer der Beziehung zum Kunden. Die Aufzeichnungen können verwendet werden, um Marktmissbrauch festzustellen.
Entscheidend ist, dass MiFID II einige Unternehmen abdeckt, insbesondere Versicherungsmakler und Warenhandelsunternehmen, die nicht in den Anwendungsbereich der ursprünglichen MiFID-Gesetzgebung von 2007 fielen. Dies bedeutet, dass eine ganz neue Tranche von Unternehmen die Vorschriften einhalten muss, einschließlich unabhängiger Finanzberater und Hypothekenmakler.
In Bezug auf Telekommunikationssysteme stellt dies einige neue Anforderungen an die Technologie. Was müssen Sie also tun und welche Optionen stehen zur Verfügung?
Herkömmliche Telefonsysteme
Bei herkömmlichen Festnetztelefonsystemen haben Sie die Möglichkeit, Aufnahmegeräte vor Ort hinzuzufügen. Dies zeichnet normalerweise Anrufe auf einer Festplatte auf. Sie müssen daher sicherstellen, dass Sie über ausreichende Speicherkapazität verfügen, um das zu archivierende Anrufvolumen zu bewältigen. Einige Anbieter bieten jetzt die Möglichkeit, Festnetzanrufe aufzuzeichnen und in der Cloud zu speichern. Diese Technologie ermöglicht auch die Aufzeichnung von einzelnen Telefonen.
Wenn Sie über ein SIP-Telefonsystem (Session Initiation Protocol) verfügen, stehen vor Ort erneut Aufzeichnungsoptionen zur Verfügung, die jedoch teuer sein können und die wiederum das Problem von Speichervolumen und Archivierung verursachen. Es stehen Cloud-Aufzeichnungsoptionen zur Verfügung, die Hardware überflüssig machen. Es ist jedoch wichtig zu überprüfen, ob diese den FCA-Regeln entsprechen.
Mobil telefonieren
Viele Finanzberater verbringen viel Zeit außerhalb des Büros, daher ist die Behandlung von Mobiltelefongesprächen ein besonderes Problem. Sie könnten die mobile Nutzung verbieten, aber das ist eine drakonische Maßnahme, die die Flexibilität und Produktivität verringert.
Ein Aufzeichnungsclient kann auf mobilen Geräten installiert werden, ohne dass die Hardware geändert werden muss. Dies erfasst jedoch nur Sprachanrufe, und die Vorschriften verlangen, dass auch Textnachrichten erfasst werden. Die Lösung könnte darin bestehen, auf die Verwendung der Aufzeichnung von SIMS umzusteigen, die je nach Bedarf sowohl Sprach- als auch SMS-Verkehr aufzeichnen können. Dies ist mit Kosten verbunden und kann bedeuten, dass Sie Ihren Mobilfunkvertrag wechseln müssen.
Voice Termination bei VoIP
Immer mehr Unternehmen aus allen Branchen greifen auf VoIP-basierte Telefonsysteme zurück, um Gesprächskosten zu sparen und von größerer Flexibilität zu profitieren. Die meisten VoIP-Dienstanbieter bieten eine Form der Anrufaufzeichnung an. Dies ist jedoch in der Regel mit Kosten verbunden. Es ist auch noch einmal wichtig zu überprüfen, ob es sich bei der Aufzeichnung um eine FCA-Beschwerde handelt und ob die Anrufe für den erforderlichen Zeitraum aufbewahrt werden.
VoIP kann natürlich auch auf Ihre Geschäftshandys ausgeweitet werden. Dies hat den zusätzlichen Vorteil, dass alle Anrufe vom Büro oder von unterwegs aufgezeichnet werden können.
Geschäftliche Überlegungen
Wie wir gesehen haben, stehen abhängig von der Art der verwendeten Telekommunikationssysteme eine Reihe von Aufzeichnungsoptionen zur Verfügung. Der erste Schritt besteht darin, sich bei Ihren bestehenden Lieferanten zu erkundigen, welche Optionen diese anbieten und welche zusätzlichen Kosten anfallen.
Sie müssen auch überprüfen, ob die angebotenen Rekodierungssysteme FCA-konform sind. Wenn Sie feststellen, dass Ihr bestehender Anbieter ein nicht konformes System anbietet, müssen Sie möglicherweise über Vermittlungssysteme nachdenken. Auch hier können Kosten anfallen. Wenn sie sich jedoch darüber im Klaren sind, dass Sie ein Finanzdienstleistungsunternehmen sind und eine konforme Anrufaufzeichnung benötigen, fällt es ihnen schwer, die Erhebung einer Strafe für den Anbieterwechsel zu rechtfertigen, um einen geeigneten Anbieter zu erhalten Bedienung.
Um alle Anrufe zu erfassen, die finanzielle Ratschläge enthalten können, werden viele Menschen versucht sein, alles aufzuzeichnen. Das Problem dabei ist, dass Sie am Ende eine große Datenmenge haben, die Sie für eine lange Zeit aufbewahren müssen, von denen viele möglicherweise nicht relevant sind. Sie können auch Datenschutzproblemen begegnen, indem Sie Anrufe aufzeichnen, die nicht in den Geltungsbereich der Gesetzgebung fallen.
Glücklicherweise gibt es eine technologische Antwort in Form von intelligenten Aufzeichnungssystemen. Diese können mithilfe von Analysen bestimmte Wörter kennzeichnen oder bestimmte Arten von Anrufen erkennen, sodass Sie sicher sein können, dass Sie die Informationen erhalten, die Sie benötigen, und die Informationen ignorieren, die Sie nicht benötigen. Diese Technologie kann auch dazu beitragen, Mitarbeiter zu identifizieren, die die Regeln nicht einhalten.