Neben der Herausforderung, ein Bewerbererlebnis zu schaffen, das potenzielle Mitarbeiter während des gesamten Bewerbungsprozesses einbindet und einbindet, stehen Personal- und Personalberatungen vor einer Reihe weiterer Hürden. Dazu gehört die Bearbeitung großer Mengen an Bewerbungen und die Planung von Vorstellungsgesprächen bei gleichzeitiger Wahrung der betrieblichen Effizienz sowie der Einsparung von Zeit und Ressourcen.
Wie wir sehen werden, kann WhatsApp auf verschiedene Weise dabei helfen, diese Herausforderungen zu bewältigen. Dazu gehören die Schaffung von Kanälen für Echtzeitkommunikation und Feedback, die Verbesserung von Stellenanzeigen, Kandidatenscreening und Onboarding-Prozessen, die Rationalisierung interner Prozesse für die Beratungsfirma selbst und die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben.
Warum die Nutzung von WhatsApp HR- und Personalberatungen unterstützen kann
WhatsApp hat derzeit eine Benutzerbasis von über 2.8 Milliarden – das sind fast 30 % der Weltbevölkerung. Für Personalberatungen bedeutet diese globale Vertrautheit mit der WhatsApp-Plattform eine reduzierte Lernkurve für Mitarbeiter und Management der Beratungsfirma sowie für die potenziellen Mitarbeiter, die ihre Dienste nutzen.
Für Personalberatungen, die Geld sparen möchten, bietet WhatsApp eine kostengünstige Kommunikationslösung. WhatsApp Business ist für kleine Unternehmen kostenlos, während die WhatsApp Business API eine erschwingliche Option für Unternehmen jeder Größe darstellt und die ersten 1,000 Gespräche kostenlos anbietet. Kommerzielle WhatsApp-Abonnements sind im Vergleich zu anderen beliebten Plattformen, wie beispielsweise Slack (Startpreis ca. 8.75 $ pro aktivem Benutzer pro Monat für Pro-Pläne) und Microsoft Teams (ab 4 $ pro Benutzer und Monat).
Für HR- und Recruiting-Experten bietet die WhatsApp-API detaillierte Analyse- und Berichtstools. Die daraus gewonnenen Erkenntnisse können Beratungsunternehmen dabei unterstützen, die Präferenzen ihrer Mitarbeiter zu verstehen, die Effektivität ihrer Abläufe zu überwachen und Verbesserungspotenziale zu identifizieren.
8 Möglichkeiten, wie Personal- und Rekrutierungsberatungen WhatsApp nutzen können, um die Kandidatenbetreuung zu verbessern
Im Einzelnen sind hier acht Möglichkeiten aufgeführt, wie Personal- und Rekrutierungsberatungen WhatsApp nutzen können, um die Kandidatenbetreuung zu verbessern und ihre eigenen Abläufe zu optimieren:
1. Verteilen Sie informative Newsletter
Beratungsunternehmen können WhatsApp-Newsletter erstellen, um wichtige Ankündigungen und Updates sowohl intern als auch an potenzielle Mitarbeiter zu verteilen. Die Plattform bietet Multimedia-Funktionen, mit denen Personal- und Recruiting-Organisationen umfangreiche Inhalte wie Bilder, Videos und Dokumente in die Newsletter integrieren können.
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Für Kandidaten könnten diese Newsletter beispielsweise die Veröffentlichung von Personal-, Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinien und anderen Richtlinien von Einstellungsorganisationen sowie Schulungsmaterialien, Einladungen zu besonderen Veranstaltungen und Möglichkeiten zur Feedback-Gewährung enthalten.
Für Personal- oder Personalberatungen bietet ein WhatsApp-Newsletter beispielsweise Unternehmens- und Branchennachrichten, Mitarbeiter-Spotlights, Feedback-Umfragen oder Wellness-Tipps. In Kombination mit einer Kommunikationsplattform wie IDT Express Omnichannel Messaging mit nativer WhatsApp-Integration können Personalberatungen eine einheitliche Messaging-Strategie im gesamten Unternehmen sicherstellen.
2. Kanäle für Feedback öffnen
Das Einholen von Feedback von Stakeholdern ist für Management und Mitarbeiter eines Unternehmens unerlässlich, um ein klares Bild davon zu erhalten, was sie richtig machen und was verbessert werden muss. Personalberatungen können hierfür WhatsApp-Umfragen, Befragungen oder Direktnachrichten nutzen.
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So können Beratungsunternehmen beispielsweise unmittelbar nach einem Vorstellungsgespräch oder einem Besuch im einstellenden Unternehmen Feedback-Umfragen an Bewerber senden, um sich einen Eindruck von deren Eindrücken vom Einstellungsprozess und dem Unternehmen selbst zu verschaffen.
Innerhalb der Personalabteilung oder Personalvermittlungsagentur können Feedback-Umfragen Einblicke in verschiedene Aspekte des Arbeitsplatzes geben, beispielsweise in die Arbeitszufriedenheit, den Schulungsbedarf oder die Unternehmenskultur.
3. Ausgabe von Echtzeitwarnungen und Benachrichtigungen
Mit WhatsApp können HR-Organisationen Echtzeit-Benachrichtigungen und -Warnmeldungen versenden, indem sie Broadcast-Listen oder -Gruppen erstellen. Beratungsunternehmen können diese Nachrichten mit relevanten Informationen wie dringenden Ankündigungen, Richtlinienaktualisierungen oder Veranstaltungserinnerungen personalisieren. Diese Mitteilungen können Bilder, Dokumente oder Links enthalten. WhatsApp bietet außerdem eine Funktion zum Anhängen von Lesebestätigungen an Benachrichtigungen, sodass Beratungsunternehmen die Nachrichtenzustellung und das Engagement verfolgen können.
Durch die Integration von WhatsApp-Benachrichtigungen in eine Omnichannel-Messaging-Plattform wie IDT Express können Unternehmen eine Echtzeitkommunikation über eine Reihe von Kanälen sowie ein automatisches Failover-System sicherstellen, das Nachrichten bei auftretenden Problemen dynamisch über alternative Kanäle weiterleitet.
4. Verwenden Sie Chatbots, um wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren
WhatsApp-Chatbots basieren auf künstlicher Intelligenz (KI). Sie ermöglichen es HR-Teams, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren, Interaktionen zu personalisieren und Mitarbeitern sofortigen Support zu bieten. Für Unternehmen können Chatbots zudem als zentrale Anlaufstelle dienen, über die Mitarbeiter auf wichtige Ressourcen, Updates und Informationen zugreifen können.
Durch die Beantwortung gängiger Anfragen wie Spesenabrechnungen, Urlaubsanträge oder Zugriff auf Personalrichtlinien entlasten diese Chatbots die Mitarbeiter der Personalbeschaffung und der Personalabteilung und geben ihnen so mehr Zeit für wichtigere Aufgaben.
WhatsApp-Chatbots können Kandidaten basierend auf dem persönlichen Profil und den Präferenzen einer Person personalisierte Empfehlungen, Schulungsressourcen und Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung bieten.
5. Nutzen Sie WhatsApp, um Stellenangebote zu veröffentlichen
Personal- und Rekrutierungsberatungen können die WhatsApp-Plattform nutzen, um Stellenangebote zu veröffentlichen und Antworten von interessierten Kandidaten zu erhalten.
Ein möglicher Mechanismus besteht darin, dass das einstellende Unternehmen einen WhatsApp-QR-Code generiert und ihn in seiner Stellenanzeige platziert. Dies kann sowohl für die Print- als auch für die Online-Version der Anzeige gelten. Bewerber können den QR-Code scannen und werden dann zu einem privaten Chat weitergeleitet, in dem sie ihre Qualifikationen direkt dem HR-Team präsentieren können.
HR-Organisationen können auch Click-To-WhatsApp Ads (CTWA) nutzen. Dabei enthält eine Online-Stellenanzeige einen eingebetteten Button, der direkt zu einem WhatsApp-Chat führt. So können Bewerber direkt mit dem HR-Team ins Gespräch kommen.
Zusätzlich zu diesen Methoden können Personal- und Rekrutierungsberatungen WhatsApp-Broadcast-Listen verwenden, um Stellenbenachrichtigungen an ein großes Publikum zu senden oder einen WhatsApp-Newsletter mit Details zu neuen Stellenangeboten zu versenden.
6. Optimieren Sie die Kandidatenauswahl
Durch die Verwendung von WhatsApp-Chatbots mit Konversations-KI können Beratungsunternehmen den Prozess der Befragung von Bewerbern automatisieren – eine Aufgabe, die für einen menschlichen Mitarbeiter normalerweise mehrere Minuten in Anspruch nehmen kann.
Chatbots können Kandidaten anhand ihrer Antworten automatisch bewerten und qualifizierte Bewerber effizient für weitere Interviewrunden herausfiltern. Durch die Automatisierung können Personalabteilungen diesen Prozess zudem skalieren und Hunderte von Interviews an einem einzigen Tag durchführen.
7. Verbessern Sie den Onboarding-Prozess für Mitarbeiter
Mit der WhatsApp-Automatisierung können HR-Teams Echtzeit-Kommunikationstools nutzen, um neuen Mitarbeitern wichtige Informationen direkt bereitzustellen und umgehend auf ihre Fragen zu antworten. Die WhatsApp-Automatisierung reduziert zudem den Zeit-, Arbeits- und Papieraufwand beim Teilen und Unterzeichnen von Dokumenten.
Hier können Nachrichtenvorlagen HR-Organisationen bei der Arbeit unterstützen. Beratungsunternehmen können beispielsweise Vorlagen für die Begrüßung neuer Mitarbeiter, die Verteilung der Tagesordnung für den ersten Arbeitstag, die Erläuterung betrieblicher oder logistischer Details und die Verteilung von Schulungsmaterialien verwenden.
Wenn Ihre WhatsApp-Installation in eine Kommunikationsplattform wie IDT Express Omnichannel Messaging integriert ist, hat Ihr Team auch Zugriff auf eine interne Bibliothek mit Nachrichtenvorlagen zur Auswahl.
8. Verbessern Sie die Kommunikation und Koordination innerhalb der Organisation
WhatsApp vereinfacht die interne Kommunikation für HR-Teams. Unternehmen können beispielsweise mithilfe der WhatsApp Business API Gruppen erstellen, um die Zusammenarbeit zu optimieren. Mitarbeiter können außerdem in Echtzeit Updates zu Kandidaten, Feedback zu Vorstellungsgesprächen und Dienstplanänderungen austauschen.
Über WhatsApp hat das Management zudem Zugriff auf eine Reihe von Tools zur Messung der Effektivität seiner Betriebs- und Kommunikationsstrategien. Die WhatsApp Business API und Plattformen von Drittanbietern bieten Tools zur Berechnung von Kennzahlen wie Nachrichtenöffnungsraten, Antwortraten, Engagement-Levels und Mitarbeiterfeedback.
Verbessern Sie Ihre WhatsApp-Verbesserungen
Personal- und Rekrutierungsberatungen können all diese Vorteile noch steigern, indem sie ihre WhatsApp-Abläufe in eine umfassende und voll funktionsfähige Omnichannel-Kommunikationslösung integrieren.
Mit IDT Express Omnichannel Messaging können Sie bequem 15 verschiedene Messaging-Apps zentral verwalten – darunter SMS, WhatsApp, Viber, Telegram, Facebook Messenger und mehr. IDT Express bietet zuverlässige Abdeckung weltweit und stellt sicher, dass Ihre Nachrichten Ihre Zielgruppe erreichen, egal wo sie sich befindet.
Für die Nutzung mehrerer Kanäle fallen keine zusätzlichen Kosten an. IDT Express bietet detaillierte Analyse- und Berichtstools. So können Sie die Leistung Ihrer Messaging-Kampagnen verfolgen, das Engagement überwachen und Erkenntnisse gewinnen, um Ihre Kommunikationsstrategie zu optimieren.
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